رویکرد سنتی به برنامه ریزی شیفت کارمندان در طولانی مدت می‌تواند خسته کننده وآزاردهنده باشد. اما نرم افزارهای حضور و غیاب راه حل های کاربردی زیادی را هم برای شما و هم برای تیم‌تان ارائه می دهد، که در این مقاله قصد داریم آن را بررسی کنیم.
برنامه ریزی شیفت کاری چیست؟
برنامه ریزی شیفت کاری کارکنان برای حضور و غیاب، ساعت ورود و خروج و انجام کارشان در شرکت، شیف کاری کارمندان است.
چالش های برنامه ریزی شیفت
برنامه ریزی شیفت در ابتدا آسان به نظر می رسد، اما در واقعیت، هر صاحب کسب و کاری که شیفت‌های کاری کارمندان را برنامه ریزی می کند، می تواند به شما بگوید که برنامه ریزی نوبت کاری و حضور و غیاب کارمندان پر از چالش است. موانع موجود در برنامه ریزی نوبتی شامل موارد زیر است اما محدود به آنها نیست:
زمان
هنگام راه اندازی یک کسب و کار، زمان هم‌ارزش با پول است و برنامه ریزی شیفت و حضور و غیاب یک فرآیند زمان‌بر است. این تا حد زیادی به این دلیل است که شما باید اطمینان حاصل کنید که کارمندان کافی در یک زمان کار می کنند و هر کارمند تعداد ساعات کاری خود را پر می کند. دستیابی به هر دوی این اهداف نیاز به خلاقیت و زمان زیادی دارد.
نیازهای کارمند در مقابل کارفرما
برنامه‌ریزی حضور و غیاب و شیفت‌ها به گونه‌ای که کارمندان در زمان‌هایی کار کنند که هم با برنامه‌هایشان و هم نیازهای شما مطابقت داشته باشد، می‌تواند باعث تنش شود. اگر بهترین کارمند شما نمی تواند در شیفت شب کار کند، ممکن است لازم باشد سایر کارکنان را آموزش دهید یا کارمندان دیگری را با آن مهارت استخدام کنید.
خطاها
برخی از کارفرمایان، برنامه ریزی حضور و غیاب و شیفت را دستی انجام می‌دهند. برنامه ریزی دستی احتمال خطای انسانی را افزایش می دهد. این خطاها می توانند قابل توجه باشند و در کسب و کار شما اختلال ایجاد کنند.
هزینه های نیروی کار
برنامه ریزی حضور و غیاب و شیفت کاری هزینه های غیر قابل تفکیکی دارد. این هزینه‌ها نمی‌توانند به‌سرعت در زمان‌بندی دستی شیفت‌ها در نظر گرفته شوند، به‌خصوص که ممکن است به کارمندان مختلف با نرخ‌های متفاوتی دستمزد دهید.
انتخاب کارمند
در برنامه‌ریزی شیفت کارمندان به شیوه دستی شما دسترسی آنی به کارمندان ندارید و پرسیدن نظر یکایک کارمندان زمان‌بر می‌باشد. زمانی که بتوانید به راحتی نظرات کارمندان خود را قبل از نهایی کردن برنامه ها دریافت کنید، امکان تداخل و یا ناراضی بودن کارمندان از ساعات کاری خود به حداقل می‌رسد.
چگونه نرم افزار حضور و غیاب به برنامه ریزی شیفت کمک می‌کند؟
نرم افزار حضور و غیاب بسیاری از مشکلات برنامه ریزی دستی شیفت را حل می کند. مزایای استفاده از نرم افزار برای نیازهای برنامه ریزی شیفت شامل موارد زیر است:
برنامه ریزی شیفت کارآمدتر
نرم افزار حضور و غیاب کار شما را برای برنامه ریزی شیفت آسان می کند. همچنین می‌توانید از الگوهای برنامه برای ساده‌سازی برنامه‌ریزی شیفت خود استفاده کنید، یا می‌توانید به سادگی برنامه این هفته را برای هفته آینده کپی کنید.
اطلاعات در دسترس کارمندان
اگر شرکت شما تعداد زیادی کارمند یا شعبه دارد، ممکن است صلاحیت، در دسترس بودن، عناوین و محل کار تک تک کارکنان را ندانید. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، می توانید تمام این اطلاعات را برای هر کارمند تنها با چند کلیک مشاهده کنید.
برنامه ریزی آسان برای کارمندان
با توجه اطلاعات موجود کارمندان در نرم افزار حضور و غیاب، به آسانی بهترین کارمندان خود را در شلوغ ترین شیفت های خود انتخاب می‌کنید.
امکان تغییرات شیفت لحظه آخری
در برنامه ریزی شیفت، همیشه باید انتظار بهترین ها را داشته باشید، اما برای بدترین ها برنامه ریزی کنید. مثلاً شاید چندین کارمند مریض شوند. در این صورت، نرم افزار حضور و غیاب می تواند شما را نجات دهد. به‌راحتی می‌توانید ببینید با چه کسی می توانید تماس بگیرید تا نیمه‌وقت یا تمام شیفت کاری را پوشش دهد.
مشارکت بیشتر کارکنان
برنامه‌ریزی شیفت مبتنی بر نرم‌افزار حضور و غیاب به کارکنان این امکان را می‌دهد که برای شیفت‌ها پیشنهاد بدهند یا شیفت‌های تعیین‌شده را با سایر کارمندان عوض کنند. کارمندان شما همچنین می‌توانند از نرم‌افزار برای ثبت زمانی که در دسترس هستند استفاده کنند
بودجه بندی نیروی کار
وقتی با استفاده از یک پلتفرم کنترل تردد برای شیفت کاری برنامه ریزی می کنید، می توانید حداکثر مقدار پولی را که می خواهید برای حقوق کارکنان بپردازید، تعیین کنید. با استفاده از این ویژگی می توانید نیروی کار و میزان بودجه خود را به‌خوبی کنترل کنید.
ادغام
نرم افزار حضور و غیاب اغلب به طور یکپارچه با سیستم عامل های شما برای پرداخت حقوق و دستمزد و صورتحساب ادغام می شود. این ادغام به این معنی است که شما مجبور نیستید به صورت دستی ساعات کار کارمندان خود را به پلت فرم حقوق و دستمزد خود اضافه کنید.
گزارش و پیش بینی
شاید مهم‌ترین ویژگی برنامه‌ریزی شیفت در نرم‌افزار حضور و غیاب، علاوه بر زمان‌بندی، ویژگی‌های گزارش‌دهی و پیش‌بینی باشد که می‌تواند تعیین کند که برنامه شما چگونه بر فروش شما تأثیر می‌گذارد.
دسترسی آسان
اگر نیاز دارید شیفت کارمندان خود را در حالی که خارج از دفتر هستید تغییر دهید، می توانید به راحتی این کار را انجام دهید. زیرا اکثر نرم افزارهای حضور و غیاب مبتنی بر ابر هستند و یا از طریق تلفن‌های همراه قابل دسترسی هستند.
خطاهای کمتر
مهمتر از همه، نرم افزار حضور و غیاب تعداد اشتباهات پرهزینه برنامه ریزی نوبت کاری را که ممکن است مرتکب شوید به حداقل می رساند. در نرم افزار اگر شما برای یک کارمند در زمانی که در دسترس نیست شیفت کاری بگذارید، یا به طور تصادفی تعداد زیادی از کارمندان مشابه را در یک شیفت قرار دهید، خطا می‌دهد. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب دینگ ، نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کنید، بلکه کنترل بیشتری بر شیفت‌های کاری کارمندان خود دارید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.