در یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید به دنبال چه چیزهایی باشیم؟

 یک سیستم حضور و غیاب می‌تواند از راه‌های مختلف به کسب و کار شما کمک کند، به خصوص زمانی که صحبت از مدیریت کارکنان و حقوق و دستمزد می‌شود. با این حال، با وجود راه‌ها و انتخاب‌های زیاد، تعیین اینکه کدام راه‌حل با نیازهای شما مطابقت دارد، می‌تواند چالش برانگیز باشد. اگر به دنبال یک سیستم حضور و غیاب هستید، در این مقاله در مورد اینکه سیستم های حضور و غیاب چیست، چه چیزی ارائه می‌دهد و چگونه باید یکی را انتخاب کنید، را بررسی کرده‌ایم.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب به کارمندان این امکان را می‌دهد تا از طریق زمان، رایانه‌های متصل به اینترنت، دستگاه‌های تلفن همراه به صورت الکترونیکی در داخل و خارج از محل کار خود استفاده کنند. برخی راه‌حل‌ها حتی امکان ورود و خروج از طریق پیام‌های متنی و سایر روش‌های ارتباطی مانند Slack را ارائه می‌دهند. هنگامی که یک کارمند از طریق سیستم وارد یا خارج می‌شود، داده‌ها فوراً به نرم‌افزاری ارسال می‌شود که می‌تواند به طور یکپارچه اطلاعات را برای محاسبه میزان حقوق و دستمزد شما جمع‌آوری و ارزیابی می‌کند.

با این حال، این راه‌حل‌ها چیزی بیش از ردیابی زمان ورود و خروج کارکنان انجام می‌دهند. آن‌ها همچنین می‌توانند کارمندان خارج از محل کار و در حال ماموریت را از طریق موقعیت جغرافیایی نظارت کنند، زمان مرخصی با حقوق را مدیریت کنند، زمان‌بندی کارمندان را ایجاد کنند، گزارش‌های دقیق کاری را ارائه دهند، و به صاحبان مشاغل داده‌های سریع در مورد اینکه چه کسی کار می‌کند، چه کسی نیست، چه کسی دیر حاضر شده است و که اضافه کاری می‌کند، می‌دهند.

سیستم‌های حضور و غیاب به کارمندان دسترسی این را می‌دهد تا زمان کار خود، برنامه‌های فعلی و آینده و تعهدات خود را بررسی و ارزیابی کنند. این ابزارها مدیریت کارمندان را برای مدیران منابع انسانی و صاحبان کسب و کار آسان می‌کن.

بسیاری از این سیستم‌های کنترل تردد ویژگی‌های مبتنی بر ابر هم ارائه می‌دهند. نسخه‌های داخلی در سرورهای زیرساخت فناوری اطلاعات در محل کسب‌وکار شما ذخیره می‌شوند، در حالی که تنظیمات مبتنی بر ابر توسط فروشنده برنامه نگهداری می‌شوند. در هر صورت، کاربران به صورت دیجیتالی به ویژگی‌ها دسترسی دارند.

انواع سیستم‌های حضور و غیاب

با توجه به گستردگی عملکردهایی که سیستم‌های حضور و غیاب ارائه می‌کنند، انواع مختلفی از آن وجود دارد. هنگام مقایسه محصولات، احتمالاً با گزینه‌های زیر مواجه خواهید شد:

دستگاه کارتی: 

گزینه timecard اساساً ساعت پانچ مکانیکی کلاسیک به شکل دیجیتال است. هنگامی که یک سیستم حضور و غیاب کارتی را نصب می‌کنید، به کارمندان خود یک کارت شبیه کارت اعتباری می‌دهید. این کارت‌ها و دستگاه‌خوان‌های مربوطه آن‌ها ردیابی زمان را به‌طور خودکار انجام می‌دهند.

دستگاه بیومتریک: 

با سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک، دقیقاً می‌دانید چه کسی به دفتر ورود و خروج می‌کند. این سیستم‌ها با فناوری پیشرفته از تشخیص چهره، اثر انگشت، اسکن چشم و سایر شناسه‌های بیولوژیکی استفاده می‌کنند که برای هر فرد منحصر به فرد است تا اطمینان حاصل شود که فردی تقلب نمی‌کند. البته، برای این مدل‌ها باید هزینه بیشتری بپردازید.

ورود و خروج مبتنی بر وب: 

اگر کارمندان شما از راه دور کار می کنند، می‌توانید سیستم‌های حضور و غیاب مجازی را پیاده‌سازی کنید که به کارکنان شما اجازه می‌دهد بدون توجه به جایی که هستند، از طریق لپ‌تاپ، رایانه شخصی یا دستگاه‌های همراه خود حضور و غیاب شوند. تنها چیزی که آنها نیاز دارند یک مرورگر وب است. 

هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب به چه نکاتی توجه کنیم

با وجود سیستم‌های حضور و غیاب زیاد در بازار، تشخیص اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است دشوار است. وقتی برای چنین راه حلی خرید می‌کنید، به دنبال این ویژگی‌ها باشید:

گزینه‌های کنترل تردد انعطاف‌پذیر: 

به دنبال سیستم کنترل ترددی باشید که به کارمندان اجازه می‌دهد ساعات کاری خود را به روش‌های مختلف مانند رایانه، تلفن، تبلت، ساعت زمان یا پیام متنی ثبت کنند. با این ویژگی کارمندان بدون توجه به محل کارشان، گزینه‌های متنوعی برای ثبت حضور و غیاب دارند.

زمان‌بندی دقیق: 

سیستم‌های حضور و غیاب خوب تضمین می‌کنند که شرکت‌ها به کارمندان خود برای زمان واقعی کار حقوق می‌پردازند، نه ساعت‌هایی که برای کار برنامه‌ریزی شده‌اند. قبل از خرید یک سیستم، نظرات کاربران را بخوانید تا متوجه شوید که چقدر قابل اعتماد است.

بررسی همه گزینه‌های حضور و غیاب: 

سیستم حضور و غیابی را انتخاب کنید که تمام نیازهای شما را برطرف کند، نه سیستمی که فقط به کارمندان اجازه ورود و خروج بدهد. این شامل برنامه‌ریزی کارکنان و عملکردهای مدیریت است. علاوه براین، اگر شرکت شما بر اساس زمان از مشتریان هزینه می گیرد، ممکن است سیستمی بخواهید که گزارش‌های ردیابی کار را برای ثبت مدت زمان کار کارکنان شما در پروژه های خاص ارائه دهد.

سازگاری با موبایل: 

از آنجایی که امروزه بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از دفتر کار می‌کنند، سیستمی لازم است که با دستگاه‌های تلفن همراه سازگار باشد تا از هر کجا در دسترس باشد. این سیستم باید به کارمندان دورکار شما اجازه دهد که نه تنها به صورت مجازی وارد و خارج شوند، بلکه مکان خود را نیز ردیابی کنند تا بدانید که در جایی که قرار است کار کنند، کار می کنند. ژئوتکنولوژی می‌تواند برای محدود کردن مکان‌هایی که کارمندان می‌توانند از آنجا وارد و خارج شوند و برای ثبت مکان‌های دقیقی که در آنجا شروع و پایان شیفت کاری خود را انجام می‌دهند، بسیار ارزشمند باشد.

سهولت استفاده: 

سیستمی را انتخاب کنید که استفاده از آن آسان باشد، رابط کاربری درست داشته باشد و امکان دسترسی آسان کارمندان را فراهم کند. یادگیری نحوه کار برنامه کنترل تردد نباید سخت باشد.

یکپارچه‌سازی:

سیستم کنترل ترددی را انتخاب کنید که با برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی که کسب‌وکارتان از قبل استفاده می‌کند، مانند برنامه‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد، یکپارچه شود.

هشدارهای پیشگیرانه: 

برخی از سیستم‌هایکنترل تردد زمانی که کارمندان اضافه کاری می‌کنند یا فراموش می‌کنند ساعت ورود و خروج خود را وارد کنند، اعلان هایی را ارائه می‌دهند. این می‌تواند برای کنترل هزینه‌ها مفید باشد.

ویژگی‌های حسابرسی: 

امکان مشاهده داده‌های ورود و خروج، همراه با هرگونه تغییر ایجاد شده توسط مدیر یا سرپرست، می‌تواند بسیار مهم باشد.

مقالات مرتبط: ” ویژگی‌های بروزرسانی جدید سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ “

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.