زمانی حضور و غیاب تحت وب امر مهمی محسوب نمی‌شد، اما امروزه با توجه به انتظار مدیران از دسترسی آنی به اطلاعات حتی از راه دور، برای بسیاری از سازمانها این موضوع به یک نیاز اصلی بدل شده است.
قبل از ساختن انواع نرم افزارهای حضور و غیاب، این کار به صورت دستی در دفاتر مخصوص حضور و غیاب انجام میشد. اما با پیشرفت تکنولوژی و مشکلاتی مثل زمان بر بودن روش قبل و دقیق نبودن اطلاعاتی که به صورت دستی وارد میشدند، بسیاری از سازمانها اقدام به استفاده از نرمافزارهایی برای سیستمی کردن حضور و غیاب و اتوماسیون کردن این روش قدیمی کردند.
اتوماسیون به معنای عمل کردن، با کمترین تأثیر عامل خارجی (انسان) است. تا کنون شنیده اید که در مورد کارهای اداری از واژه «اتوماسیون اداری» استفاده میشود، به این معنا که سیستم ادارات از حالت قبلی که انجام کارها به صورت دستی بوده و تمام مستندات به صورت فیزیکی بایگانی می شدند؛ به سیستم جدید کامپیوتری تغییر کرده اند؛ و این کامپیوتر است که وظیفه جمع اوری، ذخیره و ارسال مستندات و پیامهای الکترونیک را بر انجام میدهد. سیستم حضور و غیاب سازمانها نیز از این قاعده مستثنی نبوده‌اند. یکی از این نرم افزارها که میتواند جای حضور و غیاب سنتی را بگیرد با عنوان نرم افزار «حضور و غیاب تحت وب» در اختیار سازمانها قرار گرفته است. استفاده از این نرم افزار مزایایی دارد که در ادامه این مطلب به آن اشاره میشود.
سیستم حضور و غیاب تحت وب دینگ، یک سیستم کاملا هوشمند و سریع است و مزایای دیگری هم دارد که مطالعه آن خالی از لطف نیست.
مزایای حضور و غیاب تحت وب
- امکان گرفتن گزارشهای مختلف برای مدیریت
- اطمینان مدیریت و حتی پرسنل از صحت زمانهای ثبت شده
- از بین رفتن امکان تقلب و دستکاری در زمانهای ورود و خروج
- محاسبه راحت ساعت کار پرسنل و حقوق و دستمزد آنها
- امکان تعریف و ویرایش شیفت¬های کاری
- امکان تعریف انواع مرخصی¬های ساعتی و روزانه
- امکان تعریف انواع مأموریت¬های ساعتی و روزانه
- وجود دو نوع تقویم شمسی و میلادی
با توجه به مزیتهای فوق، میبینیم که گرایش سازمانها به سمت تکنولوژیهای جدید و به‌روزتر کاملا طبیعی و از لحاظ هزینهای نیز برای آنها بسیار مقرون به صرفهتر است.
نیاز به حضور و غیاب تحت وب پس از شیوع کرونا
یکی دیگر از مسائلی که امروزه توجه زیادی به آن میشود، این است که با توجه به شیوع بیماری کرونا و دورکار شدن پرسنل، حضور و غیاب کارمندان شکل جدیدی به خود گرفته و اینجاست که حضور و غیاب تحت وب میتواند راه چارهای باشد.
از آنجا که این نرم افزار، شرایط دورکاری از جمله ثبت حضور و غیاب و حتی ساعات اضافه کاری را هم پشتیبانی میکند، شرکتها نیازی به خرید نرم افزار جدیدی برای مدیریت شرایط دورکاری ندارند. و این هم مزیت بسیار بزرگی برای سازمانها است، چون گاهی در شرایط خاص، مثل آلودگی هوا، حوادث غیرمترقبه، تعطیلات اجباری پیشبینی نشده و نهایتاً شرایط کنونی که دورکاری کارمندان به دلیل شیوع بیماری کرونا مدتی است به صورت یک قانون موقت باید اجرا شود، مجبور به دورکار نمودن پرسنل خود هستند.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب چیست؟
اکنون میخواهیم به زبان سادهتر شرح دهیم که نرمافزار تحت وب چیست. نرمافزار تحت وب به نرمافزاری گفته میشود که کاربران برای استفاده از آن به یک ارتباط شبکهای و یک مرورگر مانند کروم، فایرفاکس یا هر مرورگر دیگری نیاز دارند.
البته اینکه میگوییم این نرم افزار تحت وب است به معنای آن نیست که عمکرد آن وابسته و اینترنت است و بدون اینترنت مشکلی برای آن پیش خواهد آمد. جالب است این را بدانید که قطع یا وصل بودن اینترنت مشکلی در اجرای نرم افزار پیش نمیآورد؛ و بدون اتصال اینترنتی هم نرم افزار اجرا میشود. پس از طریق همین اتصال شبکهای که شرح داده شد، کارمندان دورکار میتوانند منزل به انجام کار پرداخته و ساعات کاری و حضور و غیاب خود را از همین طریق ثبت کنند.
مدیران نیز میتوانند همانند سابق با کنترل و نظارت بر شبکه کارمندان را مدیریت کنند. حتی با این روش کارمندان دورکار بسیار دقیقتر از کارمندان عادی مدیریت میشوند. برای این کار کافی است سازمانها نرم افزار مربوط به دستگاه حضورو غیاب را روی سیستم خود نصب کنند تا کارمندان بتوانند با ورود به محیط نرم افزار ساعات کاری و اضافه کاری خود را ثبت کنند.