برای اینکه کارمندان خود را منظم نگه دارید، باید حضور و غیاب همه کارمندان دورکار، تمام وقت، نیمه وقت و کارمندان ساعتی خود مدیریت کنید. شاید سخت به نظر برسد اما با چند نکته ساده، می‌توانید زمان تردد کارکنان خود را به راحتی کنترل کنید. در این مقاله می‌خواهیم به نحوه مدیریت رفت و آمد کارمندان و نکات آن بپردازیم.
اهمیت حضور و غیاب کارمندان
پیگیری تردد کارمندان به چند دلیل مهم است:
زمان حضور
حضور و غیاب به‌موقع و مناسب کارمندان تضمین می کند که آنها کم‌کاری نمی‌کنند.غیبت در میان کارمندان ساعتی رایج‌تر است. با این حال، اگر کارمندان شما ساعات کاری خود را تعیین می کنند یا بدون توجه به اینکه کارشان چقدر زمان می برد حقوق ثابتی به آنها پرداخت می کنید، تا زمانی که بهره وری ثابت باشد، این مشکلی پیش نمی‌آورد.
غیبت
ردیابی تردد کارمندان می تواند الگوهای رفتاری آنها را نشان دهد، مانند عدم حضور برخی از کارمندان در شیفت های خود. این غیبت‌های مکرر می تواند تأثیر قابل توجهی بر امور مالی شما داشته باشد. غیبت زیاد کارمندان می تواند تیم شما را ضعیف کند و کیفیت خدمات شما را کاهش دهد.
فرایند تولید
در کارخانه های تولیدی، کارکنان خط مونتاژ ممکن است ساعتی باشند و حضور و غیاب آنها می‌تواند حتی برای فرآیندهای خودکار هم بسیار مهم باشد. این غیبت می تواند کل زنجیره کار و خدمات شما را مختل کند.
چالش های حضور کارکنان
اینها برخی از چالش‌هایی هستند که احتمالاً در تلاش‌های خود برای نظارت و بهبود تردد کارکنان با آنها مواجه خواهید شد:
دیر رسیدن و خروج زودتر
فرض کنید فروشگاه شما در ساعت 9 صبح باز می شود، کارمندی را که برنامه ریزی کرده اید اولین مشتریان روز را مدیریت کند، اگر حتی چند دقیقه دیرتر بیاید، برای دقایقی کسی برای سرویس‌دهی به مشتریان حضور ندارد و این تاثیر بدی بر روی مشتری شما می‌گذارد. پس نسبت به کسب‌و‌کار حضور و غیاب کارکنان می‌تواند حیاتی باشد.
شروع دیرهنگام
حتی اگر عاشق کار خود هم باشید، احتمالاً می دانید که چرا بسیاری از مردم از شنبه‌ها متنفرند. با این اوصاف، ممکن است شما نسبت به کارمندی که در شروع هفته کاری بسیار دیر می‌آید، احساس همدردی نکنید. همین امر در مورد کارمندی که همیشه بعدازظهرهای چهارشنبه زود می‌رود، صدق می کند. هر دوی این موارد در بین انواع مشاغل رایج است و اهمیت مدیریت حضور و غیاب را نشان می‌دهد.
وقفه های بیش از حد
اهمیت حضور و غیاب به این معنی نیست که کارمند باید یک شیفت کامل 8 ساعته را مداوم کار کند، اما کارمندی که استراحت هایش خیلی طولانی یا مکرر است، می تواند عملکرد کسب و کار شما را مختل کند.
غیبت های غیرمنتظره در پایان روز
کارمندان نیز زندگی و نیازهای خارج از کار دارند. آنها ممکن است بیمار شوند و یا شرایط اضطراری خانوادگی داشته باشند. شما نباید در دادن مرخصی به آنها برای این موارد تردید کنید، اما همچنین باید شکاف هایی را که تردد این کارمندان ایجاد می کند پر کنید.
مشکلات حضور و غیاب پس از اخطار
همه افرادی که استخدام می کنید از کار کردن برای شما خوشحال نیستند. این کارمندان ممکن است دیر حاضر شوند یا زودتر محل کار خود را ترک کنند. اگر در مورد یک غیبت به آنها هشدار دادید و نحوه تردد آنها تغییر نکرد، شاید نیاز باشد که برخورد جدی‌تری را در نظر بگیرید.
نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان
رویه های مناسب مدیریت حضور و غیاب کارکنان برای رفع چالش های فوق مفید است:
نظارت بر حضور و غیاب کارکنان
برای شروع مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود، ساختاری برای نظارت بر آن ایجاد کنید. خرید دستگاه‌های سیستم‌های بیومتریک یا سایر دستگاه‌های نظارت بر کارمندان را در نظر بگیرید.
ایجاد خط مشی های تردد
یک خط مشی کامل حضور و غیاب باید به کارکنان شما بگوید که چگونه درخواست زمان مرخصی یا مرخصی استعلاجی کنند. خط مشی شما باید بیان کند که کارکنان شما چه مقدار از هر نوع مرخصی را دریافت می کنند. همچنین باید پیامدهای غیبت بیش از حد یا سایر موارد را توضیح دهد.
تعیین دلیل غیبت کارمندان
کارمندی که اغلب خود را در تضاد با کارمند دیگری می بیند، ممکن است برای کار حاضر نشود. بنابراین ممکن است کارمندانی که شرایط خاصی دارند تحت قانون مرخصی خانواده و پزشکی قرار بگیرند. همیشه قبل از اینکه اقدامی انجام دهید از کارمند خود بپرسید که چرا رفت و آمد نامنظمی دارد.
اعطای پاداش برای حضور و غیاب
دادن پاداش برای تردد منظم ممکن است کارمندان را تشویق کند. پاداش‌های نقدی و مرخصی با حقوق برای حضورمنظم، همگی مشوق‌های بسیار خوبی هستند.
آموزش کافی به مدیران
اگر شرکت شما چندین مدیر و دپارتمان دارد، باید به مدیران خود آموزش دهید که چگونه به مسائل حضور پرسنل رسیدگی کنند. این سرپرستان را تشویق کنید تا غیبت‌ها را بررسی و مستندسازی کنند و در مورد نحوه برخورد آنها با کارکنان در مورد غیبت‌های مکرر صحبت کنید.
انعطاف پذیری
برنامه کاری انعطاف پذیر می تواند تردد کارکنان را منظم کند. اگر به 40 ساعت دورکاری در هفته نیاز دارید، اما برایتان مهم نیست که کار در چه زمانی از هفته انجام می شود، این را در خط مشی شرکت خود بگنجانید.
استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب
نرم‌افزار کنترل تردد رویکردهای مدیریت حضور و غیاب کارمندان را بسیار آسان می‌کند. پیشنهاد ما به شما استفاده از دستگاه حضور و غیاب دینگ می‌باشد. این دستگاه حضور و غیاب علاوه بر ردیابی و کنترل دقیق کارمندان، کاربر پسند بوده کار با آن بسیار آسان است.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.