کنترل حضور و غیاب کارکنان یک فرآیند تجاری است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. در حالی که مهم است که نحوه حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری کنید تا از فعالیت‌های تجاری مستمر و محاسبات مناسب حقوق اطمینان حاصل کنید. با افزایش تعداد راه‌حل‌های حضور و غیاب در دسترس، گزینه‌های مختلف برای کسب و کار شما کم نیست. می‌توانید یک دستگاه کنترل تردد یا یک سیستم حضور و غیاب که شامل ویژگی‌های کنترل تردد است را انتخاب کنید. این تا حد زیادی به کسب و کار شما بستگی دارد و آنچه فکر می‌کنید برای نظارت بر ساعات کاری کارمندان شما بهتر است. این مقاله به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید کدام راه‌حل برای شرکت شما مناسب‌تر است.
انتخاب نحوه کنترل حضور و غیاب کارکنان
شما یک سیستم کنترل تردد می‌خواهید که ردیابی زمان را برای شما و کارمندانتان آسان‌تر کند. هنگام انتخاب، ابتدا نکات زیر را بررسی کنید:
بودجه خود را ارزیابی کنید
برخی از سیستم‌های حضور و غیاب نیاز به پرداخت یک‌باره زیادی دارند، در حالی که برخی دیگر، مانند سیستم‌های نرم‌افزاری که متناسب با تعداد کارمندان است، هزینه‌های ماهانه را شامل می‌شوند. اگر سیستم حضور و غیاب جدیدی می‌خواهید، از فروشندگان مختلف قیمت بگیرید تا ببینید کدام گزینه متناسب با بودجه شما است.
اندازه کسب و کار خود را در نظر بگیرید
هر چه تعداد اعضای تیم شما بیشتر باشد، مدیریت سیستم تردد چالش برانگیزتر می‌شود. در این صورت، راه‌حل دیجیتالی که به طور خودکار اطلاعات زمان و حضور و غیاب را با برنامه حقوق و دستمزد شما مرتبط می‌کند، گزینه بهتری است.
گزینه‌هایی را که برای مکان کسب و کار شما مناسب هستند پیدا کنید
آیا کارمندان شما هر روز به صورت حضوری با هم کار می‌کنند یا برخی یا همه تیم شما از راه دور کار می‌کنند؟ اگر یک تیم ترکیبی دارید، ممکن است به یک سیستم حضور و غیاب نیاز داشته باشید که چندین گزینه ورود به سیستم را فراهم کند. اغلب می‌توانید ساعت‌های زمانی پیدا کنید که دو یا چند نوع روش ورود به سیستم را که متناسب با نیازهای نیروی کار شما هستند، ترکیب می‌کنند.
به دنبال یک سیستم کاربر پسند باشید
وقتی راه‌حل‌های جدید را پیاده‌سازی می‌کنید، همیشه یک منحنی یادگیری وجود دارد، اما ورود و خروج هر روز نباید بیش از یک دقیقه طول بکشد. اگر سیستم شما اشکالاتی داشته باشد و تیم منابع انسانی مجبور باشد به صورت دستی داده‌های زمان و حضور و غیاب را وارد کند، مفید نیست. اگر کارمندانی که از فناوری کمتر آگاه هستند نیاز به کمک داشته باشند، نتیجه معکوس خواهد داشت. همانطور که گزینه‌های فروشندگان مختلف را با هم مقایسه می‌کنید، قبل از اینکه تصمیم بگیرید، نظرات مشتریان آنلاین را بخوانید.
انواع سیستم حضور و غیاب</h2><p>
در اینجا چند نوع سیستم حضور و غیاب و مزایا و معایب آنها را بررسی می‌کنیم.
کارت پانچ
پانچ کارت از قدیمی‌ترین انواع سیستم حضور و غیاب است و هنوز برخی از مشاغل از آن استفاده می‌کنند. سیستم آن به این صورت است که کارمندان یک کارت را در یک ساعت پانچ قرار می‌دهند، که زمان را بر روی آن می‌نویسد تا نشان دهد چه زمانی روز کاری را شروع کرده یا به پایان رسانده‌اند. سپس یک مدیر به صورت دستی مهرهای زمانی را برای پردازش حقوق و دستمزد ثبت می‌کند. ویژگی اصلی آن سادگی آن است. اما این ساعت‌های پانچ مستقل به سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر ابر متصل نمی‌شوند. از آنجایی که آنها دیجیتالی نیستند، باید زمان‌های کارت پانچ را به صورت دستی در سیستم حقوق و دستمزد خود وارد کنید، که وقت‌گیر است و احتمال خطا را افزایش می‌دهد.
پین / رمز عبور
همانطور که احتمالاً یک کد عددی منحصربه‌فرد برای دسترسی به تلفن هوشمند خود وارد می‌کنید، روش حضور و غیاب پین/رمز عبور، برگه‌های زمان کارمند را با کدهای دسترسی منحصربه‌فرد جفت می‌کنند. این ساعت‌ها دارای یک صفحه شماره هستند که از طریق آن کارمندان هنگام ورود و خروج هر روز یک شماره شناسایی شخصی (PIN) یا رمز عبور شخصی را وارد می‌کنند. این سیستم با احراز هویت دو مرحله‌ای کار می‌کند و لایه امنیتی خوبی را فراهم می‌کند. اما امکان دستکاری وجود دارد.
بیومتریک
سیستم کنترل تردد بیومتریک یکی از پیشرفته‌ترین ابزارهای کنترل تردد از نظر فناوری هستند. این سیستم از حسگرهای اثرانگشت USB برای اسکن کارمندان هنگام ورود یا خروج از محل کار استفاده می‌کند. همچنین گزینه‌های پیچیده تری نسبت به اسکنر اثر انگشت مانند تشخیص چهره و اسکنر عنبیه وجود دارد. سیستم‌های بیومتریک برای مشاغلی که کارکنان یا فناوری کافی برای نظارت بر زمان و حضورشان ندارند، مناسب هستند. آنها در میان شرکت‌هایی که نگران تقلب کامندان هستند، محبوبیت دارد، زیرا اگر روش مبتنی بر بیومتریک باشد، یکی از همکاران نمی‌تواند برای دیگری حضور بزند، بنابراین احتمال تقلب وجود ندارد یا کم است.
نقطه ضعف اصلی سیستم‌های بیومتریک، کیفیت متفاوت اسکنرها است. مدل‌های ارزان‌تر ممکن است مشخصات بیومتریک فرد را به درستی دریافت نکنند، که منجر به ورود غیرقانونی می‌شود. اسکنرهای اثر انگشت باید مرتباً تمیز شوند تا اسکن‌ها عملکردی و بهداشتی باشند. زمانی که این سیستم حضور و غیاب از کار بیفتد، می‌تواند مانعی برای کسب‌وکارها باشد، زیرا این فناوری باید تعمیر یا تمیز شود، که هر دو زمان می‌برند. همچنین، شرکت‌ها باید اقدامات احتیاطی بیشتری را برای اطمینان از ایمن ماندن اثر انگشت کارمندان یا سایر داده‌های بیومتریک انجام دهند.
آنلاین/موبایل
امروزه بسیاری از کارفرمایان سیستم حضور و غیابی که به کارمندان اجازه می‌دهد با رایانه یا تلفن‌های هوشمند خود حضور و غیاب شوند را ترجیح می‌دهند. در این سیستم‌های حضور و غیاب، کارمندان زمان ورود و خروج را در یک سیستم آنلاین که از دستگاه های مختلف قابل دسترسی است، ثبت می‌کنند. این برنامه‌ها همچنین می‌توانند به اجرای خط مشی زمان مرخصی پولی شما، کمک به برنامه ریزی و رسیدگی به سایر وظایف مربوط به زمان کمک کنند. بسیاری از این سیستم‌ها با خدمات حقوق و دستمزد نیز ادغام می‌شوند، که به جلوگیری از خطا در انتقال داده‌های زمان و حضور و غیاب به سیستم حقوق و دستمزد شما کمک می‌کند.
سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین و تلفن همراه برای کارمندان از راه دور که به محل دسترسی ندارند مفید است. مزایایی نیز برای کارفرمایان وجود دارد؛ برخی از برنامه‌های ساعت زمان شامل فناوری geofencing هستند که موقعیت مکانی کارمندان را هنگام ورود و خروج ثبت می‌کنند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان از جایی که باید کار کنند. سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ همه این مزایا را به‌همراه دارد.
یک نقطه ضعف بالقوه این گزینه آسان برای استفاده و صرفه جویی در زمان، سرقت زمان است. هنگامی که کارمندان سوابق زمانی روزانه خود را به صورت آنلاین ثبت می‌کنند، سرقت زمان در روز آسان‌تر می‌شود. برای کارفرمایانی که نگران چند دقیقه دزدی زمان هستند، ممکن است کمی تلاش بیشتری برای بررسی زمانی که کارمندان در حال استفاده از ساعت تلفن همراه یا آنلاین برای کار می‌گذارند، نیاز باشد، به خصوص برای کارمندان دورکار.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب<span class=”ez-toc-section-end”>
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب</a> با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
