چارت سازمانی، یکی ضروری‌ترین و حیاتی‌ترین چیزها برای یک سازمان است. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها آن اندازه که باید به این مقوله مهم اهمیت نمی‌دهند و ساده از کنار آن رد می‌شوند. چارت‌های سازمانی در ساده‌ترین تعریف، موقعیت‌های شغلی افراد در یک سازمان و روابط آن‌ها با سایر کارکنان را نشان می‌دهند و ابزاری عالی برای مدیریت یک سازمان، اختصاص منابع، هزینه‌ها و… است. برای آنکه با چارت سازمانی و انواع گوناگون آن بیشتر آشنا شوید، تا انتهای مطلب حاضر همراه ما باشید.
چارت سازمان چیست؟
چارت سازمانی یک شرکت، نمایش بصری ساختار یک سازمان و سازمان‌دهی کارکنان آن است. این نمودار (چارت)، سلسله مراتب روابط کارکنان یک سازمان و ماتریس چینش اعضای تیم‌ها را تعریف کرده و جایگاه کارکنان، مدیران، سرپرستان و… را تعیین می‌کند. این نمودارها از نظر بصری، از چند خط و نقطه تشکیل شده‌اند؛ نقطه‌ها نشان‌دهنده افراد و خطوط نشان‌دهنده ارتباط فرد با سایر اجزای یک سازمان و جایگاه وی در یک سازمان هستند. این چارت‌ها انواع گوناگونی دارند که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
چرا چارت سازمانی مهم است؟
چارت‌های سازمان مزایای زیادی دارند؛ بعضی از آن‌ها برای برنامه‌ریزی درباره استخدام نیروی جدید و انتخاب جانشین برای بعضی منصب‌ها بسیار مفید هستند و به‌عنوان فهرستی ساده و در عین حال قابل اعتماد برای ارجاع به کارمندان عمل می‌کنند. نمودارهای سازمانی کمک می‌کنند که شکاف‌های مهارتی، نیازهای آتی کارکنان، مطالبات مدیریتی و… به‌خوبی پیش‌بینی شده و استخدام نیروی مناسب راحت‌تر انجام شود.
از طرف دیگر، کارمندان با استفاده از چارت سازمانی راحت‌تر می‌توانند با سایر همکارانشان در سازمان ارتباط برقرار کنند و از ارسال ایمیل‌های تصادفی یا تماس‌های غیر ضروری جلوگیری می‌شود. این مسئله علاوه بر جلوگیری از اتلاف وقت و منابع، همکاری بین کارمندان یک سازمان را بهبود می‌بخشد.
همچنین، این چارت‌ها دیدی کلی از عملکرد تجاری یک شرکت در اختیار مدیران قرار می‌دهند و آنان بهتر می‌توانند برای اختصاص منابع، شناسایی فرصت‌های بهینه‌سازی بودجه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و… برنامه‌ریزی کنند. علی‌رغم همه مزایایی که داشتن چارت سازمانی به همراه دارد، بسیاری از سازمان‌ها به همان اندازه‌ای که برای استراتژی‌ها یا رویکردهای عملیاتی‌شان ارزش قائل هستند، به چارت سازمانی بها نمی‌دهند.
انواع چارت سازمانی کدام‌اند؟
همان‌طور که گفته شد، چارت‌های سازمانی برای دستیابی به اهداف یک شرکت و سازمان‌دهی سازوکارهای آن بسیار حیاتی هستند و سازمان‌ها باید وقت و انرژی بیشتری را برای سازمان‌دهی این چارت‌ها صرف کنند. در ادامه، انواع مختلف نمودارهای سازمانی بر اساس ساختار شرکت ارائه شده است:
1. چارت عملکردی
چارت سازمانی عملکردی، ساختار یک شرکت را از بالا به پایین نمایش می‌دهد و تیم‌ها را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کند. در این چارت‌ها، مدیران ارشد در راس قرار دارند و بخش‌های مختلف یک سازمان مانند امور مالی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و…. زیر آن قرار می‌گیرند. هر یک از این واحدها دارای یک مدیر و سرپرست هستند و این مدیران، ارزیابی خود از عملکرد کارکنان واحدهایشان را در اختیار مدیر کل قرار می‌دهند.
2. چارت سلسله مراتبی
در این نمودارها – همان‌طور که از اسم آن پیداست – سازمان‌دهی کارمندان یک شرکت به‌صورت سلسله‌مراتبی نمایش داده می‌شود. در این نمودارها به جز مدیر کل، همه کارمندان تابع کارمندی دیگر هستند و هر یک از آن‌ها مدیر یا سرپرست مشخصی دارند. این افراد بر اساس حوزه عملکرد یا محصول/خدماتی که روی آن کار می‌کنند، گروه‌بندی می‌شوند. در چارت سلسله مراتبی، ردیف بالا را افرادی تشکیل می‌دهند که بالاترین حوزه اختیار و قدرت را در یک سازمان دارند.
3. چارت ماتریسی
در چارت سازمانی ماتریسی، روابط گزارش‌دهی به‌صورت یک شبکه تنظیم می‌شود؛ این نمودار در واقع ماتریسی است که نشان می‌دهد کارکنان به بیش از یک رئیس بخش گزارش‌دهی خواهند داشت. در این نمودار، جریان اطلاعات هم‌زمان به شکل یک ساختار سلسله مراتبی افقی و عمودی عمل می‌کند و کارمندانی که مهارت‌های مشابهی دارند، می‌توانند در پروژه‌ها با یکدیگر همکاری کنند. در شرایطی که دو خط فرمان وجود دارد و هر دو این‌ها به یک اندازه برای عملکرد سازمان حیاتی و مهم هستند، بسیار مفید است.
4. چارت افقی
چارت افقی که تحت عنوان نمودار مسطح نیز شناخته می‌شود، ترازبندی و سلسله‌مراتب یک سازمان را که بر اساس یک فرایند ساختار یافته است، نشان می‌دهد. در این نمودار، هر کارمند در مراحل جداگانه یک فرایند حضور دارد که این فرایندها شرکت را به‌صورت متوالی به هدفی مشترک هدایت می‌کنند. هر یک از این فرایندها توسط یک مدیر یا سرپرست اداره می‌شوند و اعضای تیم باید نتیجه عملکردهایشان را به او گزارش کنند. این نوع نمودار عمدتا برای کسب‌وکارهای کوچک یا استارتاپ‌ها مفید است.
5. چارت خطی
چارت خطی، ساده‌ترین نمودار در میان انواع چارت‌های سازمانی است و روندی از بالا به پایین را نمایش می‌دهد. این نمودار از نظر تخصصی و پشتیبانی هیچ خدماتی ندارد. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از این چارت آن است که سازمان در تصمیم‌گیری‌های خود مستقل‌تر عمل خواهد کرد و مسئولان هر خط نیز همان بخش را کنترل و سازمان‌دهی می‌کنند. با توجه به اینکه چارت خطی روابط موثرتری را ایجاد می‌کند، به ایجاد ثبات در سازمان معروف است.
6. چارت شبکه‌ای
چارت سازمانی شبکه‌ای، یک ساختار نامنظم و در عین حال انعطاف‌پذیر است که روابط غیر رسمی و شبکه‌سازی اجتماعی در محیط کار را به نمایش می‌گذارد. این چارت عمدتا به سازمان‌هایی که بر رشد سریع تمرکز دارند و به‌صورت تصاعدی در محیطی دائما در حال تغییر تکامل پیدا می‌کنند، توصیه می‌شود. چارت سازمانی شبکه‌ای بر سیستمی متمرکز است که افراد در آن دارای استقلال هستند و رهبران همه روابط داخلی و خارجی را مدیریت، تسهیل و هماهنگ می‌کنند. این چارت‌ها به‌شدت بر ارتباطات سریع و اعتماد متقابل در روابط متکی هستند.
7. چارت جغرافیایی
در شرایطی که یک سازمان در موقعیت‌های مکانی گوناگونی فعالیت می‌کند، به تیم‌های متمرکزی در آن مکان‌ها نیاز دارد که هریک به طور مستقل عمل می‌کنند. در چنین حالتی، یک بخش مرکزی سیاست‌ها، ارزش‌ها و اصول را تعیین می‌کنند و سایرین باید بر اساس این‌ها عمل کنند. هر یک از این گروه‌های مستقل تیم بازاریابی، تحقیقاتی، فروش، منابع انسانی و… جداگانه‌ای دارند و در راستای چشم‌اندازی که بخش مرکزی تعیین کرده است عمل می‌کنند.
8. چارت محصول
در شرایطی که یک شرکت چند خط تولیدتفاوت داشته باشد، افرادی که در یک خط تولید کار می‌کنند به‌عنوان یک تیم یا یک بخش گروه‌بندی می‌شوند. آن‌ها باید به مدیری که خط تولید را مدیریت می‌کند، گزارش بدهند. این چارت در شرایطی که خطوط تولید یک شرکت کاملا متفاوت از یکدیگر هستند و به مهارت‌ها و تخصص‌های منحصربه‌فردی نیاز دارند، بسیار کارآمد و بعضا حیاتی است.
9. چارت مشتری
بعضی از سازمان‌ها مانند بانک‌ها، مراکز خدمات درمانی و… ممکن است چارت سازمانی خود را بر محوریت مشتریانی که به آن‌ها خدمت‌رسانی می‌کنند ایجاد کنند. از این طریق، آنان می‌توانند خدمات خود را بر اساس نیازهای خاص مشتریان توسعه دهند و از این طریق بتوانند بهترین خدمات را به مشتریان خود عرضه کنند. به‌عنوان مثال، بانکی را در نظر بگیرید که تیم‌های مختلفی دارد و هر یک از آن‌ها روی موارد مختلفی مثل وام، کارت اعتباری، مدیریت دارایی یا بیمه کار می‌کنند.
در پایان
یکی از مهم‌ترین چیزهایی که مدیران در مدیریت و اداره کسب‌وکارشان هرگز نباید ساده از کنار ان بگذرند، چارت سازمانی است. این نمودار به مدیران کمک می‌کند که جریان کار را بهتر سازمان‌دهی کنند، از نیازهای استخدانی سازمانشان بیشتر مطلع شوند و منابع و هزینه‌ها را با کارامدی بیشتری مدیریت کنند. در مطلب حاضر چارت سازمانی و اهمیت آن برای سازمان‌ها را مورد بررسی قرار دایدم و انواع مختلف آن را به شما معرفی کردیم. آیا شما هم در سازمانتان از چارت سازمانی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود در این زمینه را با ما به اشتراک بگذارید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.