حضور و غیاب تحت اکسل یکی از روش‌هایی است که برای ثبت حضور و غیاب کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه با این روش بیشتر آشنا خواهید شد.
اکسل چیست؟
برای اینکه نرم افزار حضور و غیاب تحت اکسل را بشناسیم، ابتدا باید با خود نرم افزار اکسل و کاربرد آن آشنا شویم. اکسل، یک نرم افزار صفحه گسترده است که برای جمع آوری، مرت بسازی و پردازش اطلاعات از آن استفاده میشود. این اطلاعات میتوانند به صورت عدد، متن، تاریخ یا انواع دیگر باشند. اطلاعات در اکسل به صورت جدول ذخیره میشوند و میتوانند بسیار متنوع و گسترده باشند.
در اکسل اصطلاحاتی وجود دارد که زیاد به کار برده می شوند و بهتر است آنها را بشناسید:
– برگه یا sheet
هر فایل اکسل دارای چندین برگه است که در هر برگه میتوان اطلاعات مختلفی را ذخیره کرد.
– ردیف یا ستون
هر برگه دارای تعداد زیادی ردیف و ستون است که به دلخواه شما تنظیم میشود و هرچه اطلاعات بیشتر شود، تعداد ردیف و ستونها نیز افزایش پیدا میکند.
– سلول یا cell
هر خانه جدول، سلول نام دارد که با استفاده از قابلیتهای مختلف اکسل میتوان چند سلول را یه یک سلول تبدیل کرد؛ عکس آن هم امکان‌پذیر است.
اکنون که به صورت خلاصه با اکسل آشنا شدید، به مبحث مورد بحث یعنی حضور و غیاب تحت اکسل می پردازیم. همانطور که همه می دانیم، حضور و غیاب در آغاز به صورت دستی و در دفاتر مخصوص ثبت ورود و خروج انجام می شد.
اما پس از مدت زیادی کار با این سیستم، هم کارفرمایان سازمان ها و هم خود پرسنل، به این نتیجه رسیدند که این کار مشکلات زیادی دارد. بزرگترین مشکل این روش، این بود که علی‌رغم اینکه در طول ماه، پرسنل بسیار با سهولت ورود و خروجشان را در دفتر حضور و غیاب ثبت می کنند؛ اما پایان ماه باید ساعت ها برای محاسبه ساعات کاری، اضافه کاری، مرخصی‌ها و ماموریت‌ها زمان گذاشت و حتی با وجود این، امکان اشتباه در محاسبه و کم و زیاد بودن ساعات کار و در نتیجه، مغایرت در کارکرد و میزان حقوق پرداختی وجود داشت. این امر طبیعتاً نارضایتی پرسنل و مدیران را به همراه داشت.
یکی از نرم افزارهایی که شرکت‌ها برای ثبت حضور و غیاب تمایل به استفاده از آن دارند، نرم افزار حضور و غیاب تحت اکسل است. ثبت حضور و غیاب در این نرم افزار بسیار ساده است و بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌هایی که قصد دارند بدون تکلف و پیچیدگی خاصی کار ثبت حضور و غیاب را انجام دهند، از آن استفاده می کنند.
ویژگی‌های نرم‌افزار حضور و غیاب تحت اکسل
- طراحی ساده و بدون پیچیدگی
- صرف کمترین زمان برای ثبت ورود و خروج پرسنل
- امکان گزارش‌گیری‌های مختلف از ورود و خروج پرسنل
- امکان ثبت دریافت‌های نقدی افراد در طول ماه
- محاسبه زمان حضور هر فرد در سر کار، برای هر روز
- قابلیت محاسبه حقوق ماهانه پرسنل بر اساس ورود و خروج های ثبت شده و ثبت مانده حساب آنها
- وجود انواع هشدار دهنده‌ها در فضای اکسل برای جلوگیری از اشتباهات ثبتی
نحوه استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت اکسل
استفاده از این نرم افزار برای پرسنل به این صورت است که فرم مربوط به هر یک از پرسنل در سیستم او قرار داده میشود و آنان میتوانند ساعات مربوط به خود را وارد و ثبت کنند؛ و در زمان محاسبه حقوق در اختیار بخش امور مالی شرکت قرار دهند تا مورد استفاده آن واحد قرار گیرد. حتی اگر کارمند به صورت پروژهای کار کند، باز هم فایل اکسل کمک زیادی برای ثبت کارکرد او به کارفرما میکند.
محاسبه کارکرد روزانه، ماهانه و حتی سالانه پرسنل توسط اکسل، بسیار سریع و ساده انجام میشود و در زمان بسیار کوتاهی با استفاده از قابلیتهای بسیار زیادی که نرم افزار اکسل دارد، میتوان مقدار دقیق حقوق و دستمزد، بدهکاری و بستانکاری، مبلغ نهایی پس از کسر مالیات، تاریخهای پرداخت به افراد و هزاران اطلاعات ریز و درشت را ثبت و ذخیره نموده و در مواقع نیاز به آنها رجوع کرد.
توجه
بدون شک استفاده از این نرم افزار برای حضور و غیاب، میتواند یکی از ساده‌ترین، سریع‌ترین و دقیق‌ترین راه‌ها برای استفاده شرکت‌ها و سازمان‌ها باشد.
نرم افزار حضور و غیاب دینگ
