احتمالا گیج‌کننده‌ترین بخش یک سازمان که با آن سروکار خواهید داشت، تیم HR یا همان بخش منابع انسانی در سازمان است. اگر بخش منابع انسانی یک شرکت وظیفه خود را به‌درستی انجام دهد، تاثیر بسیار زیادی در رشد یک سازمان و کارمندان آن خواهد داشت. به همین دلیل، در جایگاه یک کارفرما و کارمند، به‌خوبی باید با این بخش و نقش آن در سازمان آشنا باشید. در این مطلب قرار است با شما درباره تیم HR و اهمیت آن برای سازمان‌ها صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
بخش منابع انسانی در سازمان چیست؟
برای تیم HR در سازمان، می‌توان تعاریف بسیاری را ارائه داد؛ تعاریفی بلند‌بالا که شاید از حوصله بحث این مطلب، خارج باشد. اما به خلاصه‌ترین و ساده‌ترین بیان ممکن، می‌توانیم آن را به این شکل تعریف کنیم:
«دپارتمان منابع انسانی یا تیم منابع انسانی، بخش است که در هر ساختار سازمانی وجود دارد؛ این بخش، وظیفه مدیریت منابع انسانی سازمان را بر عهده دارد. منظور از منابع انسانی در این تعریف، کارکنان و کارمندان یک شرکت هستند هستند. وظایفی چون استخدام، معارفه، آموزش و حتی اخراج کارکنان، بر عهده همین بخش است.»
علاوه بر تمامی موارد ذکر شده به‌عنوان مهم‌ترین نقش تیم منابع انسانی در سازمان، می‌توانیم حفظ حقوق مادی و معنوی کارکنان را نیز در زمره دیگر وظایف این تیم قرار دهیم. با این تفاسیر، به‌خوبی پیداست که نقش این بخش در سازمان چقدر پررنگ است و تا چه اندازه می‌تواند بر امور جاری و روال‌های اداری هر سازمان تاثیر داشته باشد.
نقش تیم منابع انسانی در سازمان چیست؟
اگر از کارمندان درباره نقش تیم HR در سازمان سؤال کنید، در بهترین حالت به شما پاسخ خواهند داد که این بخش تنها برای اخراج کارکنان است یا اینکه به قانون‌شکنی‌های محیط کار رسیدگی می‌کند؛ البته شاید خیلی‌ها هم اصلاً پاسخی برای این سؤال نداشته باشند. اما حقیقت امر آن است که مهم‌ترین دلیل وجود تیم منابع انسانی در سازمان، حمایت از کارکنان است. در ادامه، کلیدی‌ترین وظایف تیم HR در سازمان را برای شما مطرح خواهیم کرد.
1. استخدام داوطلبان جدید
یکی از مهم‌ترین وظایف تیم منابع انسانی، استخدام کارکنان جدید و تنظیم قرارداد کارمندی است. برای این منظور، این تیم باید به‌خوبی از نیازهای سازمان آگاهی داشته باشد و بداند که سازمان، در هر کارمند به دنبال چه ویژگی‌هایی است. این روند، ظرافت‌ها و پیچیدگی‌های بسیاری دارد؛ تیم منابع انسانی باید جوانب زیادی را در نظر داشته باشد و موارد بسیاری را تجزیهوتحلیل کند.
برای مثال باید وضعیت بازار را بررسی کند و حتی بودجه سازمان را نیز در نظر داشته باشد. این مورد از نقش های تیم منابع انسانی در سازمان، حساس‌ترین نقش آن است؛ چه برای استخدام شرکت خصوصی و چه دولتی. دلیلش هم این است که امکان دارد با یک اشتباه کوچک و استخدام افراد اشتباه، بقای سازمان به خطر بیفتد و سازمان از رسیدن به اهدافش باز بماند.
2. نظارت بر روند پرداخت حقوق
از دیگر وظایف بخش منابع انسانی که آن را به بخش حسابداری نیز مرتبط می‌کند، نظارت بر روند امور پرداخت حقوق است. پرداخت دستمزد کارکنان چه در یک سازمان بزرگ و چه در یک کسبوکار خرد، همیشه دردسرساز است و اگر بادقت و مراقبت انجام نشود، ممکن است که حق بسیاری از افراد ضایع شود.
در برخی از موارد که میزان مالیات همان ابتدا از حقوق کارکنان کسر می‌شود، کار نظارت تیم HR نیز به دنبال آن، پیچیده‌تر خواهد شد. به‌علاوه، افزایش حقوق و مزایا، محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی و دیگر مواردی که در یک فیش حقوقی مشاهده خواهید کرد نیز، تماما زیر نظر همین بخش انجام خواهد گرفت.
3. اجرای امور انضباطی
این مورد از وظایف تیم منابع انسانی، شاید مهم‌ترین دلیل تنفر برخی از کارکنان نسبت به این بخش باشد. درست به‌اندازه وظایف دیگر، این مورد نیز بسیار حساس است و نوع انجام آن و نتایجی که به همراه خواهد داشت، می‌تواند بهصورت مستقیم بر کل سازمان تأثیر بگذارد. اگر اجرای امور انضباطی توسط بخش HR به‌درستی انجام شود، پیشرفت و موفقیت کارمندان و در نهایت رشد کل سازمان را در پی خواهد داشت.
از سوی دیگر، اگر بخش منابع انسانی هرگونه خطایی در این موضوع داشته باشد، نه‌تنها موجب ازدست‌رفتن کارکنان باارزش خواهد شد که حتی ممکن است به شهرت و اعتبار کل سازمان نیز ضربه بزند. بسیاری از مشکلاتی که به این تیم ارجاع داده می‌شوند، به‌راحتی و بدون نیاز به اخراج، قابل حل‌وفصل خواهند بود. تنها کافی است که اعضای تیم HR از تجربه و خلاقیت لازم برخوردار باشند.
4. بهروزرسانی سیاست‌های سازمان
برای حفظ بقای هر سازمان، باید سیاست‌های موجود را مرتب بهروزرسانی کرد. این مسئله از آن جهت حائز اهمیت است که هر سازمان باید همگام با وضعیت روز حرکت کند و عدم ایجاد تغییر در سیاست‌ها، ممکن است سازمان را از رقبایش عقب بیندازد.
یکی از مهم‌ترین وظایف تیم HR در سازمان این است که سیاست‌های فعلی را بازبینی کرده، نقوص و کمبود‌های موجود را برطرف و صد‌البته که آن‌ها را بهروزرسانی کند. این وظیفه باید حداقل سالانه و بهصورت مرتب انجام شود؛ اگرچه در برخی از موارد نیز ممکن است در شرایط استثنایی انجام این کار ضرورت پیدا کند.
5. حفظ و ضبط سوابق کارمندان
ضبط سوابق کارمندان و حفظ آن‌ها برای امور دیگر، از وظایف بخش منابع انسانی در سازمان است. این کار، توسط قانون اجباری شده و تحت هر شرایطی باید انجام شود. حفظ سوابق کارمندان، برای بررسی و تجزیهوتحلیل وضعیت هر سازمان بسیار ضروری است.
حفظ این اطلاعات، می‌تواند به رفع کمبود‌ها و ضعف‌های سازمان در هر بخش و انجام اقدامات لازم کمک می‌کند. منظور از سوابق کارمندان در این بخش، تمام اطلاعات مربوط به آن‌هاست؛ از ساعت و ورود و خروج و اطلاعات هویتی آنان گرفته، تا دستاوردها و مهارت‌هایی که در محیط کار از خود نشان داده‌اند.
6. بررسی نقاط قوت سازمان‌های دیگر
یکی دیگر از نقش های تیم HR که باز هم مستقیماً با بقای سازمان سروکار دارد، بررسی نقاط قوت سازمان‌های دیگر است. برای بقا در دنیای پررقابت کسبوکار، هر سازمان باید رقبایش را زیر نظر داشته باشد و طوری رفتار کند که از آن‌ها عقب نماند. از جمله کارهایی که برعهده بخش منابع انسانی است، بررسی سازمان‌های مشابه است.
HR در این بررسی باید ببیند که آن سازمان، چه منافع تازه‌ای را به کارکنان خودش ارائه می‌دهد. سپس باتوجه‌به بررسی‌های انجام‌شده، باید تغییرات تازه‌ای در سازمان خود ایجاد کند و بهترین و بااستعدادترین نیروهای انسانی را به خودش جذب کند. این روند در نهایت می‌تواند موفقیت کل سازمان را به همراه داشته باشد.
کلام آخر
وظایف تیم منابع انسانی، ممکن است برای بسیاری از کارمندان و حتی مدیران تازه‌کار، ناشناخته باشد. حال‌آنکه این بخش در هر سازمان، از جمله مهم‌ترین بخش‌هاست و ارتباط مستقیمی با بقا و پیشرفت سازمان خواهد داشت. در این مطلب مهم‌ترین نقش های تیم HR در سازمان را برای شما شرح دادیم و اهمیت آن برای رشد یک سازمان را بررسی کردیم. شناخت و درک این وظایف، علاوه بر سازمان، برای موفقیت و رشد کارمندان نیز ضروری خواهد بود. شما چه وظایف دیگری را برای تیم منابع انسانی می‌شناسید؟ آیا تابه‌حال با این بخش ارتباط داشته‌اید؟ تجربیات خود را با ما نیز در میان بگذارید.
کلمات کلیدی:
اخراج
استخدام
ساختار سازمانی
قرارداد کارمندی
استخدام شرکت خصوصی
محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.