نکات مهم سیستم حضور و غیاب بیومتریک که باید بدانید

زمانی استفاده از اثر انگشت یا اسکن صورت در محل کار برای مشاغل بسیار حساس یا پست های دولتی فوق سری بود. اما امروزه، سیستم حضور و غیاب بیومتریک به طور فزاینده‌ای در همه انواع کسب و کار رایج است. استفاده از دستگاه بیومتریک در سیستم‌های حضور و غیاب به افزایش جمع آوری داده‌های بیومتریک در محل کار کمک می‌کند. با این حال، با برجسته‌تر شدن سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک، نکات متعددی به وجود می‌آیند که در این مقاله به آنها می‌پردازیم.

آشنایی با سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک

ردیابی و حضور و غیاب کارکنان و زمان برای بسیاری از مشاغل بسیار مهم است. با ثبت دقیق سوابق، کارفرمایان می‌توانند به کارکنان برای مدتی که کار نکرده اند، حقوق پرداخت کنند.

برای اطمینان از دقت، بسیاری از کارفرمایان به راه‌حل‌های حضور و غیاب دیجیتالی روی آورده‌اند که از سیستم بیومتریک برای خودکار کردن فرآیند ردیابی زمان استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها اطلاعات دقیق و بی‌درنگ مربوط به زمان آمدن و رفتن کارمندان را ثبت می‌کنند و به‌طور خودکار این اطلاعات را به‌موقع برای روز پرداخت به سرویس حقوق و دستمزد منتقل می‌کنند.

چگونه سیستم های بیومتریک به کسب و کار شما کمک می‌کنند؟

سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک امکان دزدی زمان را برای کارمندان کاهش می‌دهند. از آنجایی که کارمندان باید هر روز به صورت دیجیتالی ورود و خروج بزنند، سردرگمی و اشتباهات از بین می‌رود. و کارمندان برای زمانی که کار نمی‌کنند حقوق دریافت نمی‌کنند.

سیستم‌های حضور و غیاب امروزی به کارمندان اجازه می‌دهند زمان خود را به روش‌های مختلف مدیریت کنند، از جمله از طریق رایانه، دستگاه‌های تلفن همراه، شماره‌های شناسایی شخصی (PIN)، و کارت‌ها. با این حال، این گزینه‌ها همچنان امکان تقلب را دارند، یعنی زمانی که یک کارمند برای همکار خود ورود و خروج ثبت می‌کند. طبق گزارشات جهانی 16 درصد از کارمندان این تقلب را انجام داده‌اند، که برای کسب و کارها هزینه زیادی دارد.

بهترین راه برای مبارزه با مشت زدن دوستان استفاده از ساعت های بیومتریک است. بسیاری از سیستم های حضور و غیاب در حال حاضر نوعی از بیومتریک را ارائه می دهند. ساعت‌های بیومتریک به کارمندان نیاز دارند که با استفاده از اثر انگشت، کف دست، صورت یا اسکن عنبیه به داخل و خارج شوند، بنابراین مشت زدن دوستان دیگر گزینه‌ای نیست.

قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک چقدر است؟

قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک بسته به مدل‌های آن بسیار متغیر است. و به یاد داشته باشید که قیمت‌ها احتمالاً شامل نصب و پشتیبانی متخصص نمی‌شود.

اگر یکی از بهترین سیستم‌های حضور و غیاب یومتریک را انتخاب کنید، احتمالاً علاوه بر هزینه‌های پشتیبانی، قیمت مشخصی را برای هر کاربر در ماه پرداخت خواهید کرد.

کدام کسب و کارها بیشتر از سیستم حضور و غیاب بیومتریک استفاده می‌کنند؟

عملا هر شرکتی با بودجه کافی و نیاز به دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک می‌تواند از آنها استفاده کند. به گفته یکی از تولیدکنندگان پیشرو دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک مبتنی بر اثر انگشت، شرکت‌های در صنایعی مانند خدمات غذایی، روغن و مهمان‌نوازی مشتریان دستگاه حضور و غیاب بیومتریک هستند.

نحوه رعایت قوانین دستگاه حضور غیاب بیومتریک در محل کار

برای اطمینان از رعایت قوانین حضور و غیاب بیومتریک، تعیین کنید که کدام قوانین برای کسب و کار شما اعمال می‌شود و این قوانین چه نیازهایی دارند. سپس، باید فهرستی از داده‌هایی را که جمع‌آوری، ذخیره یا استفاده می‌کنید، تهیه و بررسی کنید که آیا قابل اجرا، است یا خیر. همچنین باید بررسی کنید که اطلاعات چگونه جمع‌آوری می‌شود، چگونه ذخیره می‌شود و برای چه مدت، چگونه به اشتراک گذاشته می‌شود یا افشا می‌شود، و برای چه هدفی استفاده می‌شود.

کسب و کارهایی که از دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک استفاده می‌کنند باید مطمئن باشند که یک برنامه جامع انطباق دارند که تمام الزامات قانون قابل اجرا را برآورده می‌کند. به عنوان مثال، شاید خوب باشد که کارفرما قبل از استفاده از اطلاعات بیومتریک کارمندان، رضایت کتبی هر یک از کارکنان را دریافت کند.

اطلاعات بیومتریک کارمندان

کارفرمایان باید یک خط مشی جامع ایجاد کنند که توصیف کند اطلاعات چگونه جمع آوری می‌شود، برای چه چیزی استفاده می‌شود، چگونه ذخیره می‌شود و برای چه مدت و زمانی از بین می‌رود. شرکت‌هایی که از سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک استفاده می‌کنند باید اطمینان حاصل کنند که بیمه آنها ادعاهایی که می‌تواند تحت قوانین حفظ حریم خصوصی بیومتریک باشد را، پوشش می‌دهد. شرکت‌ها همچنین باید مطمئن شوند که هر شخص ثالثی که با آنها تعامل دارند و داده‌ها را به اشتراک می‌گذارند، مانند شرکت‌های حقوق و دستمزد، با قوانین قابل اجرا مطابقت دارند.

گزینه‌های در دسترس کارمندان برای حفظ حریم خصوصی داده‌های بیومتریک

تنها گزینه ای که کارمندان در مورد دستگاه حضور و غیاب بیومتریک دارند، امتناع از ارائه اثر انگشت یا اسکن صورت است. با این حال، این به خوبی می‌تواند منجر به از دست دادن کار شود. درواقع کارمندان باید قبل از اینکه کارفرما بتواند از اطلاعات بیومتریک کارمند استفاده کند، به صورت کتبی رضایت دهند و بنابراین، کارمند می‌تواند از ارائه چنین رضایتی خودداری کند. با این حال، کارفرمایان به طور بالقوه می‌توانند چنین رضایتی را شرط استخدام قرار دهند، به این معنی که کارمند قادر به ادامه کار نخواهد بود مگر اینکه چنین رضایتی ارائه شود.

آینده قوانین بیومتریک

اگرچه در حال حاضر قوانین مشخصی برای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک وجود ندارد، ام قوانین حفظ حریم خصوصی در سراسر دنیا گسترش خواهد یافت. او گفت که چندین ایالت قوانین معلق دارند که الگوبرداری از قوانین ایلینوی و تگزاس است. قوانین بیومتریک حریم خصوصی در حرکت رو به جلو قرار دارد. همه مصرف‌کنندگان، کارمندان و غیره نسبت به حفظ حریم خصوصی آگاه‌تر و نگران‌تر شده‌اند. و این احتمالاً باعث می‌شود که کارمندان بیشتر درباره اینکه داده‌های بیومتریکشان کجا می‌رود و چگونه استفاده می‌شود، فکر کنند.

مقالات مرتبط: “نحوه انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کار”

دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب

دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.