حضور و غیاب منظم در محل کار برای اطمینان از حداکثر بهره‌وری مهم است. همچنین به حمایت از روحیه مثبت در بین تیم کمک می‌کند، زیرا حضور منظم در محل کار می‌تواند به کاهش استرس در کل تیم کمک کند. مرور نکاتی برای بهبود حضور و غیاب در محل کار می‌تواند به شما کمک کند تا نکاتی را که در دفتر شما بهترین کارایی را دارند شناسایی کنید. در این مقاله، به این می‌پردازیم که حضور و غیاب در محل کار چیست، چرا مهم است، چگونه می‌توانید حضور و غیاب منظم را در محل کار و در میان تیم خود تشویق کنید.
حضور و غیاب در دفتر کار چیست؟
حضور در محل کار به روزها و ساعاتی اطلاق می‌شود که کارکنان در محل کار حضور دارند. اغلب برای اشاره به کارمندانی که دستمزد ساعتی دریافت می‌کنند استفاده می‌شود و به این اشاره دارد که آیا در زمان و ساعتی که قرار است کار کنند حضور دارند یا خیر. کارفرمایان معمولاً سیاست‌های حضور و غیاب را برای تشویق حضور مثبت در محل کار اجرا می‌کنند.
چرا کنترل تردد در محل کار مهم است؟
نحوه حضور و غیاب در محل کار مهم است، زیرا بر بهره‌وری کلی دفتر تأثیر می‌گذارد. هنگامی که کارکنان به طور منظم در محل کار حضور دارند، بهره‌وری افزایش می‌یابد، کار تیمی افزایش می‌یابد و روحیه تیم را بهبود می‌بخشد. حضور منظم کارکنان همچنین می‌تواند سطح استرس کلی تیم را کاهش دهد زیرا تضمین می‌کند که حجم کار در نهایت بین اعضای تیم توزیع می‌شود.
نحوه تشویق حضور و غیاب در محل کار
در اینجا چند قدم وجود دارد که می‌توانید برای تشویق حضور و غیاب منظم در بین تیم خود بردارید:
1. پیاده‌سازی سیستم کنترل و ردیابی
اولین قدمی که برای تشویق تردد منظم در محل کار باید بردارید این است که مطمئن شوید روش دقیق و موثری برای ردیابی زمان مرخصی با حقوق (PTO)، زمان مرخصی و زمان بیماری دارید. استفاده از یک سیستم ردیابی همچنین کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که قوانین مربوط به مرخصی برای همه کارکنان یکسان است، که می‌تواند به ترویج احساس برابری و انصاف در محیط کار کمک کند.
2. انتظارات را به اشتراک بگذارید
هنگامی که یک سیستم ردیابی و کنترل تردد دقیق را در اختیار دارید، مهم است که خط مشی حضور و غیاب در محل کار را اعلام کنید. همچنین اطمینان از اینکه کارمندان از تأثیری که غیبت می‌تواند بر بهره‌وری، روحیه محل کار و خدمات مشتری داشته باشد، نیز مفید است.
3. پیامدها را به اشتراک بگذارید
علاوه بر بیان انتظاراتی که از گنترل تردد کارکنان دارید، باید مطمئن شوید که کارکنان از عواقب عدم پایبندی به خط مشی حضور و غیاب آگاه هستند. مهم است که بر اهمیت پیروی از مراحل شرکت برای اطلاع رسانی تمرکز کنید. همچنین مطمئن شوید که کارکنان از عواقب غیبت بیش از حد، از جمله احتمال خاتمه کار آگاه هستند.
4. غیبت را مدیریت کنید
گام دیگر برای تشویق تردد منظم در محل کار، مدیریت غیبت‌هایی است که رخ می‌دهد. هر بار که یکی از اعضای تیم غیبت می‌کند، سرپرست آنها باید شخصاً از بازگشت آنها به کار استقبال کند و نسبت به رفاه آنها ابراز نگرانی کند. اگر غیبت برنامه‌ریزی نشده بود، بهتر است تأثیری را که این نوع غیبت می‌تواند روی یک تیم داشته باشد، تقویت کنید.
5. انعطاف پذیری در محل کار را فعال کنید
بسته به محیط کاری خود، ممکن است بخواهید انعطاف‌پذیری حضور و غیاب را در محل کار خود در نظر بگیرید. به عنوان مثال، می‌توانید به کارمندان اجازه دهید در صورت لزوم برای مراقبت از کودک بیمار خود، در خانه کار کنند. همچنین می‌توانید به کارمندان اجازه دهید تا ساعات کاری انعطاف‌پذیری داشته باشند تا بتوانند به قرار ملاقات‌های پزشک بروند و همچنان یک روز کامل کار کنند. انعطاف‌پذیری در محل کار می‌تواند شامل گزینه‌ای برای دورکاری، که در آن کارکنان می‌توانند بر اساس یک برنامه منعطف کار کنند.
6. به کارکنان ثابت پاداش دهید
یک سیستم پاداش برای افرادی ایجاد کنید که در تردد در محل کار خود ثابت قدم هستند. پاداش دادن به کارمندان برای حضور مثبت به آنها نشان می‌دهد که شما از تعهدی که آنها با حضور طبق برنامه به تیم نشان می‌دهند، احترام می‌گذارید. ممکن است بخواهید پاداش‌های پولی را به خط‌مشی حضور و غیاب شرکت خود اضافه کنید و به کارکنان برای حضور مثبت در چند روز خاص پاداش دهید. گزینه دیگر این است که به حضور مداوم با ساعات اضافی مرخصی پولی پاداش دهید.
نکاتی برای بهبود تردد کلی در محل کار
در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که ممکن است بخواهید برای بهبود حضور و غیاب کلی در محل کار در نظر بگیرید:
با جمع‌آوری اطلاعات شروع کنید:
اگر در موقعیتی قرار گرفتید که باید حضور غیاب نامنظم و غیبت بیش از حد یک کارمند را مدیریت کنید، با جمع آوری اطلاعات و تهیه فهرستی از نمونه‌های مشخصی از تاریخ‌ها و زمان‌هایی که آنها به سر کار دیر آمدند یا به طور کامل غیبت کردند، شروع کنید.
به بازخورد کارمندان گوش دهید:
مهم است که از نزدیک به تیم خود و هر گونه نگرانی در مورد خط مشی کنترل تردد گوش دهید. با گوش دادن به بازخورد کارمندان، می‌توانید روحیه کارکنان را از نزدیک زیر نظر داشته باشید.
یک سیستم حضور و غیاب بدون خطا داشته باشید:
این نوع سیستم مسئولیت کنترل تردد را بر عهده کارمند می‌گذارد و اغلب شامل یک سیستم امتیازدهی می‌شود. نرم‌افزار حضور و غیاب دینگ می‌تواند یک گزینه مناسب برای شما باشد.
سرپرستان را به خوبی آموزش دهید:
مطمئن شوید که سرپرستان شما به طور کامل درک می‌کنند که چگونه باید حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری کنند و چه زمانی باید اقدامات انضباطی انجام دهند.
به دنبال عواملی باشید که باعث حضور و غیاب ضعیف می‌شوند:
در حالی که بیماری یک دلیل رایج و قابل توضیح برای غیبت کارکنان است، ممکن است عوامل دیگری نیز وجود داشته باشد که منجر به کنترل تردد ضعیف اعضای تیم شود. تیم خود را از نزدیک زیر نظر داشته باشید تا ارزیابی کنید که آیا ممکن است بین همکاران درگیری وجود داشته باشد. با شناسایی، می‌توانید برنامه‌ای برای کمک به بهبود حضور و غیاب و عملکرد کلی ایجاد کنید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.