امروزه برای بیشتر کسب‌وکارها، سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر و نرم‌افزار ضروری هستند. آنها به روش‌های مختلف به کسب‌وکارها سود می‌رسانند، و بسیاری از عملیات‌های شرکت‌ها بدون آنها مختل می‌شود. در این مقاله بررسی می‌کنیم که سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر چیست و دقیقاً چگونه به مشاغل کمک می‌کند؟
سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر چیست؟
در گذشته، بیشتر مشاغل از سیستم‌های کنترل تردد دستی (مانند ساعت پانچ) برای پیگیری ساعات کار کارکنان استفاده می‌کردند. و برای مدیریت سایر موارد مرتبط با حضور و غیاب، مانند درخواست‌های مرخصی، واجد شرایط بودن مزایا، پردازش حقوق و دستمزد، و غیره از سیستم‌های دیگر استفاده می‌کردند. امروزه، به لطف سیستم ابری، کسب و کارها دیگر مجبور نیستند برای ردیابی ساعات کارمندان به سیستم‌های حضور و غیاب دستی قدیمی تکیه کنند.
ویژگی‌های معمول یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر
چه ویژگی‌هایی معمولاً در سیستم‌های کنترل ورود و خروج مبتنی بر ابر گنجانده می‌شود؟ به برخی از ویژگی‌های معمولی که در زیر ارائه شده است نگاهی بیندازید:
- ثبت اثر انگشت، اثر کف دست و غیره برای شروع/پایان دادن شیفت‌ها و پیگیری زمان
- استفاده از یک رمز عبور منحصر به فرد در یک سیستم کامپیوتری
- قابلیت استفاده از تلفن هوشمند، با استفاده از رمز عبور یا کد QR
10 مزیت برتر استفاده از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر
1. انعطاف پذیری
با سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر، کسب‌وکار شما انعطاف‌پذیری برای پیگیری زمان و حضور و غیاب به روش‌های مختلف دارد. اگر کارمندان شما دورکار هستند، می‌توانید حضور و غیاب را با استفاده از برنامه تلفن همراه یا سیستم‌های مبتنی بر وب پیگیری کنید. اگر به صورت حضوری کار می‌کنند، می‌توانید از سیستم بیومتریک یا کارت شناسایی استفاده کنید.
2. مدیریت از راه دور
سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر از نرم‌افزاری استفاده می‌کنند که تا زمانی که بتوانید به اینترنت وصل شوید، از هر نقطه و در هر دستگاهی قابل دسترسی است. این برای صاحبان و مدیران مشاغل بسیار راحت است، زیرا آنها می‌توانند حضور و غیاب کارکنان خود را بدون نیاز به حضور داشتن در همه زمان‌ها مدیریت و نظارت کنند.
با استفاده از نرم‌افزار مبتنی بر ابر، رهبران کسب‌وکار می‌توانند زمان‌بندی ایجاد کنند، هشدارهایی در مورد تاخیر یا از دست دادن شیفت‌ها دریافت کنند، درخواست‌های زمان مرخصی را مشاهده کنند، روند حضور و غیاب را نظارت کنند و خیلی از موارد دیگر.
3. تنظیم اعلان‌های مختلف
کسب‌وکارها بسته به اطلاعاتی که می‌خواهند فوراً بدانند، می‌توانند اعلان‌های بی‌درنگ سفارشی‌سازی کنند. به علاوه، اکثر نرم افزارهای کنترل تردد مبتنی بر ابر می‌توانند اعلان‌ها را به چندین دستگاه تلفن همراه ارسال کنند، بنابراین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات مهمی را از دست نمی‌دهید.
4. بهبود سیستم امنیت
در سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر، لایه‌های امنیتی اضافه شده است. اکثر سیستم‌های مبتنی بر ابر، مانند سیستم‌های بیومتریک، اقداماتی را برای جلوگیری از تقلب و دزدی زمان کارمند هنگام ورود یا خروج انجام می‌دهند. به‌علاوه، نرم‌افزار بک‌اند گزارش ردیابی حضور و غیاب را حفظ می‌کند، بنابراین شما همیشه می‌توانید از رفت و آمد کارمندان مطلع باشید.
اقدامات ایمنی اضافی که سیستم‌های مبتنی بر ابر ارائه می‌کنند، رمزگذاری برای داده‌های حساس کارکنان و خط‌مشی‌های گذرواژه هستند. این احتمال اینکه نرم افزار یا داده‌های شما در معرض پرسنل غیرمجاز قرار گیرد را کاهش می‌دهد.
5. مدیریت کار و بودجه
بسیاری از سیستم‌های مبتنی بر ابر دارای ابزارهای داخلی هستند که به شما کمک می‌کنند تا هزینه‌های نیروی کار و بودجه خود را بهتر مدیریت کنید. این یک مزیت بزرگ است، زیرا محاسبه دستی آن ساده نیست و می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد.
سیستم حضور و غیاب شما می‌تواند به شما در مورد مسائل مربوط به مدیریت کار و بودجه هشدار دهد. به عنوان مثال، می‌تواند به شما نشان دهد که چگونه برنامه‌ریزی به روشی متفاوت می‌تواند در هزینه‌های شما صرفه جویی کند.
6. یکپارچه سازی حقوق و دستمزد
اکثر سیستم‌های ورود و خروج مبتنی بر ابر می‌توانند با فرآیند حقوق و دستمزد شما یکپارچه شوند. به عبارت دیگر، سیستم حضور و غیاب شما ساعات کار کارکنان را به طور منظم ردیابی می‌کند و این داده‌ها به طور خودکار در حقوق و دستمزد لحاظ می‌شوند.
7. ارتباطات دیجیتالی
یکی از مزایای مهم سیستم‌های کنترل تردد مبتنی بر ابر این است که آنها اغلب یک سیستم ارتباطی دیجیتالی را در اختیار شما قرار می‌دهند. اعضای تیم به جای تماس با کارمندان در مورد مسائل حضور و غیاب، می‌توانند از پیام رسانی فوری، درخواست‌های مرخصی، تغییرات شیفت و موارد دیگر استفاده کنند.
برای انجام این کار، کارمندان به سادگی از پورتال آنلاین خود استفاده می‌کنند، که اغلب در یک اپلیکیشن موبایل با رابط کاربری آسان ارائه می‌شود. به طور مشابه، مدیران می‌توانند برای مشاهده هرگونه درخواست و پیام جدید از سوی کارمندان به داشبورد دیجیتال خود مراجعه کنند.
8. صرفه جویی در هزینه و زمان
سیستم‌ها و نرم افزارهای کنترل تردد مبتنی بر ابر بسیار مقرون به صرفه هستند. آنها معمولاً شامل پشتیبانی فنی، ادغام‌هایی مانند حقوق و دستمزد و منابع انسانی و سایر مزایای اضافی هستند.
سیستم‌های مبتنی بر ابر به شما کمک می‌کنند تا هزینه‌ها را در زمینه‌هایی مانند سرقت زمان، پردازش حقوق و دستمزد و خطاها، و پرداخت دستمزد به کارکنان برای مدیریت دستی نیازهای حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کاهش دهید. در ساعات کاری صرفه جویی خواهید کرد و در نتیجه یک سیستم خودکار همه کاره مقرون به صرفه به دست خواهید آورد که زمان کمی را صرف مدیریت و کنترل آن می کنید.
9. مقیاس پذیری
اگر می‌خواهید تجارت خود را توسعه دهید، سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر می‌توانند با شما کمک کنند. چرا که افزودن کاربران جدید به سیستم آسان است، شما به سادگی یک کاربر جدید با استفاده از نرم افزار back-end ایجاد کرده و یک روش احراز هویت (یعنی کارت شناسایی یا رمز عبور) برای آنها صادر می‌کنید.
به علاوه، این نرم افزارها اغلب با منابع انسانی و حقوق و دستمزد ادغام می‌شوند. بنابراین هنگامی که کارمند جدید مدارک خود را ارائه می‌دهد، می‌توانید به طور یکپارچه آنها را با سیستم کنترل تردد خود تنظیم کنید.
10. داده‌ها و تجزیه و تحلیل
صاحبان و مدیران مشاغل از داده‌ها و ابزارهای تحلیلی نرم افزار ورود و خروج مبتنی بر ابر بهره می‌برند. این داده‌ها می‌توانند در بهبود عملیات تجاری، کاهش هزینه‌ها، آگاهی از زمان و روند حضور و غیاب، مطابقت با قوانین و مقررات و موارد دیگر بسیار مفید باشند.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
