آسان شدن مراوادات کاری کاری با سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ

هوشمند سازی مراودات کاری

به اشتراک گذاشتن این مقاله

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

بسته به ساختار کسب و کار و نوع مشاغل تعریف شده، مراودات کاری می توانند در قالب مرخصی، اضافه کاری، مأموریت، دورکاری و انواع دیگر تعریف شوند. سیستم حضور و غیاب آنلاین علاوه بر ثبت صرف حضور و غیاب افراد، امکانات دیگری از جمله مدیریت ثبت درخواست‌های شغلی بین کارکنان و مدیران یک کسب و کار را نیز دارد.

اهمیت مراودات کاری در کسب و کار ها

موارد زیادی در مراودات کاری پیش میآید که بعضی از آن‌ها از پیش تعیین شده و بعضی پیشبینی نشده هستند. به هرحال در ارتباط با یکدیگر است که کارها شکل میگیرند و رابطهی کارمندان با همدیگر و کارکنان و مدیران از این جنس ارتباط هستند. راههای زیادی برای برقرار کردن ارتباط بین این گروهها وجود دارد. 

علاوه بر ارتباط حضوری، تماس تلفنی یا استفاده از شبکه های پیامرسان هم میتواند این دو گروه را به یکدیگر مرتبط سازد، اما هرکدام میتوانند مزیتها و کاستیهای خود را داشته باشند. محدودیت دسترسی برای هر دو طرف مدیران و کارمندان یک کسب و کار وجود دارد. این محدودیتها مراودتهای کاری بین این دو گروه را تحت تأثیر قرار میدهد.

دغدغه مدیران و کارمندان در مروادات کاری 

از انواع دغدغه هایی که می توانند در سیستم حضور و غیاب آنلاین مورد رسیدگی قرار گیرند می توان به مأموریت اشاره کرد. به طور مثال برای مواقعی که مأموریتی در پیش است و مدیران قصد دارند به کارمندانشان در این رابطه اطلاع دهند، برقراری ارتباط سریع و حرفهای میتواند بسیار مفید و کارساز باشد. در این مورد به سرعت و نظم احتیاج است که سیستم حضور و غیاب آنلاین آن را فراهم میکند.

همچنین درخواست مرخصی یا دورکاری یکی از تقاضاهایی است که به هماهنگی احتیاج دارد. در چنین مواردی راههای زیادی برای هماهنگ کردن وجود دارد. سیستم سنتی مکاتبهکاری علاوه بر تمام زحماتی که میبرد، وقتگیر است و ممکن است به نتیجه ی خاصی در تاریخ مشخص نرسد. 

راه حضوری ملزم به دسترسی به مدیر و ارتباط داشتن با او و همچنین وابسته به حضور کارمند و مدیر در محل کار است. تماس تلفنی از دیگر مواردی است که میتواند در صورت دسترسی به مدیر انتخاب شود. راههای دیگری مانند شبکه های پیامرسان نیز وجود دارند، اما چیزی که مختص به همین کار و هدف باشد طبیعتاً کارسازتر از سایر گزینه ها عمل میکند.

 این سیستم در دسترس کارمندان و مدیران قرار دارد و تنها لازمه ی آن دسترسی به اینترنت است. در صورت استفاده از این سیستم، کارمندان و مدیران مطمئن میشوند که مسئلهای در ارتباط با کارشان پیش آمده و در قبال پاسخگویی و رسیدگی به آن احساس مسئولیت بیشتری میکنند. 

این محیط تمام آنچه که مراودات کاری به آن احتیاج دارد را فراهم کرده است. مدیر در پنل کاربری خود میتواند مرخصیها را مشاهده کرده و به آن‌ها رسیدگی کند. کارمند نیز میتواند درخواستهای خود را با جدیت پیگیری کند و مطمئن شود به آن‌ها رسیدگی میشود. با این سیستم درخواست و دستوری از قلم نمی‌افتد. نظم و دقت در حین ثبت و رسیدگی رعایت میشود و در عین حال کار سریعتر و راحت اتفاق میافتد. 

علاوه بر این، استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین برای انجام این نوع کارها روشی حرفهای برای کسب و کار است و اطمینان خاطر بیشتری به مدیران و کارمندان میدهد. افراد اطمینان دارند که از این روش میتوانند برای انواع هماهنگیها جواب بگیرند. مدیران نمیتوانند درخواستها را نادیده بگیرند و جهتدار عمل کنند و کارمندان نیز با دریافت به روز رسانیها از صحبت و خواست های بی خبر نمی مانند.

یک پارچه سازی همه مراودات کاری در یک سامانه

علاوه بر این، به جهت وجود یک تاریخچه و ثبت شدن رکوردهای پیشین، تصمیمات بر اساس مدرک و حقایق و به صورت کاملا عادلانه گرفته می شوند.

با مرخصیهایی که برای هر فرد تعریف شده است، این سیستم میتواند برای هر کارمند (به صورت تک به تک) موضوعات را مدیریت و در رکوردهای خود ثبت کند. با از پیش تعریف کردن تعداد و نوع مرخصی برای هر فرد، هم کارمند به صورت دقیق از شرایط خود آگاه است و هم مدیر.

با سامانه حضور و غیاب آنلاین، دقت در تصمیمگیری در مورد مبحثی مانند مرخصی و ساعات کاری حفظ میشود. همچنین در رابطه با ثبت رکوردهای دقیق در سامانه آنلاین، میتوان به بحث اضافه کاری اشاره کرد که ثبت این موضوع هم نیاز به دقت بالایی دارد.

یکپارچه سازی مراودات کاری با سامانه های آنلاین

منظم و آسان کردن مراودات کاری با سیستم حضور و غیاب آنلاین

مزیت اصلی سیستم حضور و غیاب آنلاین برای رسیدگی به مراودات کاری مانند مرخصی این است که این سیستم نیازی به حضور کارمندان یا مدیران در محل کار ندارد و همهی افراد در هرجایی میتوانند درخواست خود را ثبت یا به درخواستها رسیدگی کنند. در همین رابطه میشود به مشاهدهی مراحل یک مرخصی اشاره کرد که کارمند میتواند از شرایط مرخصی خود مطلع باشد و بداند در چه مرحلهای قرار دارد و آن را پیگیری کند.

اما علاوه بر راحتی، همانطور که گفته شد نظم و دقتی است که در رکوردهای این سیستم و به روز رسانی آن‌ها وجود دارد. این رکوردهای دیجیتال در سیستم حضور و غیاب آنلاین ثبت شده، ناپدید نمیشوند و همیشه در دسترس هستند.

علاوه بر این با در نظر گرفتن یک تقویم کاری در این سیستم و مشخص کردن روزهای تعطیل، همه چیز پیش چشم افراد است و بر آن اساس کار پیش برده میشود. 

مزیت دیگر سامانه حضور و غیاب آنلاین این است که محیط این سیستم که توسط انواع دیوایسها قابل دسترسی است، رابط کاربری جذابی دارد و به نوعی باعث ایجاد تنوع در محیط کار شده و میتواند مانند یک استراحت کوتاه برای چشم و مغز محسوب شود.

جمع بندی و نتیجه گیری

انجام دادن آنلاین کارها، میتواند بسته به ماهیتشان آن‌ها را دشوارتر یا آسانتر کند. اما قابلیتهایی که در سیستم حضور و غیاب آنلاین قرار گرفته است همان مواردی است که کمبودشان مدتی طولانی در بین کارمندان و مدیران احساس میشده است.

آیا این نوشته را دوست داشتید؟

0

مقالات مرتبط

مقالات مرتبط

یک پاسخ

افزودن دیدگاه

زنبیل خرید