دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب دینگ

حضور و غیاب یعنی ثبت اینکه هر کارمند چه ساعتی سر کار آمده و چه ساعتی رفته، و تبدیل این ساعت‌ها به کارکرد: چقدر تأخیر داشته، چقدر اضافه‌کاری کرده و چند روز مرخصی گرفته. همین کارکرد، مبنای محاسبه‌ی حقوق آخر ماه است.

سیستم حضور و غیاب از دو بخش ساخته می‌شود: ابزار ثبت، یعنی دستگاه یا موبایل که ساعت ورود و خروج را می‌گیرد، و نرم‌افزار که این ساعت‌ها را با شیفت و قوانین سازمان مقایسه می‌کند. اگر یکی از این دو نباشد، سیستم کامل نیست؛ دستگاه بدون نرم‌افزار فقط یک لیست ساعت تحویل می‌دهد.

در سیستم‌های قدیمی، اطلاعات روی دستگاه یا یک کامپیوتر داخل دفتر می‌ماند و برای گرفتن گزارش باید سراغ همان سیستم می‌رفتید. در سامانه حضور و غیاب آنلاین، اطلاعات روی سرور ابری ذخیره می‌شود، هر ثبت همان لحظه دیده می‌شود و مدیر از هر جا، حتی از موبایل، به گزارش‌ها دسترسی دارد.

نرم‌افزار، ساعت‌های ثبت‌شده را به اطلاعات قابل استفاده تبدیل می‌کند: شیفت هر نفر را می‌شناسد، تأخیر، تعجیل و اضافه‌کاری را حساب می‌کند، مرخصی و ماموریت را ثبت می‌کند و در آخر ماه گزارش کارکرد آماده‌ی محاسبه‌ی حقوق تحویل می‌دهد.

دستگاه حضور و غیاب ابزاری است که معمولاً کنار در ورودی نصب می‌شود و ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کند. انواع رایجش اثر انگشتی، تشخیص چهره، کارتی و بی‌سیم هستند. تفاوتشان در روش شناسایی، سرعت، ظرفیت و قیمت است.

پرسنل به‌جای دستگاه، با اپلیکیشن روی گوشی خودشان ورود و خروج می‌زنند. برای اینکه کسی از خانه ثبت نکند، ثبت فقط در دو حالت قبول می‌شود: کنار دستگاه بی‌سیم دفتر، یا داخل محدوده‌ای که مدیر روی نقشه مشخص کرده، همراه با سلفی.

سه سؤال را از خودتان بپرسید: چند نفر ثبت می‌کنند؟ پرسنل کجا کار می‌کنند، در یک دفتر یا بیرون؟ و دستگاه به چه نرم‌افزاری وصل می‌شود؟ دستگاهی که با این سه جواب جور باشد، انتخاب درستی است، حتی اگر گران‌ترین نباشد.