اهمیت مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

کسب و کارهای کوچک و مشاغل آزاد، برای رشد کسب و کار خود باید زمان بیشتری صرف کنند و مهارت مدیریت زمان می تواند در این راه به آنها کمک کند. مدیریت زمان برای شرکت های پرمشغله، بسیار مهم است، زیرا آنها از این طریق می توانند تمام امورکاری خود را اولویت بندی کنند و به اهداف خود سریعتر برسند.

وقتی که زمان خود را بهتر مدیریت کنید، می توانید فرصت های جدیدی به دست آورید و کسب و کار خود را به شیوه ای پایدار توسعه دهید. در این مطلب راهکارهای موثر در مدیریت زمان را معرفی می کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، راهکاری برای برنامه ریزی زمان موجود و کنترل مقدار زمانی ست که صرف فعالیت های خاص می کنید. مدیریت مؤثر زمان، برای برخی از افراد نسبت به افراد دیگر ساده تر است، اما هر کسی می تواند برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود، عادات خود را تغییر دهد. عدم برخورداری ز مدیریت زمان قوی، می تواند به کار و رفاه شما لطمه وارد کند و ممکن است منجر به موارد زیر شود:

• خلق کار بی کیفیت
• از دست دادن موعد مقرر
• افزایش سطح استرس
• عدم حفظ تعادل بین کار و زندگی
• لطمه زدن به شهرت حرفه ای شما

اهمیت مدیریت زمان چیست؟

 اهمیت مدیریت زمان به این دلیل است که به کنترل ساعات کاری شما کمک می کند، بنابراین شما می توانید بدون به خطر انداختن تعادل زندگی و کار، کسب و کار خود را توسعه دهید. در ادامه به هفت مورد از مزایای مدیریت زمان صحیح اشاره می شود:

بهبود عملکرد

وقتی که یاد می گیرید وقت خود را صرف انجام کارهای مهم کنید، تصور بهتری از کارهایی که باید انجام دهید و مدت زمانی که صرف آنها می کنید، پیدا می کنید.

داشتن برنامه برای انجام امور، باعث می شود که وقت کمتری را برای تصمیم گیری در مورد این که چه کاری باید انجام دهید صرف کنید و زمان بیشتری را به کارهای مهمتر اختصاص می دهید. مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند که فقط روی امور ضروری تمرکز کنید و از عوامل حواس پرتی زمان بر دوری کنید.

انجام کار با کیفیت تر

وقتی که تمام مدت در حال عجله برای انجام کارها در مهلت تعیین شده نباشید، می توانید تلاش و فکر بیشتری را صرف امور کاری خود کنید. مدیریت زمان، به اولویت بندی کارهای شما کمک می کند، به طوریکه برای انجام هر پروژه ای، زمان کافی دارید و کیفیت کار شما افزایش پیدا می کند.

انجام به موقع کارها

مدیریت زمان درست، شامل اختصاص دادن یک محدوده زمانی خاص به هر یک از وظایف می باشد. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می کنند تا بتوانند پروژه خود را در طول چند روز تکمیل کنند یا آن را زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا برای مواجهه با چالش های احتمالی، وقت کافی داشته باشند. اگر زمان مناسب برای تکمیل کارهایتان را به خوبی برنامه ریزی کنید، همیشه می توانید در موعد مقرر کارهایتان را تحویل دهید.  

کاهش استرس ناشی از کار

وقتی که کارهای زیادی در شغل و زندگی شخصی خود داشته باشید، به راحتی ممکن است مضطرب شوید. مدیریت زمان صحیح می تواند به شما کمک کند که کارهایتان را اولویت بندی کنید و برای انجام دادن کارهای مهم، زمان کافی در اختیار داشته باشید. 

در این هنگام شما دقیقاً می دانید چه کاری باید انجام دهید و برای اتمام کارهایتان چه مقدار زمان دارید. اولویت بندی کارها و فرصت کافی داشتن برای انجام کارها می تواند به کاهش استرس شما کمک کند.

ایجاد فرصت برای ارتقا شغلی

مدیریت زمان باعث می شود که شما کارمند قابل اعتمادتری باشید و کارهای با کیفیت تری را در موعد مقرر تحویل دهید. مدیریت زمان صحیح، به نوبه خود کار شما را ارزشمندتر می کند و حُسن شهرت حرفه ای شما را افزایش می دهد. بنابراین شما می توانید فرصت های جدیدی پیدا کنید و حرفه ی خود را گسترش دهید.

افزایش اعتماد به نفس در کار

هنگامی که زمان خود را به طور صحیح مدیریت می کنید و با موفقیت کارهایتان را در موعد مقرر به پایان می رسانید، احساس کمال و اعتماد به نفس بیشتری پیدا می کنید. به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه، باعث می شود که افراد برای بهبود مهارت های مدیریت زمان و بهره مندی از فرصت های جدید کاری، انگیزه ی بیشتری داشته باشند.

بازدهی بیشتر در انجام کارها

هنگامیکه یاد می گیرید چگونه زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنید، روی کار خود بیشتر تمرکز می کنید. این کار به شما اجازه می دهد که با وجود صرف زمان کمتر، دستاوردهای بیشتری داشته باشید.

برای مثال، زمانی که قبل از یک قرار ملاقات فقط 15 دقیقه وقت آزاد دارید، به جای کار بر روی یک پروژه ی بزرگ، می توانید چند کار کوچک را در این زمان کوتاه انجام دهید و وظایف بزرگتر را که نیازمند قدرت ذهنی بیشتری هستند، به زمانی موکول کنید که محدوده زمانی آزاد بیشتری دارید، بنابراین شما با صرف زمان کمتر کارایی بیشتری خواهید داشت.

تکنیک های موثر در مدیریت زمان

1. برای روز خود از قبل برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی، اولین، بهترین و اثبات شده ترین تکنیک مدیریت زمان است. زیرا برنامه ریزی به سازمان دهی کار شما کمک می کند و سپس چشم انداز جامعی از تمام کارهایی که باید انجام دهید، به شما می دهد. اگر بتوانید به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه کارهای خود را برنامه ریزی کنید، بقیه کارها آسان می شوند.

راههای زیادی برای برنامه ریزی و نظم و ترتیب دادن به کارها وجود دارد.

• تقویم ها و دفترچه های برنامه ریزی شخصی
• اپلیکیشن ها و ابزارهای مدیریت زمان
• فهرست انجام کارها
• برگه های یادداشت، دفترچه یادداشت، بولت ژورنال (دفتر برنامه ریزی شخصی)

2. در فواصل زمانی معین استراحت کنید.

ضررِ کار کردن بدون وقفه، ممکن است بیشتر از منفعتش باشد. ما نیاز به استراحت داریم تا ذهنمان تجدید قوا کند و دوباره بتوانیم روی کارها تمرکز کنیم. شما می توانید از تکنیک پومودور استفاده کنید یا برای مدت زمان کوتاهی پیاده روی کنید. همچنین می توانید یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید و یا زمان آزاد خود را صرف یادگیری چیز جدیدتری کنید.

البته گاهی اوقات که انرژی فوق العاده زیادی دارید، بی وقفه کار کردن مشکلی ایجاد نمی کند، اما انجام چنین کاری در طولانی مدت می تواند باعث خستگی شما شود و خلاقیت شما را کاهش دهد. استراحت های کوتاه، خلاقیت و بهره وری شما را بالا می برند.

3. روی کار خود تمرکز کنید و عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.

نوتیفیکیشن ها، پیام ها، ایمیل ها و صحبت کردن مداوم همکارانتان با شما، می توانند توجه شما را از کار منحرف کنند. روش های زیادی برای تمرکز ذهن وجود دارد. شما می توانید تلفن همراه خود را کنار بگذارید، نوتیفیکیشن های فضای مجازی را خاموش کنید و یا وب سایت های را که باعث حواس پرتی شما می شوند مسدود کنید.

اما بهترین کار، تمرکز کردن روی کارتان است. باید سعی کنید حضور خود را در فضای مجازی به حداقل برسانید، زیرا وقت زیادی از شما می گیرد و چیز زیادی به زندگی شما اضافه نمی کند.

4. برای خود هدف مشخص کنید.

وقتی که برای خود هدف تعیین می کنید، دقیقاً می دانید که باید به کدام جهت حرکت کنید. اهداف، بخشی از فرایند سازمانی هستند و در مدیریت زمان اهمیت بسیار زیادی دارند. برای بهره بردن از تکنیک های مدیریت زمان، باید اهداف خود را به طور اختصاصی تعریف کنید. تقسیم چشم اندازهای بزرگتر به اهداف ماهیانه، می تواند به شما در مدیریت زمان کمک کند.

5. از انجام چندین کار به طور هم زمان خودداری کنید.

گاهی اوقات، پیشنهادهای شغلی، چند وظیفه ای بودن را یکی از مهارت های کلیدی داوطلب شغلی می دانند. اما بهتر است فوراً چنین پیشنهادی را رد کنید. حقیقت این است که، چند وظیفه ای بودن به مغز ما آسیب می رساند.

به نظر می رسد که انجام چندین کار در یک زمان، یک تکنیک مدیریت زمان خوب است، اما در حقیقت تا حد زیادی خلاقیت را پایین می آورد. سعی کنید در هر لحظه، فقط یک وظیفه را انجام دهید و ذهن خود را روی آن متمرکز کنید.

همچنین بخوانید:

اخلاق کاری و رفتار حرفه ای در محیط کار چگونه است؟

6 . کار خود را زمان بندی کنید.

آیا می دانید چه مدت زمانی را صرف هریک از وظایف خود می کنید؟ شما احتمالاً در بین افرادی هستید که هیچ ایده ای برای مدت زمانی که صرف فعالیت های خود می کنند، ندارند. اگر بدانید که چه مقدار زمانی را به وظایف، پروژه ها و فعالیت های مختلف خود اختصاص می دهید، بهتر می توانید امور روزانه خود را سازمان دهی کنید.

ساده ترین روش برای انجام چنین کاری استفاده از نرم  افزار ردیابی زمان است. این نرم افزار به شما کمک می کند که تخمین زمانی دقیقتری داشته باشید و بهتر بتوانید امور خود را زمان بندی کنید.

سامانه حضورو غیاب آنلاین دینگ