مدیریت صحیح پرسنل در شرایط دور کاری

در مقاله اهمیت دورکاری در شرایط همه گیری بیماری کرونا، گفتیم که سیستم دور کاری چطور می تواند یک کسب و کار را در این شرایط بحرانی از سقوط نجات دهد. برقراری سیستم دورکاری مستلزم این است که رهبران و مدیران یک شرکت نحوه مدیریت پرسنل از راه دور را بدانند. در این مقاله قصد داریم نکات کلیدی مدیریت پرسنل در دور کاری را شرح دهیم.

روش های تنظیم سیاست دورکاری

جهت تنظیم سیاست های دورکاری می توانید از روش های زیر بهره ببرید:

• یک برنامه ی اضطراری ویژه تعیین کنید تا بتوانید به صورت مداوم و در هر شرایط خاصی از آن استفاده کنید.
• سیاست های دورکاری اضطراری ابتدا باید شامل دستورالعمل های دورکاری برای کارگران و طبقه بندی نقش آنها باشد و اینکه نقش آنها اصلا شامل برنامه ی دورکاری می شوند یا خیر!؟
• برنامه ریزی مورد نظر شما زمانی فعال می شود که اطمینان حاصل کنید تمامی پرسنل سیاست برنامه ی دورکاری را در زمینه ی نقش خود به درستی دریافت و درک می کنند و از میزان حقوق و دستمزد خود به صورت کامل و دقیق مطلعند.
• در برنامه ی دورکاری باید تعیین گردد که شما دقیقا چه انتظاراتی از کارمندان و رهبران (سرپرستان و مدیران و…) هر بخش دارید و اطلاع رسانی در زمینه ی وظایف آن ها می بایست به صورت مداوم در طول دوران دورکاری ادامه یابد.

چرا رهبران هر تیم نقش کلیدی در این شرایط بازی می کنند؟

رهبران تیم و سرپرست های آن ها نقش مهمی در شرایط بحرانی به ویژه در طی دوران دورکاری بازی می کنند. کارکنان همیشه به دنبال برقراری ارتباط با شخصیت برتری هستند تا با الگو برداری از رفتارایشان بتوانند درک بهتری از فرهنگ پیاده سازی شده و هنجارها ی مورد انتظار یک سازمان داشته باشند و به صورت مداوم و در شرایط اضطراری از آن ها پیروی کنند.

بنابراین اگر رهبران تیم، موفق به حفظ آرامش خود درحین برقراری ارتباط با کارکنان شوند، با آن ها به صورت شفاف ارتباط برقرار کنند، در مورد نتیجه ی عملکرد آن ها انصاف داشته باشند و همیشه جهت پاسخگویی به سوالات و نیاز های آن ها در دسترس باشند.

در این صورت، پرسنل بدون هیچ گونه اضطراب و نگرانی و با احساس رضایت خاطر به وظایف خود به بهترین نحو ممکن عمل می کنند و با الگو برداری از رفتار رهبر یا سرپرست تیم خود، متقابلا همان رفتارها را تکرار خواهند کرد.

در نتیجه، لازم است نحوه ی کسب آرامش و اعتماد به نفس در برقراری ارتباط با سایر کارکنان را به رهبران و سرپرست های هر گروه بیاموزید و در آن ها اطمینان خاطر ایجا کنید که ایشان می توانند در هر شرایط بحرانی به ویژه شرایط اضطراری دورکاری، گروه مرتبط با خود را به درستی مدیریت کنند.

بدین ترتیب میتوانید اطمینان حاصل کنید که سیاست دورکاری اضطراری، با موفقیت درحال اجراست و کسب و کار شما به بهترین شکل در حال تداوم است.

وظایف مدیران و رهبران هر تیم در شرایط دورکاری اضطراری چیست؟

سیستم فناوری اطلاعات و امکانات موجود و مرتبط با آن را در مجموعه ی خود بازرسی کنید و مطمئن شوید که میتواند جهش های کاری غیر قابل پیش بینی را از راه دور کنترل کنید و به سیستم ها ی آنلاین و بستر ذخیره سازی فضای ابری دسترسی داشته باشید.

از امکانات، ظرفیت ها و توانمندی های  تیم فناوری اطلاعات و پشتیانی فنی خود مطلع شوید و آن ها را جهت یاری رساندن و راهنمایی به سایر پرسنل در شرایط دورکاری توانمند سازید. همچنین به پرسنل دورکار بیاموزید که چه وقت و چگونه می توانند از کمک های پشتیبانی بهره گیرند.

شرایط و برنامه های احتمالی را پیش بینی کنید و آن ها را بشناسید و نقش ویژه ی هر برنامه را جهت اجرای بهتر، اولویت بندی کنید تا کارکنان بتوانند با زمان بندی مناسب آن ها را به بهترین شکل اجرا کنند.

همچنین، از آن ها بخواهید تا در طول دوران دورکاری یک پایگاه داده ی قابل دسترس ازاطلاعات و اسناد ضروری ایجاد کنند تا در صورت لزوم در اختیار سایرین قرار دهند.

همچنین بخوانید:

چگونه یک رییس خوب باشم؟ (۷ نکته درباره مدیریت کارمندان )

استفاده از تکنولوژی در مدیریت پرسنل در شرایط دور کاری

روش ایجاد پایگاه داده و یا ثبت اطلاعات توسط هرشخص، ممکن است مورد تایید سازمان شما نباشد چرا که ممکن است در این روش نقص و اشکالاتی در جمع آوری اطلاعات ایجاد شود. به عنوان مثال، ممکن است ذخیره ی یک یا چند اطلاعات ضروری توسط یکی از کارکنان به فراموشی سپرده شود ویا به درستی انجام نشود.

این موضوع فعالیت سایر کارکنان را تحت شعاع قرار می دهد و در روند پیشبرد کار اختلال ایجاد می کند.  در چنین شرایطی می توانید از تکنولوژی کمک بگیرید.

بهترین ابزارها جهت برقراری ارتباط و کنترل مدیریت پروژه را انتخاب و آزمایش کنید. از بهترین نرم افزارها در این زمینه می توان به اسکایپ، زوم و ترلو اشاره کرد که همه ی کارمندان از طریق آن قادرند به تیم و اعضای آن متصل باشند و به منابع کاری به راحتی دسترسی داشته باشند.

توجه کنید که افراد معمولا می ترسند که نگرانی خود را از چگونگی استفاده از ابزارهای تکنولوژی ابراز کنند. بنابراین بستری فراهم آورید تا به طور منظم آن ها را راهنمایی و سوالات آن ها را پشتیبانی کنید.

برای مدیریت صحیح تیم از راه دور، نکات زیر را به یاد داشته باشید:

• به کارکنان بگویید که چگونه نحوه ی عملکردشان در طول دوران دورکاری مورد بررسی قرار می گیرد.
• موجبات حفظ آرامش آن ها را فراهم آورید و کوچکترین پیشرفت آن ها را تصدیق کنید تا بدین وسیله بتوانید اضطراب و نگرانی ناشی از وضعیت موجود را در آن ها مدیریت کنید.
• مجموعه ای از مقررات و رهنمودهایی را فراهم آورید که همگان در طول دوران دورکاری بتوانند آن را بپذیرند و با رضایت کامل از آن پیروی کنند.

آداب و رسوم برگزاری جلسات دور کاری

دستورالعمل ها و راهنمایی های جدید وضع شده برای تیم، می بایست بتواند جلسات دورکاری را به خوبی پوشش دهد.

برای برگزاری جلسات کاری می بایست ابزاری را انتخاب کنید که تنظیمات فرکانس صدا و وضوح تصویر آن مناسب نوع فعالیت شما باشد، تنظیمات نرم افزاری مناسب جهت پرسش های چند گزینه ای داشته باشد، بتواند به ابزارهای فیزیکی مورد نیاز دیگر به خوبی متصل شود و فرم و پوشش مناسب افراد حاضر در جلسه از پیش تعیین شود و نحوه ی کار با اطلاعات حساس به صورت کامل مشخص شود.

آداب نحوه ی برقراری ارتباط بین افراد حاضر در جلسه

در ابتدا بهتر است افراد از تنظیمات حریم خصوصی با خبر شوند. جهت حفظ احترام، افراد برای ورود به جلسه سلام کنند، با ارسال پیام ها یکدیگر را از روند وضعیت کاری خود با خبر کنند و برای ایجاد جذابیت جلسات کاری از حس شوخ طبعی استفاده کنند و بتوانند نظرات خود را در ارتباط با نحوه ی پیشرفت کار بیان کنند.

نحوه بحث در مورد اختلاف نظرات در جلسه

افراد همیشه در ارتباط با روند کارها دچار اختلاف نظرهایی می شوند؛ به عنوان یک قانون کلی توصیه می شود، فضایی تحت عنوان منطقه ی خاکستری ایجاد کنید و افراد را جهت دریافت پاسخ سوالات و عنوان نظرات خود، به این فضا آدرس دهی کنید.

منطقه ی خاکستری یعنی آنکه افراد بتوانند در مورد یک موضوع یا مشکل خاص به صورت مناسبی به بحث بنشینند و راه حل هایی که ماحصل بحث خواهد بود مجددا در گروه باز نشر شود تا شفافیت ارتباط بین افراد و اعتماد درونی تیم حفظ شود.

در ارتباط بودن کارمندان با مدیران

برای کارمندان زمان مناسبی تعیین کنید تا ایشان بتوانند به صورت مجازی با مدیران و رهبران تیم ارتباط برقرار کنند و بتوانند به راحتی در مورد هر مسئله ی فوری یا کارهای تجاری دیگر با ایشان به بحث بنشینند.

بررسی هفتگی کار پرسنل

نتایج روند کار پرسنل خود را به صورت هفتگی مورد بررسی قراردهید. این امر موجب می شود تا  میزان تجربه ی کسب شده آن ها را در طی دوران دورکاری بسنجید و درکل خط مشی کاری را بهبود بخشید.

قابل توجه است که اولین تماس هفتگی شما با افراد از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که می تواند تا حد بسیار زیادی نگرانی های ایشان را کاهش دهد و موجبات رفع مشکلات آن ها را فراهم آورد. بدین ترتیب می توانید با توجه به روحیات افراد، لحن کاری مشخصی برای برقراری ارتباطات با آن ها در جلسات هفتگی بعدی ایجاد کنید.

تقویت رابطه پرسنل با هم در زمان های استراحت

روزانه یک بازه ی زمانی 15 دقیقه ای غیر رسمی (هنگام صرف صبحانه یا ناهار) در نظر بگیرید تا افراد بتوانند به شکلی دوستانه تر با یکدیگر ارتباط برقرارکنند. چراکه بسیاری از کارمندان در طی دوران دورکاری احساس تنهایی یا جدا افتادن از گروه را دارند؛ به ویژه افرادی که برای اولین بار به صورت دورکاری در حرفه ی خود فعالیت می کنند.

در نظر گرفتن این نوع زمان استراحت می تواند باعث تقویت روحیه ی افراد شود و با به نتیجه رساندن گفتگوهای مورد بحث بین آن ها، روابط کاریشان را بهبود بخشد.

در دسترس بودن مدیران برای جلسه در شرایط اضطراری

مدیران می بایست حضور خود را در شرایط اضطراری نشان دهند و این امر از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در چنین شرایطی می بایست برای برقراری جلسات با هر یک از افراد، در دسترس باشند.

برقراری جلسات مورد نیاز به صورت مداوم ممکن است این احساس را در مدیران ایجاد کند که تمام زمانشان صرف این کار شده است و به اصطلاح عام در تعداد جلسات متعدد غرق شده اند، اما لازم به ذکر است که در شرایطی مانند جریان پاندمی کرونا، دورکاری به شدت توصیه می شود؛ چرا که علاوه بر فراهم آوردن فضا و زمان بیشتر جهت برقراری ارتباط بین کارمندان امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات، پرسش سوالات و بحث در مورد نگرانی هایشان را فراهم می کند.

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.