چگونه یک خط مشی حضور و غیاب برای نیروی کار دورکار بنویسیم؟

حضور و غیاب

مدیریت زمان و خط مشی حضور و غیاب برای هر نوع کسب و کاری، جزء ضروری محسوب می‌شود. افزایش دورکاری باعث شده است که لازم باشد تا یک خط مشی جداگانه برای تیم هیبریدی یا دورکار خود داشته باشد. در این مقاله، راهنمای کاملی را برای نوشتن خط مشی زمان و حضور و غیاب ارائه می‌دهیم و الگویی را در اختیار شما قرار می‌دهیم تا به شما کمک کند الگوی خود را بسازید.

 

سیاست حضور و غیاب چیست؟

سندی که ساعت کار یک کارمند را توسط کارفرما مشخص می‌کند به عنوان خط مشی حضور و غیاب شناخته می‌شود. این خط مشی بخشی از سیاست دورکاری است. شرکت‌ها خط‌مشی کار از راه دور را به‌طور یکسان یا برای گروه‌های خاص کارمندان، بصورت ترکیبی یا آزاد، تنظیم می‌کنند.

خط مشی ورود و خروج دورکاری را مشخص می‌کند که برای آنها قابل اجرا خواهد بود. ساعت کار کارکنان از راه دور را انتخاب می‌کند و زمان ورود و خروج آنها را تعیین می‌کند.

ردیابی هم تیمی‌ها را در حین کار با راه‌حل‌های مدرن ردیابی زمان توصیف می‌کند. علاوه بر این، سیاست‌های ترکیبی واکنش کارفرمایان را در صورت غیاب کارمند، چارچوب می‌دهد.

 

چرا خط مشی حضور و غیاب برای کارمندان از راه دور مهم شده است؟

نسل Z و هزاره‌ها نیروی کار مدرن هستند و ترجیح می‌دهند در محیطی کار کنند که هیچ متمرکزی بر روی آن‌ها نباشد.

مطالعات نشان می‌دهد تا سال 2025، 75 درصد از کارمندان حداقل 5 روز در ماه را از خانه کار خواهند کرد.  گزارش مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرد که انعطاف‌پذیری در محیط کار آینده دنیای کار خواهد بود. سایر مطالعات مختلف نیز کار از راه دور را به کار در محل ترجیح می‌دهند.

این نشانه‌ها و روندها، کسب و کارها را مجبور کرده است که مدل کاری فعلی را تغییر دهند و یک مدل کاری ترکیبی و انعطاف‌پذیر بسازند که مورد قبول نسل Z باشد.

داشتن یک ابزار کارآمد حضور و غیاب برای ردیابی و شمارش ساعات کار کارکنان و بررسی عملکرد آنها بخشی از مشکلات دورکاری را برطرف می‌کند.

 

چگونه یک خط مشی کنترل تردد موثر برای کارکنان دورکار تنظیم کنیم؟

از آنجایی که روند کار از راه دور در حال رشد است، برای شرکت‌ها مهم است که اطمینان حاصل کنند که کارکنان دورکار به خوبی مدیریت می‌شوند. یکی از جنبه‌های کلیدی مدیریت کارکنان از راه دور، داشتن یک خط مشی حضور و غیاب موثر است.

ایجاد خط مشی حضور و غیاب برای کارکنان دورکار نیاز به بررسی و برنامه‌ریزی دقیق دارد. این خط‌مشی باید به وضوح انتظارات مربوط به حضور و غیاب، از جمله نحوه پیگیری ساعات، نحوه نظارت بر کنترل تردد، و پیامدهای غیبت بیش از حد را مشخص کند.

در اینجا فرآیند تنظیم خط مشی حضور و غیاب نیروی دورکار آورده شده است:

 

حضور و غیاب

1- نیازهای سازمان خود را شناسایی کنید

قبل از اینکه به دنبال ایجاد یک خط مشی حضور و غیاب باشید، مهم است که نیازهای سازمان خود را شناسایی کنید، از جمله تعداد کارکنان از راه دور، نقش ها و مسئولیت های آنها و نوع کاری که انجام می دهند.

با توانایی شناسایی نیازهای سازمان خود، می‌توانید خط مشی‌ای بنویسید که با اهداف سازمان شما همسو باشد.

 

2- مشورت با ذینفعان (تیم)

شرکت‌ها متشکل از تیم‌ها هستند و سهم آنها در یک تصمیم مهم، از شانس بالایی برای کارایی و اجرا برخوردار است. با توجه به خط مشی ورود و خروج تیم دورکار، با همه ذینفعان درگیر در فرآیند کار از راه دور، از جمله مدیران، کارکنان، بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات مشورت کنید.

 

3- محدوده خط مشی را تعریف کنید

به وضوح مشخص کنید که کدام کارکنان دورکار شامل این خط‌مشی حضور و غیاب می‌شوند، از جمله افرادی که از خانه کار می‌کنند، برای کار سفر می‌کنند یا از مکان‌های دیگر کار می‌کنند.

 

4-ساعت کاری را تعیین کنید

ساعت کار کارکنان از راه دور را بر اساس نیازهای سازمان و ترجیحات کارکنان تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که ساعات کاری به همه کارکنان دورکار اطلاع داده شده و به منطقه زمانی مختلف پایبند است.

 

5- روشی برای اندازه گیری ساعات کار ایجاد کنید

نحوه اندازه‌گیری ساعات کار کارکنان از راه دور را تعیین کنید، از جمله ردیابی زمان آنها با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب، نظارت بر وظایف تکمیل‌شده‌شان یا ترکیبی از هر دو.

 

6- ایجاد پروتکل‌های ارتباطی

مشخص کنید که کارکنان از راه دور چگونه برنامه‌های کاری و در دسترس بودن خود را با همکاران و مدیران خود در میان می‌گذارند و چگونه هرگونه تغییر در برنامه‌های خود را اعلام می‌کنند.

 

7-سیاست های ردیابی GPS را تعیین کنید

 سیاست‌هایی را برای استفاده از ردیابی GPS در زمانی که کارکنان دورکار در حال کار میدانی هستند، تعیین کنید، و اطمینان حاصل کنید که فقط در صورت لزوم و با رضایت کارمندان از آن استفاده می‌شود.

 

8- سیاست‌های مرخصی را وضع کنید

 خط‌مشی‌های کنترل تردد را برای کارکنان دورکار برای درخواست مرخصی تعریف کنید، از جمله نحوه ارسال درخواست‌ها، اطلاع رسانی به چه کسی و نحوه رسیدگی به شرایط اضطراری.

 

9-سیاست‌های حضور و غیاب خود را مستند کنید

 خط مشی حضور و غیاب را به زبانی ساده و مختصر بنویسید، شامل تمام عناصری که در بالا مورد بحث قرار گرفت. اطمینان حاصل کنید که برای همه کارکنان دورکار به راحتی در دسترس است و آنها مسئولیت‌های خود را تحت این خط مشی درک می‌کنند.

 

10- سیاست‌های حضور و غیاب را بررسی و به روز کنید

 به طور منظم خط مشی کنترل تردد را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هنوز مرتبط و موثر است و در صورت لزوم آن را بر اساس بازخورد سهامداران و تغییرات در نیازهای سازمان به روز کنید.

 

حضور و غیاب نیروی دورکار

هدف از داشتن یک خط مشی حضور و غیاب این است که اطمینان حاصل شود که همه کارکنان دورکار قادر به مدیریت موثر ساعات کاری خود هستند و در قبال زمانی که برای کارهای مرتبط صرف کرده‌اند، پاسخگو هستند. این خط‌مشی باید انتظارات مربوط به حضور، ساعات کاری و اندازه‌گیری ساعات کار را برای همه کارکنان دورکار مشخص کند.

 

مقالات مرتبط: آینده سیستمهای حضور و غیاب: روندها و نوآوریهای نوظهور

 

 

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.