هر آنچه لازم است در خصوص دفاتر حسابداری بدانید
به اشتراک گذاشتن مقاله
پایه و اساس هر شغلی بی شک مسائل مالی مربوط به آن حرفه می‌باشد. تمامی صاحبان مشاغل و کسب و کارهای کوچک و بزرگ برای این‌که اطلاعات و آمار دقیقی از مسائل مالی و سود زیان خود داشته باشند میزان سود و زیان خود را به دقت بررسی کرده و ثبت می‌کنند که به اصطلاح به آن حسابداری می‌گویند. مفهوم دفاتر حسابداری نیز بر همین اساس شکل گرفته است.
اولین و مهم‌ترین ابزاری که برای ثبت اطلاعات مالی لازمه کار حسابداری می‌باشد دفاتر حسابداری هستند که در این دفاتر اطلاعات و داده‌های مالی به صورت دقیق و کامل همه روزه ثبت می‌شود. حال ما در این مطلب قصد داریم شما را با مفهوم کلی دفاتر حسابداری، ترتیب نوشتن حسابها در دفتر کل ، انواع دفاتر حسابداری و انواع دیگر دفاتر رسمی و غیر رسمی که در خصوص ثبت اطلاعات مسائل مالی وجود دارد آشنا کرده و پاسخگوی سوالات و ابهامات شما در این زمینه باشیم.
دفتر حسابداری چیست
ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی در هر موسسه و مجموعه‌ای از اساسی‌ترین و مهم‌ترین نکاتی است که باید به آن توجه ویژه‌ای داشت. در حال حاضر برای ثبت و نگهداری این رویدادهای مالی دفاتر مخصوصی وجود دارند که توسط حسابدار تنظیم و ثبت می‌شود. به طور کلی در تعریف دفاتر حسابداری می‌توان گفت رویدادهای مالی هر مجموعه‌ای پس از ثبت شدن در اسناد حسابداری و به تایید رسیدن توسط مدیریت مجموعه در دفاتر مخصوص حسابداری که توسط قانون تعیین شده‌اند نگهداری و بایگانی میشوند.
بر اساس ماده 6 قانون که به تصویب نمایندگان مجلس رسیده است تمامی تجار و صاحبان مشاغل مکلف به داشتن دفاتر حسابداری هستند تا اطلاعات مالی مجموعه خود را در آن ثبت کنند. این دفاتر حسابداری انواع مختلفی دارند که درصورت همراهی با ما تا پایان مطالب می‌توانید با آنها آشنا شده و اطلاعات جامع و کاملی در خصوص کارایی هرکدام کسب کنید.
دفتر نویسی در منزل
دفاتر حسابداری جزء مواردی هستند که برای افراد حقیقی و حقوقی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند و برای نگارش و تحریر اطلاعات در این دفاتر باید دقت و مهارت بالایی داشت. توصیه ما برای شما در خصوص دفتر نویسی این است اگر اطلاعات و تجربه لازم در خصوص دفتر نویسی را ندارید از انجام این کار خودداری کنید. زیرا در صورت مشاهده هر مشکلی در این دفاتر شک نداشته باشید که دفاتر حسابداری شما از سوی حوزه مالیاتی در اصطلاح رد دفتر خواهند شد.
تبحر و مهارت لازم و کافی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی هستند که برای دفتر نویسی لازم بوده و به آن احتیاج است. توصیه‌ای که ما برای شما داریم این است که در صورت نیاز برای برای ثبت در آن ها و هزینه‌های خود در دفاتر حسابداری از دفتر نویسی در منزل خود داری کرده و این امر مهم را به متخصصین این حرفه بسپارید.موسسات حسابداری به دلیل کمک گرفتن از حسابدار‌های ماهر و کاردان می‌توانند در این زمینه کمک شایانی به شما داشته باشند. انتخاب موسسه حسابداری معتبر با سابقه‌ای درخشان می‌تواند مطمئن‌ترین گزینه برای آسودگی خاطر شما باشد.
ترتیب نوشتن حسابها در دفتر کل
همان گونه که قبلا نیز اشاره کردیم دفتر کل دفتری است که در آن هر صفحه به ثبت یک حساب اختصاص می‌یابد. و رویداد‌ها و مسائل مرتبط با آن حساب در آن صفحه ثبت می‌شود.
یعنی در دفتر کل اطلاعات مربوط به بدهکاری، بستانکاری و مانده نهایی با تاریخ دقیق ثبت می‌شود. اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می‌دهد دارد.
در مورد ترتیب نوشتن حسابها در دفتر کل باید بدانید بعد از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد.
دفتر کپیه در حسابداری
براساس ماده 10 قانون تجارت که از سوی نمایندگان مجلس به تصویب رسیده است تمامی تجار مکلف هستند تمامی مراسلات، مخابرات و همچنین صورت حساب‌های صادره مربوط به فعالیت های تجاری خود را که برای قانون اهمیت داشته و ثبت شده اند را به ترتیب تاریخ در دفتر مخصوصی به نام دفتر کپیه ثبت و یا رونویسی کنند. این اطلاعات باید در لفاف و پرونده‌هایی مخصوص به ترتیب تاریخ انجام آنها ضبط و ثبت شوند.
در دفتر کپیه برخلاف سایر دفاتر حسابداری موجود دیگر نیازی نیست که قبل از ثبت اطلاعات این دفتر به امضای نماینده‌ی ادار‌ه‌ی ثبت برسد. دیگر شرایطی که برای دفاتر حسابداری نیاز است در دفتر کپیه نیز باید به صورت دقیق رعایت شود. در حال حاضر برخی از تجار بجای استفاده از دفتر کپیه از دفتر اندیکاتور یا بایگانی الکترونیکی برای انجام امور خود استفاده می‌کنند.
دفتر روزانه و کل چیست
دفتر روزنامه و کل و دارایی به امضای نماینده اداره ثبت قبل از تحریر نیازمند است. بعد از ثبت شرکت توسط اداره ثبت، شرکت‌ها باید هر ساله دو دفتر تحت عنوان دفتر روزانه و دفتر کل جهت ثبت نگارشی رویدادهای مالی خود تهیه کنند. شرکت ها بر اساس نیا‌های مجموعه خود تعداد صفحات مورد نیاز برای دفاتر حسابداری را به پست درخواست داده و دفاتر مورد نیاز برای مجموعه‌ها به‌وسیله سازمان ثبت شرکت‌ها تنظیم و فرستاده می‌شود.
این دفاترحسابداری یکی از مبناهای سازمان دارایی کل کشور برای رسیدگی مالیاتی مودیان و تعیین مالیات مجموعه می‌باشد. توجه داشته باشید که نوع نگارش این دفاتر نیز بسیار مهم است. در دفتر کل معمولا سرجمع گردش حسابها و دردفتر روزانه معمولا ریز گردش حساب‌های مجموعه درج می‌شود به این نکته نیز توجه داشته باشید که دفتر کل بر اساس اطلاعات موجود در دفتر روزانه و به اصطلاح از روی دفتر روزانه نوشته می‌شود بنابراین اطلاعات مندرج در دفتر کل باید دقیقا مطابق با دفتر روزانه باشد .
اهمیت این دفاتر قانونی مالیاتی از این جهت است که به همراه دسته فاکتور، روکش اسناد، کاردکس کالا، اظهار نامه فصلی، اظهار نامه ارزش افزوده و اظهار نامه سالیانه به اداره دارائی جهت ممیزی عملکرد ارائه می‌شود. دفتر روزانه و دفتر کل قبل از تحریر و نگارش باید به امضای نماینده‌ی اداره ثبت رسیده باشد.
دفتر کل چیست
دفترکل دفتری است که تمامی اطلاعات مالی و معاملاتی که در دفتر روزنامه ثبت شده است به آن انتقال می‌یابد. شاید برای شما این سوال مطرح شود که در صورت وجود دفتر روزنامه و ثبت اطلاعات مالی دیگر چه لزومی به استفاده از دفتر کل است؟ در جواب این سوال باید بگوییم که با توجه به اطلاعات موجود در دفتر روزانه شما نمی‌توانید اطلاعاتی در مورد مانده‌ی یک حساب به صورت دقیق و درست داشته باشید. در دفتر کل برای هر حساب صفحه ای مجزا وجود دارد که می‌توان تمام اطلاعات مربوط به آن از جمله بستانکار و بدهکار را به صورت دقیق و کامل ثبت کرده و در صورت نیاز مشاهده و بررسی شود.
تمامی حساب‌های مربوط به یک مجموعه به تفکیک و مجزا در این دفتر نگهداری می‌شود. مسئول ثبت اطلاعات دفاتر حسابداری مکلف است که تمامی اطلاعات و داده‌های موجود در دفتر روزنامه را ظرف مدت زمان یک ماه به دفتر کل منتقل کند. برای آشنایی بیشتر شما با دفتر کل در زیر نمونه‌ای از این دفتر را نمایش خواهیم داد.
چه مواردی باعث رد دفتر می‌شود
همان گونه که شما نیز به خوبی می‌دانید هدف از تنظیم و تهیه دفاتر حسابداری ثبت معاملات مالی می‌باشد تا بتوان در پایان هر سال اطلاعات موجود در این دفاتر را توسط کارشناسان مالی و افراد ماهر بررسی و تایید کرد.
ولی در بعضی از مواقع به دلیل رعایت نکردن قوانین و وجود مشکلاتی در اطلاعات دفاتر حسابداری، این دفتر به تایید کارشناسان مالی نمی‌رسد و در اصطلاح می‌گویند که رد دفتر شده‌است. در زیر مواردی را که باعث رد دفتر از سوی کارشناسان مالی می‌شود بررسی می‌کنیم.
- تحریر و نوشتن اطلاعات مالی نادرست و دروغین
- خارج شدن دفاتر حسابداری از حالت پلمپ
- وجود داشتن صفحات سفید بیش از میزان مجاز و استاندارد
- استفاده از دفاتر مالی سالهای گذشته
- مشاهده خط خوردگی دفتر روزنامه ، تراشیدگی و پاک شدگی در دفاتر
- ثبت نشدن اطلاعات مرتبط با چند فعالیت
- ثبت نشدن اطلاعات مالی شعب دیگر
دفتر روزنامه چیست
دفتر روزنامه دفتری است که در آن تمامی اطلاعات و مساپل مالی به صورت دقیق وکامل با ذکر تاریخ و زمان در آن ثبت می‌شود. دفتر روزنامه با عنوان دفتر ثبت اولیه اطلاعات نیز شناخته می‌شود. دفتر روزنامه خود دارای انواع مختلفی مانند دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی می‌باشد.
در دفتر روزنامه عمومی تمامی معاملات و عملیات های مالی ثبت می‌شود ولی در دفتر روزنامه اختصاصی فقط نوع خاصی از معاملات و عملیات مالی ثبت و نگهداری می‌شود. از انواع دفتر روزنامه اختصاصی می‌توان دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش و…. را نام برد. استفاده از دفتر روزنامه مزایای زیادی دارد که از جمله آنها می‌توان موارد زیر را نام برد.
- در صورت استفاده از دفتر روزنامه امکان بروز خطا و اشتباه به کمترین میزان خود می‌رسد.
- در این دفتر تمامی اطلاعات مرتبط با معاملات در یک مکان ثبت و نگهداری می‌شود.
- در دفتر روزنامه اطلاعات دقیق و کاملی از تاریخ انجام تمامی معاملات مالی ثبت می‌شود.
اگر شما جزء آن دسته از افرادی هستید که از شیوه‌های دفتر نویسی و تمامی آیین نامه‌ها و مقرارت مربوط به تحریر و نوشتن دفاتر حسابداری آگاهی داشته و همچنین می‌توانید تجزیه و تحلیل دقیق و درستی از نتیجه یک معامله، سرمایه و بدهی داشته باشید باید بگوییم که توانایی نوشتن این دفاتر را به صورت دقیق دارید.
اشخاص حقیقی مکلف به نگهداری دفاتر قانونی
در آیین نامه‌ای که توسط قانون گذاران با توجه به ماده 95 قانون اساسی تصویب شده است نحوه گروه بندی صاحبان مشاغل، انواع دفاتر، اسناد و مدارک و همچنین روش‌های نگهداری آنها به صورت دستی و مکانیزه وانواع نمونه های اظهار نامه مالیاتی و شیوه ارائه آنها برای بررسی بیشتر مشخص شده است. براساس این آیین نامه صاحبان مشاغل با توجه به معیارها و مشخصه‌هایی همانند حجم و نوع فعالیت خود به سه گروه تقسیم میشوند.
گروه اول:
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت)
طبق آخرین برگ مالیات قطعی عملکرد سال ۱۳۹۱ و بعد از آن که تا تاریخ پایان دی ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد هر کدام بیشتر از نبلغ سی میلیارد ریال باشد.
گروه دوم:
مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت)
طبق آخرین برگ مالیات قطعی عملکرد سال ۱۳۹۱ و بعد از آن که تا تاریخ پایان دی ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد. هر کدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد و تا سی میلیارد ریال باشد.
گروه سوم:
مودیانی هستند که در گروه اول و دوم جای نگرفته و به گروه سوم تعلق دارند.
- در مواردی که صرفا ارائه خدمات باشد، ۵۰% مبالغ تعیین شده ملاک عمل می باشد.
- در مشارکت مدنی جمع مبلغ فروش کالا و خدمات و یا درآمد مشمول مالیات قطعی شده کلیه شرکاء ملاک عمل می باشد.
- مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل بر اساس فعالیت مودی در سال قبل می باشد.
توجه
در ضمن مودیان مالیاتی که در هر کدام از گروه‌های ذکر شده قرار دارند تا مدت زمان سه سال بعد از لحاظ انجام امور قانونی در طبقات پایین‌تر قرار نخواهند گرفت.
انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
ثبت دفتر روزنامه سبب می‌شود که تراکنش‌های مالی فقط در دفتر روزنامه ثبت گردند ونه در دفتر کل. همواره یک کپی از این تراکنش‌ها باید در دفتر کل نیز ثبت گردد. عملیات کپی کردن اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفترکل نامیده می‌شود. هر مجموعه‌ای موظف است که اطلاعات را از دفتر روزنامه خود به دفتر کل منتقل کند.
تمامی ستون‌های بدهکار دفتر روزنامه به ستون بدهکار در دفتر کل منتقل می شود، و ستون‌های بستانکار دفتر روزنامه نیز به ستون بستانکار دفتر کل انتقال می‌یابد. تمامی معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل انتقال یابد. دفتر کل باید دارای ستون‌های مناسب برای انتقال اطلاعات مندرج در دفتر روزنامه باشد .
جریمه خط خوردگی دفتر قانونی
همان گونه که در قسمت‌های قبلی عنوان کردیم دفاتر حسابداری که برای بررسی به کارشناسان مالی ارائه می‌شود باید فاقد هر گونه خط خوردگی باشد. در صورت مشاهده خط خوردگی دفتر روزنامه و موارد دیگری که سبب رد دفاتر حسابداری می‌شود واحدهای متخلف مجبور به پرداخت جریمه خواهند شد. لازم به ذکر است که میزان جریمه‌ای که از سوی دولت برای رد دفاتر حسابداری تعیین شده است 10 درصد مبلغ کل مالیات بوده و در صورت ارائه ندادن دفاتر حسابداری جریمه 20 درصدی در انتظار متخلفین خواهد بود.
امروزه با کمک گرفتن از نرم افزار‌های حسابداری موجود شما می‌توانید امور مربوط به تنظیم دفاتر حسابداری خود را با دقت و همچنین سرعت بیشتری انجام داده و جریمه‌های تعیین شده دیگر شامل حال شما نخواهد شد.