۰۲۱-۷۲۰۸۹۰۰۰
تلفن پشتیبانی وفروش
در دنیای امروز که پر از پیام، چت، ایمیل و تماس است، بیشتر از همیشه به مهارت ارتباط نیاز داریم. نکته جالب اینجاست که ارتباط مؤثر فقط «صحبت کردن» نیست؛ بلکه ترکیبی از گوش دادن، زبان بدن، لحن، نوشتار و حتی سکوت بهموقع است. در این مقاله، به زبانی ساده با انواع ارتباط مؤثر آشنا میشویم، یاد میگیریم کِی از کدام نوع استفاده کنیم و چطور گفتوگوهایمان را واضحتر و نتیجهبخشتر کنیم.
ارتباط مؤثر فقط به حرف زدن خلاصه نمیشود. ما هر روز از روشهای مختلفی برای رساندن منظورمان استفاده میکنیم؛ گاهی با کلمات، گاهی با حرکات، و گاهی حتی بدون هیچ حرفی. در واقع، ارتباط موثر چند شکل اصلی دارد:
ارتباط کلامی یعنی انتقال پیام از طریق صحبت مستقیم با دیگران؛ چه در قالب گفتوگوی رودررو، چه تماس تلفنی یا ویدیوکال. این نوع ارتباط یکی از سریعترین و طبیعیترین روشها برای تبادل اطلاعات است.
در ارتباط کلامی، چند عامل نقش کلیدی دارند:
مثال: وقتی در جلسه کاری نظر مخالفی دارید، با لحنی آرام و جملههایی مثل «به نظرم میتونیم یه گزینه دیگه رو هم بررسی کنیم» این باعث میشود مخالفت شما مودبانه و حرفهای برداشت شود.
مثال: وقتی مدیر از شما میخواهد اضافهکاری بمانید اما شرایطش را ندارید، گفتن جملهای مثل
«امروز واقعاً امکانش برام نیست، اما فردا میتونم زودتر بیام و جبران کنم»
باعث میشود هم منظور منتقل شود و هم رابطه کاری آسیب نبیند.
گاهی بدن ما قبل از زبانمان حرف میزند. حالت چهره، تماس چشمی، طرز نشستن یا حتی فاصلهای که با دیگران حفظ میکنیم، همه بخشی از ارتباط غیرکلامیاند.
این نوع ارتباط اغلب ناآگاهانه اتفاق میافتد، اما اثرش بسیار قوی است.
نشانههای رایج در ارتباط غیرکلامی:
نکته: برای اینکه ارتباط غیرکلامی مؤثری داشته باشید، سعی کنید زبان بدن را با حرفهایتان هماهنگ کنید؛ لبخند واقعی، تماس چشمی طبیعی و حالت باز بدن، همه نشانهی صداقت هستند.
مثال: فرض کنید در جلسهای هستید و مدام به گوشی نگاه میکنید یا روی صندلی لم میدهید. حتی اگر حرفی نزنید، این رفتار پیام «بیعلاقگی» یا «بیاحترامی» منتقل میکند، در حالی که نشستن صاف، تماس چشمی و تکان دادن سر هنگام گوش دادن، حس توجه و احترام را نشان میدهد.
در دنیای امروز، بخش زیادی از ارتباط ما نوشتاری است: ایمیل، پیام در شبکههای اجتماعی، یادداشت، گزارش یا حتی کامنت زیر یک پست. ارتباط نوشتاری مؤثر یعنی بتوانید پیامتان را ساده، واضح و محترمانه روی کاغذ یا صفحه نمایش منتقل کنید.
ساختار منظم، جملههای کوتاه و پرهیز از ابهام، سه اصل طلایی در نوشتار هستند.
مثال: بهجای نوشتن «در صورت امکان بررسی کنید»، میتوان گفت «اگر وقت داشتی لطفاً تا فردا گزارش رو بررسی کن تا بتونیم مرحله بعد رو شروع کنیم.»
مثال نامناسب:
«لطفاً بررسی شود.»
مثال مناسب:
«لطفاً فایل پیوستشده را بررسی کنید و اگر موردی بود تا پایان امروز اطلاع دهید.»
گاهی تصویر بهتر از هزار کلمه حرف میزند. ارتباط دیداری یعنی استفاده از ابزارهایی مثل عکس، نمودار، ویدیو یا اسلاید برای انتقال بهتر اطلاعات.
مغز انسان تصاویر را سریعتر از متن پردازش میکند، برای همین توضیح تصویری همیشه مؤثرتر است، مخصوصاً وقتی موضوع پیچیده است.
مثال: در یک جلسه بازاریابی، بهجای گفتن آمار فروش، نمودار مقایسهای نشان دهید تا همه در چند ثانیه وضعیت را درک کنند.
مثال: اگر میخواهید روند پیشرفت یک پروژه را توضیح دهید، بهجای توضیح شفاهی طولانی، یک تایملاین یا نمودار پیشرفت نشان دهید تا مخاطب در چند ثانیه کل مسیر را متوجه شود.
این نوع ارتباط مدرن در بسیاری از تعاملات ما از طریق اینترنت و ابزارهای دیجیتال انجام میشود. پیام در واتساپ، ایمیل کاری، پلتفرمهای مدیریت پروژه یا شبکههای اجتماعی همه نمونههایی از ارتباط دیجیتال هستند. در این نوع ارتباط، چون گفتوگو همزمان نیست، باید پیام را طوری بنویسیم که بدون حضور ما هم کاملاً روشن و قابل درک باشد.
وضوح، خلاصهنویسی و رعایت احترام سه رکن اصلی آن هستند.
مثال: اگر در پلتفرم کاری پیام میگذارید، در ابتدای متن هدف را بنویسید:
«هدف: هماهنگی نهایی برای ارسال گزارش تا فردا ظهر.»
مثال: نوشتن پیام کوتاهی مثل «باشه» یا «اوکی» در محیط کاری ممکن است سرد یا بیتفاوت برداشت شود. اضافه کردن یک کلمه ساده مثل «ممنون، انجام میشه» یا «حتماً، پیگیری میکنم» لحن پیام را انسانیتر میکند.
شناخت انواع ارتباط مؤثر فقط نیمی از مسیر است؛ نیمهی مهمتر، انتخاب درست نوع ارتباط در زمان مناسب است.
در ادامه، موقعیتهای مختلف را با هم مرور میکنیم تا ببینیم در هر شرایط، چه نوع ارتباطی بهترین نتیجه را دارد:
اگر قرار است درباره موضوعی ظریف صحبت کنید (مثلاً اختلاف نظر با همکار، ارائه بازخورد منفی یا گفتوگو درباره یک اشتباه) بهتر است حضوری یا تلفنی حرف بزنید. در این شرایط، لحن صدا، حالت چهره و زبان بدن نقش مهمی دارند و باعث میشوند پیام شما صادقانهتر و قابلدرکتر منتقل شود.
مثال: اگر از رفتار همکارتان ناراحت هستید، گفتن حضوریِ «دوست دارم در مورد یه موضوع کاری با هم صحبت کنیم» بسیار مؤثرتر از فرستادن پیام متنی طولانی است که ممکن است سوءتفاهم ایجاد کند.
نوشتن همیشه راهی برای ثبت و یادآوری است. هر زمان که نیاز دارید تصمیم، گزارش یا دستورالعملی را ثبت کنید، از ارتباط نوشتاری استفاده کنید.
ایمیلها، پیامهای رسمی یا گزارشها نمونههای کلاسیک این نوع ارتباطاند.
مثال: اعلام تغییر قوانین شرکت، ابلاغ وظایف یا ثبت تصمیم جلسه باید حتماً بهصورت مکتوب (ایمیل یا نامه) انجام شود تا بعدها قابل استناد باشد.
گاهی لازم است فقط پیامی سریع بدهید؛ مثل تغییر زمان جلسه، یادآوری کاری یا هماهنگی ساده. در این مواقع، پیام در واتساپ، تلگرام یا ایمیل بهترین گزینه است.
ارتباط دیجیتال سریع، کمهزینه و بیدردسر است، اما باید مختصر، محترمانه و مستقیم باشد. اگر موضوع حساس یا ممکن است برداشتها متفاوت باشد، بهتر است سراغ گفتوگوی کلامی بروید تا از سوءتفاهم جلوگیری شود.
مثال: «جلسه امروز ساعت ۱۵ به ۱۶ منتقل شد. لطفاً تأیید کنید.»
پیامی کوتاه، واضح و بدون ابهام.
برای توضیح فرایندها، نمودارها یا آمار، تصویر بسیار مؤثرتر از کلمات است. ذهن انسان تصویر را سریعتر از متن پردازش میکند. به همین دلیل، در آموزش، ارائه یا جلسات تصمیمگیری از نمودار، ویدیو یا اسلاید استفاده کنید.
در موقعیتهایی که هدف فقط انتقال اطلاعات نیست، بلکه میخواهید اعتماد، همکاری یا صمیمیت بسازید، باید از هر دو نوع ارتباط استفاده کنید.
گوش دادن فعال، تماس چشمی، حالت باز بدن، لبخند و پرسشهای کوتاه، پیام شما را انسانیتر و قابلاعتمادتر میکند.
شناخت این خطاها، نیمی از مسیر ارتباط مؤثر است.
در نهایت، هیچ نوع ارتباطی بهتنهایی کامل نیست.
در دنیای واقعی، ما معمولاً از چند نوع ارتباط بهصورت همزمان استفاده میکنیم: وقتی در جلسهای صحبت میکنیم (کلامی)، از زبان بدن استفاده میکنیم (غیرکلامی)، یادداشت مینویسیم (نوشتاری) و نمودار نشان میدهیم (دیداری).
توانایی ترکیب درست این روشهاست که از یک گفتوگو ساده، یک ارتباط مؤثر و نتیجهبخش میسازد.
دینگ یکی از برترین ارائه دهندههای راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
ما را در شبکههای اجتماعی دنبال کنید
