ثبت تردد کارمندان در محل کار ضروری است، به ویژه اگر کارمندان با دستمزد ساعتی کار می‌کنند. جدای از پیگیری ساعات کار، سیستم‌های حضور و غیاب تأثیرات متعددی بر کارفرمایان و کارمندان دارند. اگر بخشی از مدیریت کسب‌و‌کار هستید یا درگیر مدیریت حقوق و دستمزد هستید، درک مزایا و معایب مرتبط با دستگاه‌های حضور و غیاب مهم است. در این مقاله، انواع مختلف سیستم‌های حضور و غیاب را که معمولاً در محیط‌های کاری یافت می‌شوند را بررسی می‌کنیم و در مورد مزایا و معایب آنها بحث می‌کنیم.
انواع سیستم‌های حضور و غیاب
انواع مختلفی از دستگاه‌های کنترل تردد وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
مکانیکی
ساعت مکانیکی که به نام ساعت کارت پانچ نیز شناخته می‌شود، ابتدایی‌ترین نوع دستگاه حضور و غیاب است. دستگاه دارای شکافی است که فرد کارت را در آن قرار می‌دهد. در ابتدا و دوباره در پایان شیفت کاری خود، افراد کارت خود را در دستگاه وارد می کند. در بسیاری از مدل‌ها، عمل قرار دادن کارت به طور خودکار باعث می‌شود که ساعت زمان درج را چاپ کند، اما برخی از مدل‌ها از کارمند می‌خواهند که یک اهرم را بکشد یا دکمه‌ای را فشار دهد تا مکانیزم را فعال کند.
دیجیتال
ساعت دیجیتالی از همان مفهوم مدل مکانیکی پیروی می‌کند، اما فناوری رایانه را در خود جای داده است. یک کارمند می‌تواند به روش‌های مختلفی تردد خود را ثبت کند، معمولاً با اسکن یا کشیدن نشان ID یا وارد کردن یک کد. یک ساعت دیجیتال حضور و غیاب هر اسکن را ثبت می‌کند و تاریخ و زمان را ذخیره می‌کند. این سیستم می‌تواند به طور خودکار کل ساعات را محاسبه کند.
بیومتریک
دستگاه کنترل تردد بیومتریک شکل پیچیده‌تری از ساعت دیجیتال است. به جای خواندن یک کارت یا پذیرش یک کد، یک ویژگی بیولوژیکی منحصر به فرد یک کارمند را اسکن می‌کند، مانند اثر انگشت، عنبیه یا شبکیه چشم یا صورت. به محض استخدام، یک کارمند در سیستم ثبت می‌شود، و پس از آن می‌تواند از آن نه تنها برای ورود یا خروج، بلکه برای دسترسی به ساختمان استفاده کند. سیستم بیومتریک می‌تواند از ورود یا خروج کارمندان برای سایر کارمندان جلوگیری کند.
مزایا و معایب استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب در محل کار
استفاده از دستگاه حضور و غیاب در محل کار می‌تواند هم مزایا و هم معایب احتمالی داشته باشد:
مزایای استفاده از دستگاه کنترل تردد در محل کار
چندین مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در محل کار برای کارفرمایان و کارمندان وجود دارد:
ردیابی زمان
هم برای کارفرمایان و هم برای کارمندان، مزیت اصلی استفاده از دستگاه کنترل تردد این است که زمان کار شده را ردیابی می‌کند. از طرف کارفرما، نیاز به نظارت بر ورود، خروج، دوره کار در بین و مدت زمان استراحت طولانی را از بین می‌برد. برای کارمندان، نیازی به پیگیری ساعات کاری و دستمزد خود نیست.
دقت در پرداخت
از آنجایی که دستگاه حضور و غیاب ساعات کار کارکنان را ردیابی می‌کند، هم کارفرمایان و هم کارمندان می‌توانند مطمئن باشند که حقوق دریافتی کارکنان نسبتاً دقیق است. انواع پیچیده‌تر دستگاه کنترل تردد، می‌توانند تضمین کنند که پرداخت‌های دستمزددقیق است. در این راستا استفاده از دستگاه کنترل تردد می‌تواند به ایجاد اعتماد بین مدیریت و کارکنان کمک کند.
حضور
دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به عنوان مدرک تردد عمل کند، زیرا هر ساعت ورود و خروج نشان‌دهنده روزی است که در آن یک کارمند در محل کار حضور داشته است. توجه به حضور و غیاب می‌تواند برای ارزیابی عملکرد یک کارمند مفید باشد، زیرا فردی که به طور قابل اعتماد در شیفت‌های خود ظاهر می‌شود، می‌تواند یک کارمند قابل اعتماد در نظر گرفته شود. علاوه بر این، در صورت وجود اختلاف در مورد حضور، هم مدیریت و هم کارمند می‌توانند برای رفع آن به دستگاه کنترل تردد مراجعه کنند.
مرزهای زمانی
دستگاه حضور و غیاب سیستمی از مرزهای مربوط به زمان کارمندان را ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، یک کارمند خاص ممکن است قبل از شروع شیفت خود در محل حاضر شود اما ممکن است آماده یا مایل به شروع سریع شیفت خود نباشد. این می‌تواند به اطمینان از برخورد منصفانه با کارمند و احترام به وقت شخصی آنها کمک کند.
معایب استفاده از دستگاه کنترل تردد در محل کار
همچنین برخی از چالش‌های مرتبط با استفاده از دستگاه حضور و غیاب در محل کار وجود دارد:
اعتماد
اگرچه دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند به تقویت اعتماد از نظر دقت دستمزد کمک کنند، اما به طور بالقوه می‌توانند مانعی بر سر راه اعتمادسازی در حفظ روابط حرفه‌ای باشند. این ممکن است به ویژه در مشاغل کوچک صادق باشد، جایی که نیروی کار و مدیریت نزدیک یکدیگر کار می‌کنند و یکدیگر را بیشتر می‌شناسند. در چنین تنظیماتی، دستگاه حضور و غیاب ممکن است سیستمی را نشان دهد که نه به اعتماد بین فردی بلکه به تأیید دستگاه وابسته است.
یک راه حل برای موارد فوق ممکن است ملایمت در مورد سیاست دستگاه حضور و غیاب باشد. نشان دادن فعالانه اعتماد مدیریت به کارکنان می‌تواند از تنش جلوگیری کند.
کارایی
داشتن یک سیستم حضور و غیاب می‌تواند عملکرد را به صورت غیر مستقیم تحت تاثیر قرار دهد. طبیعتاً دستگاه زمان را به عنوان مبنای دستمزد در اولویت قرار می‌دهد. انتظار می‌رود کارمندان از ساعت معین تا ساعت معینی در محل کار حضور داشته باشند. با این حال، لزوماً بهره‌وری را ارتقا نمی‌دهد، زیرا کارکنان بدون توجه به خروجی‌شان دستمزد از پیش تعیین‌شده‌ای دریافت می‌کنند.
در این صورت، ایجاد سیستمی که اولویت را از تردد به بازدهی تغییر دهد، مهم است. اجرای یک برنامه به رسمیت شناختن کارکنان را در نظر بگیرید که مشوق‌هایی را برای کار به خوبی انجام شده ارائه می‌دهد. به این ترتیب، کارکنان در طول شیفت کاری خود تلاش بیشتری می‌کنند و به خاطر ارزشی که ارائه می‌دهند احساس قدردانی می‌کنند.
عدم دقت
دستگاه حضور و غیاب می‌تواند ماشین پیچیده‌ای باشد، اما هنوز هم احتمال نقص و خوانش نادرست در مورد آنها وجود دارد. برای مثال، یک سیستم دیجیتال مستعد قطع برق یا شبکه و پذیرش نادرست اسکن است. در صورت بروز چنین اتفاقاتی، داشتن یک سیستم پشتیبان می‌تواند مفید باشد. ممکن است مدیران را آموزش دهید تا لاگ‌های چاپ شده را نگه دارند که حضور کارکنان در یک روز معین را تأیید می‌کند و تخمین تقریبی از ساعات کار ارائه می‌دهد. اگرچه چنین سیستمی کامل نیست، اما می‌تواند برای حل و فصل اختلافات در مورد تردد و نوبت کاری مفید باشد.
مقالات مرتبط: “نحوه انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کار”نحوه انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کار“
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.