نکته مهم برای داشتن یک محیط کار کاربردی و موفق این است که اطمینان حاصل شود که همه افراد مسئولیت‌های نقش خود را به درستی انجام می‌دهند. به موقع بودن و حضور و غیاب منظم در محل کار صرف نظر از موقعیت شما مهم است. درک اصول وقت شناسی و حضور و غیاب می‌تواند به شما در ایجاد عادات حرفه‌ای برای محل کار کمک کند تا یک محیط کاری سازنده ایجاد کنید. در این مقاله اصول حضور و غیاب و وقت‌شناسی را توضیح می‌دهیم، اهمیت آنها را در محیط کار مرور می‌کنیم و نکاتی را برای بهبود آن را به اشتراک می‌گذاریم.
وقت شناسی چیست؟
وقت شناسی توانایی سریع بودن، حضور به موقع در قرار ملاقات‌ها و ارسال کارهای محوله خود در مهلت مقرر است. در یک محیط حرفه‌ای، حضور و غیاب منظم و وقت شناس بودن مستلزم برنامه‌ریزی از قبل و ایجاد تمهیداتی است تا اطمینان حاصل شود که می‌توانید تعهدات خود را در یک برنامه دقیق انجام دهید. این شامل هماهنگی رفت و آمد شما برای رسیدن به محل کار و شروع شیفت خود در یک زمان تعیین شده، ایجاد یک برنامه برای شرکت در جلسات و برنامه‌ریزی برای انجام وظایف خود در زمانی که مدیر یا مشتریان شما به تکمیل آنها نیاز دارند، می‌باشد.
حضور و غیاب چیست؟
حضور و غیاب به دفعات و تداوم حضور شما در یک رویداد یا تعهد، مانند محل کار اشاره دارد. حضور در محل کار شامل آمدن به محل کار برای شیفت‌های برنامه‌ریزی شده و ماندن در محل کار برای تمام مدت زمان شیفت‌های خود است. یکی دیگر از جنبه‌های مهم حضور، برقراری ارتباط با مدیر و همکاران خود در مورد زمان‌های مرخصی است، تا تیم شما بتواند تغییرات را در برنامه ثبت کند و مسئولیت‌ها را به درستی تنظیم کند.
بسیاری از محل‌های کار خط مشی حضور و غیاب دارند تا اطمینان حاصل شود که افراد به طور مداوم سر کار می‌آیند و تعداد روزهای غیبت را به حداقل می‌رسانند. سیاست‌های حضور و غیاب اغلب شامل وقت شناسی نیز می‌شود و شامل موضوعاتی مانند دیر آمدن به محل کار، زودتر رفتن، شرکت در رویدادهای محل کار یا از دست دادن کار در وسط روز است.
اهمیت وقت شناسی و حضور و غیاب چیست؟
وقت شناسی و حضور و غیاب منظم در محل کار مهم هستند، زیرا بهره‌وری را حفظ می‌کنند. افراد در محل کار برای وقت شناس بودن به یکدیگر تکیه می‌کنند تا بتوانند در پروژه‌ها با هم کار کنند، بازخورد دریافت کنند و کار را مطابق با انتظارات مشتریان به مشتریان ارائه دهند. در اینجا برخی از دلایل اصلی وقت شناس بودن و حضور مطمئن در محل کار بررسی شده است:
شما می‌توانید فرهنگ اعتماد ایجاد کنید
وقتی همه افراد یک تیم به طور مداوم وقت‌شناس باشند و حضور و غیاب منظمی داشته باشند، می‌توانند به یکدیگر اعتماد کنند تا در انجام وظایف همکاری کنند و وظایف خود را در یک پروژه بر اساس زمانبندی انجام دهند و ارسال کنند.
وقت شناسی باعث بهبود کارایی می‌شود
با رسیدن به موقع به جلسات و تعهدات کاری، همه می‌توانند به جای اینکه منتظر کسی بمانند تا شروع کنند، بلافاصله وظایف خود را شروع کنند.
شرکت‌ها می‌توانند شهرت بهتری کسب کنند
وقت شناس بودن و حضور و غیاب منظم در محل کار، به شما این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتری انجام دهید و به طور مداوم با مشتریان ارتباط برقرار کنید، روابط خود را با مشتریان بهبود بخشید و به کار با کیفیت و قابل اعتماد شهرت پیدا کنید.
نکاتی برای افزایش وقت شناسی و حضور و غیاب منظم
در اینجا چند نکته وجود دارد که می‌توانید از آنها برای وقت شناسی بیشتر و بهبود حضور و غیاب خود در محل کار استفاده کنید:
سیاست‌های محل کار در مورد حضور و غیاب را درک کنید
برای اصلاح مشکلات حضور و غیاب در محل کار، با مرور سیاست‌های غیبت در محل کار خود شروع کنید. برخی از بخش‌ها سیاست‌های خاصی برای روزهای شخصی، خط‌مشی‌های دیرکرد و فراخوانی برای کار دارند.
درک روش‌های نحوه درخواست مرخصی یا اطلاع‌رسانی مسائل حضور و غیاب به سرپرست، تضمین می‌کند که شما اطلاعات لازم برای موفقیت را دارید. با مرور راهنمای کارمندان شروع کنید، سپس از مدیر خود بپرسید که آیا نیاز به شفاف سازی اطلاعات دارید.
حمل و نقل قابل اعتماد را پیدا کنید
داشتن یک راه قابل اعتماد برای رسیدن به محل کار، نکته مهمی در بهبود حضور و غیاب و وقت شناسی شما است. اگر روش ثابتی برای حضور در محل کار دارید، می‌توانید برای رفت و آمد خود برنامه ریزی کنید و هرگونه عدم اطمینان یا برنامه ریزی لحظه آخری را برای برنامه ریزی سفر به محل کار کاهش دهید. راه‌های زیادی برای ایمن سازی حمل و نقل به محل کار وجود دارد، از جمله:
- پیدا کردن یک برنامه ثابت اتوبوس یا مترو
- برنامه‌ریزی مسیر دوچرخه سواری
- رانندگی با ماشین شخصی
صحبت با همکاران برای برنامه ریزی
همیشه ایده خوبی است که یک برنامه پشتیبان برای رفت و آمد خود داشته باشید، در صورتی که روش اصلی حمل و نقل شما با مشکل مواجه شود. به عنوان مثال، اگر معمولاً پیاده به محل کار می‌روید، ممکن است بخواهید از یکی از دوستانتان در مورد همسفر شدن به محل کار در روزهایی که هوای بارانی است سؤال کنید.
ترافیک را در رفت و آمد خود حساب کنید
اگر در راه رفتن به محل کار یا قرارهایتان ترافیک دارید، زمان بیشتری را برای رفت و آمد خود در نظر بگیرید. این کمک می‌کند به تعهدات کاری خود پایبند بمانید. اگر مسیر شما در مسیر رسیدن به یک جلسه مهم ترافیک داشته باشد، ۱۰ یا ۱۵ دقیقه زودتر خانه را ترک کنید. اگر زود رسیدید، می‌توانید پروژه‌ای را برای کار یا کتابی برای خواندن بیاورید یا به سادگی وقت بیشتری را صرف صحبت درباره کار با همکاران خود کنید.
زمان قرارها را چک کنید
تأیید قرار ملاقات‌ها از طریق برقراری ارتباط با همکاران خود یک راه عالی برای بهبود حضور و غیاب شما است. با ارسال پیامی به یک همکار مبنی بر تایید جلسه آینده، می‌توانید به روز رسانی جلسات را دریافت کنید. برای مثال، اگر سرپرستتان زمان جلسه را تغییر داد اما شما از به‌روزرسانی مطلع نبودید، بررسی با یک همکار به شما امکان می‌دهد تأخیر نداشته باشید و سر وقت حاضر شوید.
یک تقویم کاری داشته باشید
نوشتن تمام برنامه کاری خود در یک تقویم کاری مکانی مرکزی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید برای پیگیری همه برنامه‌های خود به آن مراجعه کنید. تقویم خود را در ابتدای هر روز مرور کنید تا تعهدات خود را تأیید کنید و یک مرور ذهنی از برنامه خود داشته باشید. برخی از افراد تقویم دیجیتال را روی تلفن خود ترجیح می‌دهند، در حالی که برخی دیگر از تقویم کاغذی استفاده می‌کنند. هر روشی که برای شما راحت‌تر است را انتخاب کنید.
یادآوری خودکار را فعال کنید
برای مهم‌ترین قرارهایتان آلارم تنظیم کنید تا مطمئن شوید به موقع می‌رسید. سعی کنید یادآورهای خود را 15 یا 30 دقیقه قبل از قرار واقعی تنظیم کنید، تا به شما زمان برای آماده شدن، آماده کردن مطالب و رسیدن به فضای جلسه داده شود. برخی از انواع تقویم‌های دیجیتال و نرم‌افزار سازمان‌دهنده شخصی به شما امکان می‌دهند یادآوری‌های خودکار را از ماه‌ها قبل تنظیم کنید، بنابراین می‌توانید کل کارهای خود را زمانبندی و برنامه‌ریزی کنید.
مقالات مرتبط: “حل کردن مشکلات حضور و غیاب کارمندان به شیوه‌ای سازنده و محترمانه”
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.