تنخواه و تنخواه گردان چیست و چه کاربردی در سازمان‌ها دارد؟

در هر سازمانی، مدیریت مالی یکی از ارکان حیاتی برای حفظ و پایداری عملکرد آن محسوب می‌شود. یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت منابع مالی، تنخواه و تنخواه گردان است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به صورت مؤثر و کارآمد منابع مالی کوتاه‌مدت خود را مدیریت کنند. تنخواه به معنی مبالغ نقدی است که برای انجام پرداخت‌های جزئی و سریع در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌گیرد. این سیستم، علاوه بر سهولت در انجام امور مالی روزمره، به مدیریت صحیح و کارآمد منابع مالی کمک می‌کند. در این مقاله، به بررسی تنخواه و تنخواه دار، وظایف و اهمیت آن در سازمان‌ها خواهیم پرداخت و خواهیم دید که چگونه تنخواه گردان می‌تواند نقش اساسی در بهینه‌سازی فرآیندهای مالی و اجرایی سازمان‌ها ایفا کند.

تعریف و مفهوم تنخواه

تنخواه به مبلغی از پول اطلاق می‌شود که برای انجام هزینه‌های روزمره و جزئی در یک سازمان یا شرکت تخصیص می‌یابد. این مبلغ به صورت نقدی یا در قالب اعتبار در دسترس مدیران یا مسئولان مختلف سازمان قرار می‌گیرد تا بتوانند هزینه‌های فوری و غیر منتظره را بدون نیاز به روندهای طولانی و رسمی تامین مالی پوشش دهند.

تنخواه معمولاً برای خریدهای جزئی، پرداخت هزینه‌های جاری و مدیریت هزینه‌های پیش‌بینی نشده مانند هزینه‌های سفر، خرید لوازم اداری یا خدمات فوری به کار می‌رود. یکی از ویژگی‌های مهم تنخواه، شفافیت در استفاده از آن و نظارت بر مصرف آن است تا از هرگونه سوء استفاده یا اتلاف منابع جلوگیری شود.

مراحل و فرآیندهای استفاده از تنخواه

استفاده از تنخواه در سازمان‌ها دارای مراحل و فرآیندهای مشخصی است که برای استفاده موثر و مدیریت بهینه منابع مالی ضروری هستند. مراحل اصلی استفاده از تنخواه عبارتند از:

1.     تخصیص تنخواه

در این مرحله، مبلغی از منابع مالی به عنوان تنخواه برای پوشش هزینه‌های جاری و جزئی سازمان تخصیص داده می‌شود. مبلغ تنخواه معمولاً از قبل مشخص شده و به مدیر یا فرد مسئول واگذار می‌شود.

2.     ثبت درخواست‌های هزینه

افراد یا واحدهایی که نیاز به استفاده از تنخواه دارند، درخواست خود را ثبت می‌کنند. این درخواست‌ها باید شامل جزئیات هزینه‌ها (مانند نوع هزینه، مبلغ، تاریخ و دلیل) باشند.

3.     پرداخت هزینه‌ها

پس از درخواست‌ها و تأیید آن‌ها، مسئول تنخواه باید پرداخت‌ها را انجام دهد. این پرداخت‌ها ممکن است به صورت نقدی یا از طریق کارت بانکی صورت گیرد.

4.     ثبت و مستندسازی

تمامی پرداخت‌ها و هزینه‌ها باید در سیستم مالی سازمان ثبت شوند. این ثبت‌ها به‌طور دقیق باید شامل مبلغ، تاریخ، جزئیات هزینه و اطلاعات مربوط به شخص دریافت‌کننده یا واحد مصرف‌کننده باشد.

5.     بازنگری و ارزیابی موجودی تنخواه

پس از انجام چندین پرداخت یا در زمان‌های معین، مسئول تنخواه باید موجودی تنخواه را بررسی کند تا از کافی بودن مبلغ برای پوشش هزینه‌های آتی اطمینان حاصل کند.

6.     گزارش‌دهی به مدیریت مالی

مسئول تنخواه باید گزارش‌هایی از هزینه‌ها و موجودی تنخواه تهیه کرده و به مقامات مالی یا مدیران ارشد سازمان ارائه دهد. این گزارش‌ها معمولاً شامل جزئیات هزینه‌ها، موجودی باقی‌مانده و هرگونه عدم تطابق یا مشکل در مصرف تنخواه است.

7.     بازپرداخت و تکمیل تنخواه

پس از انجام پرداخت‌ها و استفاده از تنخواه، در صورتی که مبلغ استفاده شده کمتر از مبلغ اولیه باشد، باید مبلغ باقی‌مانده به حساب سازمان بازگردانده شود.

8.     کنترل و نظارت بر استفاده

یکی از مهم‌ترین مراحل استفاده از تنخواه، نظارت مستمر بر هزینه‌ها و استفاده از آن است. این نظارت کمک می‌کند تا از سوءاستفاده یا مصرف غیرضروری منابع جلوگیری شود.

9.     بستن و تسویه حساب

پس از پایان هر دوره مالی یا زمانی که تنخواه دیگر نیازی به استفاده ندارد، باید حساب‌ها بسته شوند. این مرحله شامل بررسی تمامی تراکنش‌ها، اطمینان از تسویه کامل مبلغ و بستن حساب تنخواه است.

وظایف تنخواه دار در یک سازمان

تنخواه دار فردی است که مسئولیت نگهداری و مدیریت تنخواه گردان در یک سازمان یا شرکت را بر عهده دارد. این فرد باید از اصول و قوانین مالی سازمان پیروی کند و به‌طور دقیق نظارت بر هزینه‌ها و گردش مالی تنخواه را انجام دهد. وظایف اصلی تنخواه دار عبارتند از:

• نگهداری و ثبت دقیق وجوه تنخواه گردان
• پرداخت هزینه‌ها
• بررسی و ارزیابی فاکتورها و اسناد مالی
• تهیه گزارش‌های مالی دوره‌ای
• بازگشت و تسویه حساب
• اطلاع‌رسانی به مدیران و همکاران
• انجام بازرسی‌های داخلی

تفاوت تنخواه دار و تنخواه گردان

تنخواه دار

• تنخواه دار فردی است که مسئولیت مدیریت و نظارت بر تنخواه گردان را در یک سازمان بر عهده دارد.
• این فرد به‌طور مستقیم با وجوه نقدی یا اعتباری تخصیص‌یافته به واحدها و افراد سروکار دارد و وظیفه ثبت، پرداخت هزینه‌ها و تهیه گزارش‌های مالی را انجام می‌دهد.
• تنخواه دار مسئول است تا مطمئن شود هزینه‌ها مطابق با اصول حسابداری و مقررات سازمانی پرداخته می‌شود.

تنخواه گردان

• تنخواه گردان به مبلغ نقدی یا اعتباری گفته می‌شود که برای پوشش هزینه‌های جزئی و روزمره سازمان به فرد یا واحدی اختصاص می‌یابد.
• این مبلغ به‌طور معمول برای پرداخت هزینه‌های ضروری مثل خرید لوازم مصرفی، حمل‌ونقل، یا سایر هزینه‌های عملیاتی استفاده می‌شود.
• تنخواه گردان خود یک ابزار مالی است، در حالی که تنخواه دار شخصی است که وظیفه مدیریت و نظارت بر استفاده از این ابزار مالی را بر عهده دارد.

انواع تنخواه گردان

در حسابداری، تنخواه گردان انواع مختلفی دارد که هر کدام کاربردهای خاص خود را دارند. این انواع به‌طور کلی به دو دسته اصلی تنخواه نقدی و تنخواه اعتباری تقسیم می‌شوند، اما انواع دیگری نیز وجود دارند که بسته به نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها به کار می‌روند.

تنخواه نقدی

در این نوع، مبلغ مشخصی به صورت نقدی به فرد یا واحدی تخصیص داده می‌شود تا برای هزینه‌های جزئی و روزمره استفاده کند.

ویژگی‌ها:

• این نوع تنخواه به‌طور معمول به صورت نقدی پرداخت می‌شود.
• استفاده از آن نیازمند نگهداری اسناد و فاکتورها برای اثبات هزینه‌ها است.
• تسویه حساب‌ها پس از استفاده از تنخواه و ارائه گزارش هزینه‌ها انجام می‌شود.

تنخواه اعتباری

در این نوع، مبلغی به صورت اعتبار به فرد یا واحد تخصیص داده می‌شود که می‌تواند به‌طور موقت از آن برای انجام هزینه‌های جاری استفاده کند.

ویژگی‌ها:

• این نوع تنخواه به جای نقدی، به صورت اعتبار یا حساب بانکی است که بعداً باید تسویه شود.
• فرد موظف است پس از استفاده از اعتبار، مبلغ را در زمان تعیین‌شده بازپرداخت کند.
• معمولاً برای خرید کالاها و خدمات از تامین‌کنندگان استفاده می‌شود.

تنخواه گردان پروژه‌ای

در این نوع، تنخواه گردان به طور اختصاصی برای یک پروژه یا فعالیت خاص تخصیص می‌یابد.

ویژگی‌ها:

• این نوع تنخواه فقط برای هزینه‌های مرتبط با پروژه‌های خاص یا فعالیت‌های ویژه استفاده می‌شود.
• مبلغ و نوع هزینه‌ها باید به طور دقیق در ابتدا مشخص شوند.

تنخواه گردان دائمی

این نوع تنخواه برای هزینه‌های روزمره به‌طور مداوم در نظر گرفته می‌شود و همیشه به‌طور دوره‌ای به مبلغ آن افزوده می‌شود.

ویژگی‌ها:

• این نوع تنخواه به‌طور مداوم و با دوره‌های زمانی مشخص (مثلاً ماهانه) تمدید می‌شود.
• برای هزینه‌های کوچک و تکراری مثل خرید لوازم مصرفی استفاده می‌شود.

تنخواه گردان واحدی

در این نوع، تنخواه گردان به واحدهای مختلف سازمان تخصیص داده می‌شود تا هر واحد برای هزینه‌های خود از آن استفاده کند.

ویژگی‌ها:

• هر واحد یا دپارتمان سازمان به‌طور مستقل از تنخواه خود استفاده می‌کند.
• معمولاً برای سازمان‌های بزرگ با واحدهای مختلف کاربرد دارد.

تنخواه گردان مقطعی

این نوع تنخواه برای هزینه‌های خاص و مقطعی به‌طور موقت تخصیص داده می‌شود.

ویژگی‌ها:

• به‌طور معمول برای پوشش هزینه‌های غیرمنتظره یا مواقع ضروری مانند بحران‌های مالی یا پروژه‌های ویژه استفاده می‌شود.
• مبلغ تخصیص‌یافته به‌طور موقت و پس از استفاده باید بازپرداخت یا تسویه شود.

این انواع تنخواه گردان بسته به نوع فعالیت‌ها و نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند متناسب با شرایط خاص به کار گرفته شوند. مدیریت صحیح این انواع به بهبود عملکرد مالی و کاهش ریسک‌های احتمالی در فرآیندهای مالی کمک می‌کند.

نحوه مدیریت تنخواه گردان و اصول استفاده صحیح از آن

مدیریت تنخواه گردان در حسابداری نیازمند رعایت اصول دقیق و مشخصی است تا از هرگونه سوءاستفاده یا اشتباهات مالی جلوگیری شود. در ادامه، به نحوه مدیریت صحیح تنخواه گردان و اصول استفاده از آن اشاره می‌کنیم:

• تعیین سقف مبلغ تنخواه گردان
• تعیین مسئول برای مدیریت تنخواه گردان
• ثبت دقیق هزینه‌ها
• بازگشت و تسویه حساب تنخواه گردان
• انجام بازرسی و کنترل‌های دوره‌ای
• آموزش و آگاهی‌دهی به کارکنان
• بازنگری و بهبود فرآیندها

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.