بهترین سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب در جهان چگونه کار می‌کنند؟

حضور و غیاب

به عنوان یک مدیر منابع انسانی یا مالی یک کسب و کار کوچک یا متوسط، ممکن است با ناامیدی سیستم‌های حضور و غیاب غیر یکپارچه و دستی کارمندان آشنا باشید. نبرد مداوم با ناکارآمدی‌ها و نادرستی‌ها، منابع و صبر شما را از بین می‌برد. نرم افزار مدیریت حضور و غیاب مدرن می‌تواند به حل این مشکلات کمک کند. این سیستم‌ها به دلیل ردیابی بی‌درنگ داده‌ها، دقت بالا و ادغام مفید با سایر پلت‌فرم‌های تجاری شناخته می‌شوند. در این این مقاله توضیح می‌دهیم که سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب چیست و چگونه می‌توانند ردیابی حضور و غیاب شما را به عصر جدیدی از کارآمدی سوق دهند.

 

سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟

سیستم مدیریت حضور و غیاب مکانیزمی است که برای ردیابی و مدیریت تردد افراد در یک سازمان استفاده می‌شود.

 

دو نوع سیستم مدیریت حضور و غیاب اصلی وجود دارد: دستی و مبتنی بر نرم افزار.

 

سیستم‌های دستی

سیستم دستی یک رویکرد سنتی است که در آن حضور و غیاب با ابزار فیزیکی ثبت می‌شود. معمولاً شامل برگه‌های ورود و خروج، کارت‌های زمان، یا ثبت حضور و غیاب است.

این روش ساده است، اما می تواند زمان‌بر و مستعد خطا و دستکاری باشد.

 

غیبت

سیستم‌های مبتنی بر نرم افزار

این رویکرد مدرن از نرم افزار و فناوری برای خودکارسازی فرآیند ردیابی حضور و غیاب استفاده می‌کند. این می‌تواند شامل استفاده از ساعت‌های دیجیتالی زمان، سیستم‌های بیومتریک (مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره)، برچسب‌های RFID یا برنامه‌های کاربردی تلفن همراه باشد.

این سیستم‌ها اغلب با نرم‌افزار حقوق و دستمزد یکپارچه می‌شوند، که آن‌ها را هم برای بخش منابع انسانی و هم برای بخش مالی شرکت مفید می‌سازد.

سیستم‌های مبتنی بر نرم‌افزار معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند ردیابی تردد در زمان واقعی، محاسبه خودکار ساعات کار، درخواست‌های زمان مرخصی و مدیریت مرخصی، و گزارش‌دهی دقیق هستند.

استفاده از نرم افزار کارآمدتر، دقیق‌تر و ایمن‌تر از استفاده از سیستم‌های دستی است.

 

چرا باید از سیستم مدیریت حضور و غیاب مدرن استفاده کنید؟

اگر شرکت شما در حال حاضر از سیستم کنترل تردد دستی یا حتی یک ابزار دیجیتال پایه برای ردیابی کنترل تردد  استفاده می‌کند، مزایای بالقوه تغییر به راه‌حل‌های نرم‌افزاری پیشرفته را در نظر بگیرید.

 

  • احتمال خطای انسانی را کاهش می دهند.
  • به طور منظم داده‌های مربوط به کنترل تردد را ذخیره می‌کنند، که در صورت عدم تطابق، بررسی کارمندان، یا ممیزی به راحتی قابل ارجاع هستند.
  • هنگامی که داده‌ها به صورت دیجیتالی ثبت می‌شوند، می‌توانید کارهای بیشتری با آن انجام دهید.

 

در سیستم مدیریت کنترل تردد باید به دنبال چه چیزی باشید؟

اگر قصد سرمایه‌گذاری در سیستم مدیریت حضور و غیاب در محل کار خود را دارید، مطمئن شوید که نرم افزار مورد نظر خود را برای ویژگی‌های کلیدی زیر ارزیابی کنید:

 

  • عملکرد مفید
  • گزینه‌های Clock-in و Clock-out
  • زمان مرخصی پولی (PTO) و ردیابی تعطیلات
  • محاسبه اضافه کاری
  • کاربر پسند بودن
  • پشتیبانی از اپلیکیشن موبایل

 

نظارت بر تردد کارکنان از راه دور

با ساختار سازمانی و سیاست‌های حضور و غیاب خود هماهنگ شوید.

 

غیبت

قیمت و گزینه‌های آزمایشی رایگان

بسیاری از ارائه‌دهندگان بر اساس تعداد کاربران یا ویژگی‌ها، برنامه‌های قیمت‌گذاری پلکانی را ارائه می‌کنند، بنابراین مطمئن شوید که نرم‌افزاری که به آن متمایل هستید، برای ارقام کاربری فعلی‌تان به خوبی کار می‌کند و با رشد شرکت‌تان، بدون شکستن قیمت به خوبی مقیاس‌پذیر خواهد شد.

همچنین، راه‌حلی را انتخاب کنید که یک دوره آزمایشی رایگان ارائه می‌دهد تا بتوانید عملکرد و سازگاری آن را با الزامات سازمان خود قبل از تعهد مالی آزمایش کنید.

 

ادغام‌ها

سیستم کنترل تردد باید به خوبی با نرم افزار منابع انسانی و حقوق و دستمزد موجود برای انتقال داده‌ها و حداقل مراحل دستی یکپارچه شود.

 

تجزیه و تحلیل و گزارش

سیستمی را انتخاب کنید که تجزیه و تحلیل جامع و گزارش‌های حضور و غیاب قابل تنظیم را ارائه دهد که به شما کمک می‌کند الگوها را تجسم کنید و از تصمیم‌گیری آگاهانه توسط مدیریت شرکت پشتیبانی کنید. در این رابطه، همچنین به بینش‌هایی در مورد روند حضور، میزان غیبت، کارکنان و بهره‌وری فکر کنید.

 

اتوماسیون‌ها

به دنبال ویژگی‌های اتوماسیونی باشید که فرآیندهایی مانند یادآوری‌ها، تأییدیه‌های مرخصی، و زمان‌بندی نوبت‌ها را ساده‌سازی می‌کنند، و همچنین هشدارهایی را برای ناهنجاری‌های رفتار کارکنان، مانند دیر رسیدن منظم یا خروج زودهنگام ایجاد می‌کنند.

 

امنیت

مطمئن شوید که سیستم ورود و خروج با قوانین کار محلی و مقررات حفاظت از داده مطابقت دارد. ویژگی‌های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها و مسیرهای حسابرسی نیز برای محافظت از اطلاعات حساس کارکنان مهم هستند.

 

بهترین سیستم‌های مدیریت کنترل تردد

بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت حضور و غیاب قابلیت‌های مشترکی دارند.

 

1. Lark – بهترین سیستم مدیریت ورود و خروج

 Lark یک مجموعه جامع همکاری و بهره وری است که برای پاسخگویی به نیازهای مشاغل مدرن طراحی شده است. این به خصوص به دلیل گنجاندن انواع ابزارهای مدیریت دفتر درست در برنامه جذاب است.

 

2. دکتر زمان – بهترین برای تیم های راه دور

نرم‌افزار ردیابی زمان خودکار Time Doctor بر تجزیه و تحلیل روزهای کاری و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده برای بهره‌وری بیشتر کارکنان تمرکز دارد.

 

3. DeskTime – بهترین برای بهبود بهره‌وری و کارایی

 

DeskTime یک برنامه ردیابی زمان برای شرکت‌ها و فریلنسرها است که هم برنامه‌های دسکتاپ و هم برای موبایل ارائه می‌دهد. برای اندازه‌گیری بهره‌وری و مدیریت گردش کار طراحی شده است.

 

مدیریت حضور و غیاب خود را با دینگ به مرحله جدیدی ببرید

اگر به دنبال یک سیستم حضور و غیاب قدرتمند و یکپارچه هستید، به ویژگی‌های دینگ نگاهی بیندازید. دینگ با ویژگی‌هایی مانند ردیابی بی‌درنگ، زمان‌بندی شیفت و ابزارهای ارتباطی یکپارچه چالش‌های عملیاتی را ساده می‌کند.

 

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.