حضور و غیاب کارمندان در هر مجموعهای مورد بررسی قرار میگیرد و این به معنای زیر سوال بردن اعتماد مدیر کسب و کار نسبت به کارمندان یا برعکس نیست بلکه به معنی دقیقتر پیش بردن روند کار به خصوص در کسب و کارهای چند شعبه ای است. سامانه ی حضور و غیاب تحت وب علاوه بر ثبت ساعات کاری، قابلیتهای دیگری هم دارد و ثبت و انتقال اطلاعات کاری را برای کارمندان یا مدیران، انعطاف پذیرتر و آسانتر میکند.
کسب و کارهای چند شعبه ای و نیاز به تمرکز
سیستم آنلاین حضور و غیاب هم برای کسب و کارهای کوچک چند نفره مفید است هم برای آنهایی که تعداد کارمندان خیلی زیادی دارند و شامل چند شعبه میشوند.کسب و کارهایی وجود دارند که شامل محیطهای کاری مختلفی مثل ساختمان شرکت و سایت پروژه میباشند و یا در مواردی دیگر چند شرکت به یک شرکت مادر وابسته هستند و هرکدام برای خود ساختمانی جداگانه دارند. این گونه کسب و کارها، چند شعبه ای نامیده میشوند. طبیعتاً هر بخش استقلال کاری خود را دارد اما وقتی افراد در این شعبه ها در حال رفت و آمد هستند و به طور مثال از شرکت به محل یا سایت پروژه میروند، بحث مجموعهی کلی به میان میآید و فردی باید ناظر این اتفاقات باشد. برای همچین موقعیتهایی استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین توصیه میشود، چرا که امکان کنترل شرایط را در همان لحظه فراهم میکند و اگر مشکلی حین این رفت و آمدها پیش بیاید مسئله قابل حل و کنترل است.
همچنین در کسب و کارهای چند شعبه ای به طور مثال کاری که شامل بخشهای مختلف ساختمان اصلی شرکت و آزمایشگاه و… است، گونههای اطلاعاتی مختلفی نیاز به ثبت دارند. اگر برای ثبت هرگونه اطلاعات یک نوع دستگاه مدنظر باشد تعداد زیاد دستگاهها و سیستمها، افراد و مدیران را گیج میکند. علاوه بر این هزینهی بالایی برای پشتیبانی و نگهداری کردن هر یک از این دستگاهها و سیستمها نیاز است. گزینهای که بتواند از پس کار چند گزینهی مختلف بربیاید و در عین حال کیفیت عملکرد را حفظ کند، انتخاب منطقی و معقولی به نظر میرسد. با این گزینه سردرگمی اطلاعاتی از میان میرود و در هزینهها نیز به شکل قابل توجهی صرفه جویی می شود.
نحوه کنترل پرسنل در کسب و کارهای چند شعبه ای
به عنوان مثال تصور کنید یک یا چند نفر از کارمندانتان را برای انجام کار از ساختمان اصلی شرکت به سایت پروژه فرستادهایددر این شرایط شما میتوانید زمان رسیدن او را مشاهده کنید و اطمینان داشته باشید این کار توسط فرستادهی شما در حال انجام است و جزو ساعت کاری وی حساب میشود.
یا در مثالی دیگر اگر انبار یک فروشگاه در یک جای شهر است و ساختمان شرکت در جایی دیگر و فروشگاه در مکان سوم قرار دارد، حضور به موقع و به جای کارکنان است که کار مجموعه را درست پیش میبرد. با اطلاع یافتن لحظهای و بهروز شدن مداوم اطلاعات است که مدیران میتوانند به زمانبندی و کیفیت کار نظارت کنند.
چه مشکلاتی در نبود سیستم حضور و غیاب آنلاین حس می شوند؟
سیستم سنتی حضور و غیاب در مواردی امتیازهای خود را دارد و نیاز خیلی از کسب و کارها را برطرف میکند، اما به هر حال مانند خیلی موارد دیگر ایرادهایی هم دارد که در سیستم حضور و غیاب آنلاین رفع شدهاند. برخی از ایرادات این موارد هستند:
- عدم یکپارچگی اطلاعات ثبت شده توسط سیستم سنتی
- اختلال در رکوردهای ثبت شده حضور و غیاب کارمندان در سیستم سنتی و درصد خطای بالا
- عدم دسترسی به سیستم حضور و غیاب یا سیستم مرخصی از جایی غیر از محل کار
- وابستگی سیستم سنتی به یک دستگاه خاص در محل کار
- امکان رصد اطلاعات عملکردی به صورت لحظهای وجود ندارد.
سیستم حضور و غیاب آنلاین برای کسب و کارهای چند شعبهای
در کسب و کارهای چندشعبه ای وسیع، تنوع کاری و تعداد کارکنان بیشتر از حالتهای دیگر است. همچنین برای افراد، گسترهی مسئولیتهای متفاوتی تعریف میشود چراکه کار، گسترده و وسیع است؛ این موضوع به معنای آن است که همهی کارمندان، ساعات کاری هم اندازهای نخواهند داشت. کنترل این ساعت کاری متنوع نیازمند این است که کارمندان بتوانند طرح و برنامهریزیهای متنوعی برای ساعات کاری خود ترتیب دهند. در همین راستا ساعت کاری استاندارد ممکن است پاسخگوی تعدادی از کارمندان نباشد.
در مواردی که تعداد رکوردهای ثبت شدهی کارمندان به دلیل چندشعبه ای بودن خیلی زیاد است، نیاز است که رکوردهای ثبت شده توسط سامانهها و دستگاههای مختلف در نهایت همگی در یک جا جمعآوری گردند تا توسط یک برنامه به آنها رسیدگی شود. در این موقعیت چند نوع اطلاعات مربوط به ساعت کاری و مرخضی و تأخیر و مأموریت و دیگر موارد وجود دارد. اما سامانه حضور غیاب آنلاین به گونهای طراحی شده است که تمام انواع اطلاعات در یک پلتفرم ضبط و ثبت میشوند و قابل مشاهده میباشند.
این پلتفرم قابلیت برخورد با همه فرمتهای اطلاعاتی را دارد و به همین دلیل، چندکاره محسوب میشود. با انتخاب یک وسیلهی همهکاره، گزینههای دیگری که هرکدام فقط از عهدهی کارهای محدودی برمیآمدند کنار میروند. در نتیجه استفاده از این سیستم، تمرکز ثبت و نمایش اطلاعات را تا حد بسیار زیادی بالا میبرد و کار کردن با اطلاعات راحتتر انجام میشود. علاوه بر این مسئله، هزینهی کمتری را نسبت به استفاده از چند دستگاه و سیستم به دنبال دارد.
حل مشکلات کسب و کارهای چند شعبه ای توسط سامانه دینگ
سامانه ی دینگ تا به امروز با تدابیری که برای ارائه هرچه بهتر محصولات خود در نظر گرفته است، رضایت تعداد بالایی از کسب و کارها، به خصوص کسب و کارهای چند شعبه ای را در انواع زمینهها جلب نموده است. به طور مثال سامانه دینگ با ایجاد ساختاری کاربرپسند و آسان، پنل کاربری و پنل مدیریت ایجاد کرده تا برای استفاده از این سیستم نیازی به تجهیزات خاص یا افراد متخصص نباشد.
این سامانه برای وحدت و یکپارچگی کسب و کارهای چند شعبه ای از لحاظ تمرکز اطلاعاتی، بسیار مفید عمل کرده است؛ به این شکل که امکان اطلاع لحظهای از وضعیت تمام کارمندان در هریک از شعب را به صورت آنلاین فراهم میکند تا بخش های مختلف کسب و کار تحت نظارت باشند. همچنین امکان تعریف هر شعبه به صورت مجزا و رسیدگی به عملکرد پرسنل به صورت لحظهای و یا با گزارش های هفتگی یا ماهیانه در این سامانه وجود دارد که به مدیران این امکان را میدهد که بدون نیاز به حضور فیزیکی در تمام شعب از وضعیت حضور یا عدم حضور پرسنل اطلاع پیدا کنند.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهندههای راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.