راهنمای ساختار سازمانی عملکردی: مزایا و معایب
به اشتراک گذاشتن مقاله
عوامل بسیاری وجود دارد که کسب و کارها هنگام انتخاب ساختار سازمانی خود در نظر می گیرند، از جمله اندازه شرکت، محصولات و خدمات و موقعیت جغرافیایی. ساختار سازمانی برای راه اندازی یک کسب و کار موفق ضروری است، زیرا امکان مدیریت موثر و بهره وری را فراهم می کند. با این حال درک مزایا و معایب آن برای تصمیم‌گیری آگاهانه مهم است. در این مقاله، به بررسی ساختار سازمانی عملکردی می پردازیم و برخی از مزایا و معایب آن را بیان می‌کنیم.
درباره انواع چارت سازمانی در مقاله “صفر تا صد معرفی چارت سازمانی و انواع آن“ صحبت کرده ایم.
مزایا و معایب ساختار سازمانی عملکردی
مزایا و معایب مختلفی برای ساختار سازمانی عملکردی وجود دارد که آن را به یکی از رایج ترین انواع سازمانی تبدیل می کند. اگرچه مزیت های زیادی برای ساختار عملکردی وجود دارد، معایبی نیز دارد. مهم است که این اشکالات را در نظر بگیرید تا ساختار سازمانی را انتخاب کنید که دقیقاً نیازهای شما را برآورده کند.
مزایای ساختار عملکردی
در اینجا برخی از مزایای ساختار عملکردی را بررسی کرده ایم:
سرعت
سرعت نتیجه یک ساختار سازمانی عملکردی است. این به این دلیل است که در این سیستم کارکنان جدید می توانند سریع یاد بگیرند. چراکه اعضای شرکت تنها در زمینه کاری خود ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند و به آن ها پاسخ دهند و می توانند از تجربیات خود برای ارائه راه حل سریع استفاده کنند.
شفافیت
یک ساختار سازمانی عملکردی تضمین می کند که همه بدانند برای کسب اطلاعات و پشتیبانی به کجا مراجعه کنند. از آنجایی که نقش همه افراد بر اساس تخصص شان است، کارمندان می توانند باتوجه به نیازشان به بخش های مختلف مراجعه کنند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند اطلاعاتی در مورد سیستم حقوق و دستمزد جدید بخواهد، می تواند با فردی در بخش منابع انسانی تماس بگیرد. تماس مشتریان بر اساس نوع درخواست به بخش مربوطه هدایت می شود. علاوه بر این، ماهیت سلسله مراتبی این ساختار تضمین می کند که هر فرد از نقش ها و مسئولیت های خاص خود آگاه است.
بهره وری بیشتر
در ساختار سازمانی عملکردی کارفرمایان در حیطه تخصص خود کار می کنند، به این معنی که در مقایسه با کسانی که با حوزه خود آشنا نیستند، می توانند سریعتر و کارآمدتر عمل کنند. این منجر به بهره وری بیشتر می شود، زیرا کارمندان می توانند وظایف خود را بدون نظارت انجام دهند. اگر اشتباهات یا مشکلاتی رخ دهد، می توانند با متخصصان دیگر در این زمینه مشورت کنند و راه حل های بهتری را ارائه دهند.
انگیزه
ساختار سازمانی عملکردی به این معنی است که کارکنان درک بهتری از نحوه پیشرفت در حرفه خود دارند. در نتیجه، کارمندان می توانند برای گرفتن ترفیع در شغل شان تمرکز کنند. این به عنوان انگیزه ای عمل می کند تا کارکنان را در درازمدت با کسب و کار بمانند.
تخصص
این بارزترین مزیت یک ساختار سازمانی عملکردی است. تخصص، شایستگی را تشویق می کند. این خصوصاً زمانی مهم است که یک بخش در چندین سطح عملکردی باشد. به عنوان مثال، یک بخش پشتیبانی فنی ممکن است گروهی برای پشتیبانی مشتری داشته باشد و گروه دیگری برای مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری. تخصص تضمین می کند که پرسنل واجد شرایط بر مشکلات بخش نظارت می کنند و حفظ و رضایت مشتری را بهبود می بخشند.
به اشتراک گذاری دانش
تیم های با ساختار سازمانی عملکردی توسط متخصص های با تجربه نظارت می شوند. این بدان معناست که آن ها می توانند مشاوره مناسب ارائه دهند و کل فرآیندهای کاری را بررسی کنند. اعضای تیم می توانند با یکدیگر همکاری کنند و دانش خود را با مدیر به اشتراک بگذارند و پیشرفت کنند، این منجر به مشارکت متقابل مبتنی بر تخصص می شود.
به حداقل رساندن هزینه ها
یک ساختار سازمانی نیاز به بخش های نظارتی متعدد ندارد. این به این معنی است که از ابتدا کار توسط افراد باتجربه انجام می شود. بنابراین باعث افزایش فروش و کاهش هزینه های تولید می شود. در حالی که همه وظایف خاص خود را انجام می دهند، مدیران زمان بیشتری برای تمرکز بر روی اهداف کلان دارند.
توسعه مهارت ها
شرکت‌های با ساختار سازمانی عملکردی می‌توانند از مدیران برای آموزش‌های تخصصی به تیم استفاده کنند. این تضمین می کند که همه با هم و در یک سطح شایستگی عمل می کنند و باعث کاهش بی انگیزگی می شود. مدیران می توانند همه چیز را از مهارت های نرم گرفته تا مهارت های سخت به کارمندان خود بیاموزند. این کار علاوه بر توسعه دانش و مهارت کارکنان، موجب کاهش هزینه های آموزش کارمندان هم می شود.
معایب ساختار سازمانی عملکردی
برخی از معایب عبارتند از:
رقابت بین بخش ها
در یک ساختار سازمانی عملکردی کارمندان در بخش های مختلف با اهداف متفاوتی کار می کنند. این امر باعث ایجاد یک محیط رقابتی می شود. در حالی که این امر می تواند در برخی موارد باعث افزایش تولید و انگیزه شود، همچنین راه را برای اشتباهات و خطاهای بیشتر هموار می کند. زیرا کارایی در یک ذهنیت رقابتی در رتبه دوم قرار می گیرد. برای جلوگیری از این رقابت، مدیران باید با یکدیگر همکاری کنند تا ارتباطات بین بخش ها را تقویت کنند و اطمینان حاصل کنند که همه از جایگاه خود مطلع هستند. برای مثال، نیازهای بخش بازاریابی بر مسائل پشتیبانی فنی اولویت دارد.
عدم هماهنگی
گاهی اوقات، بخش های مختلف برای انجام یک کار با یکدیگر مشورت می کنند، به ویژه در شرکت هایی که بخش های بازاریابی و فروش اهداف مشابهی دارند. گروه‌های مجزا ممکن است در صورت نداشتن ابزار لازم برای برقراری ارتباط مناسب با سایر تیم‌ها، عملکرد ضعیفی داشته باشند. این معمولاً در مواقعی که مدیران قادر به پاسخگویی سریع نیستند یا نسبت به مشکلات سایر گروه ها بی اطلاع هستند اتفاق می افتد. بنابراین، ساختارهای سازمانی عملکردی می توند در مشارکت و همکاری عملکرد خوبی نداشته باشد.
مشکلات مدیریتی
در ساختار سازمانی عملکردی هر بخش مسئولیت مخصوص به خود را دارد و در قبال شکست های دیگر بخش ها پاسخگو نیست. این ممکن است موجب مشکلاتی در میان مدیرانی شود که در تامین نیازها یا کمک به سایر روسای بخش کوتاهی می کنند.
موانع تصمیم گیری
یک ساختار سازمانی عملکردی می‌تواند مانع تصمیم‌گیری باشد اگر لازم باشد تا کارمندان قبل از تصمیم‌گیری به دنبال تایید مدیریت باشند. این به این دلیل است که مدیریت همیشه برای ارائه بازخورد در دسترس نیست. در این صورت ساختار سازمانی عملکردی مانع از تصمیم گیری سریع می شود. مدیران می توانند با راه های ارتباطی مناسب آن را جبران کنند. آن ها می توانند هنگام مکاتبه با بخش های مختلف ارتباط برقرار کنند و وقت های خالی خود را برای ملاقات مشخص کنند.
کمبود اطلاع رسانی
مسئولین هر بخش که ارتباط کمی با مدیران دارند، ممکن است درک محدودی از ارتباط نقش شان با اهداف شرکت داشته باشند. این مشکل زمانی بدتر می شود که آن ها از کارهایی که بخش های دیگر انجام می دهند نیز بی اطلاع باشند. به همین دلیل، برگزاری جلسات منظم یا ارسال ایمیل‌های هفتگی درباره این موضوعات در ساختارهای سازمانی عملکردی مهم است.
بروز اختلافات
اختلافات زمانی رخ می‌دهد که تیم‌ها نتوانند با یکدیگر همکاری کنند و نیازهای یکدیگر را تامین کنند. این اختلافات می تواند طیف گسترده ای از موضوعات را در بر گیرد. برای اصلاح این مشکل، ساختارهای سازمانی عملکردی می توانند هدف مشترکی را ترویج دهند.
تفکیک
همه کارکنان در یک ساختار سازمانی عملکردی در کنار کسانی که مهارت های مشابه دارند، کار می کنند. این بدان معناست که آن ها از فرصت رشد دانش و به اشتراک گذاشتن دیدگاه های خود محروم هستند. جداسازی می‌تواند برای کسب‌وکارها مضر باشد، زیرا توانایی آن‌ها را برای ارائه ایده‌های نوآورانه کاهش می‌دهد.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.