افرادی که در ساعات اداری 9 تا 5 کار می‌کنند، می‌دانند که در همه این ساعات بهره‌وری یکسانی ندارند. افت بهره‌وری اتفاقی عادی است. با این حال، همه‌گیری باعث تغییر فرهنگی شد زیرا بسیاری از کسبوکارها به سمت کار از خانه و مدل‌های شغلی انعطاف‌پذیر روی آوردند، و باعث شد ساعات کاری مرسوم کمتر عاملی در تعیین هدف و دستیابی در کسبوکارها باشد. آنچه پدیدار شده است درک جدیدتری از بهره وری است که یک روز کاری شخصی‌شده و انعطاف‌پذیر را می‌پذیرد و به آن احترام می‌گذارد.
همه ما در زمان‌های مختلفی پویاتر و پربازده هستیم. در این مقاله توضیح خواهیم داد که چگونه این زمان‌ها را شناسایی کنیم و از آن برای بهبود بهره‌وری و کیفیت کار استفاده کنیم.
چگونه با مدیریت شخصی زمان بهره‌وری را افزایش دهیم؟
افزایش بهره وری به معنای کار بیشتر نیست؛ این در مورد تعیین زمانی است که بیشترین بهره‌وری را دارید، کشف کنید که چه چیزی تمرکز شما را کاهش می‌دهد، و به طور فعال روز کاری خود را برای انجام کارهای بیشتر برنامه‌ریزی کنید.
1. درک کنید که کار بیشتر لزوما به بهره وری کمک نمی کند.
اغلب اوقات، زمانی که افراد در طول ساعات کاری معمول به اهداف بهره‌وری خود نمی‌رسند، شب ها و تعطیلات آخر هفته کار می‌کنند تا به اهداف خود برسند. این تمایل به ویژه در میان صاحبان مشاغلی که مشکل مدیریت استرس دارند، برای آنها خطرناک است.
با توجه به میانگین زمان تمرکز انسان، کمی بیش از هشت ثانیه و بیش از 50 دقیقه، کار بیش از حد می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد. در واقع، استراحت کلید بهره‌وری است: خیال پردازی، مدیتیشن و حتی چرت زدن می‌تواند بهره وری و عملکرد را بهبود بخشد.
2. به عادات روزانه خود توجه کنید
زیاد کار کردن راه حل بهبود بهره‌وری نیست، بلکه باید از الگوهای تمرکز شخصی خود بهره ببرید. چرخه تمرکز هر کس متفاوت است. برای به حداکثر رساندن بهره وری خود، باید ریتم ذهن خود را درک کنید. روش‌های زیر را برای کشف اینکه چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید در نظر بگیرید:
- برای یافتن پربازده‌ترین زمان‌ها و الگوهای کاری خود، به عادات روزانه، انرژی و سطح تمرکز خود توجه زیادی داشته باشید.
- تعیین کنید چه زمانی احساس می‌کنید از مسیر خود دور شده‌اید. به عنوان مثال، اگر صبحانه یا پیاده روی صبحگاهی خود را حذف کنید، بهره وری شما تحت تأثیر قرار می گیرد؟
- از همکاران بپرسید چ زمانی که مشاهده می‌کنند شما در اوج انرژی و تمرکز خود هستید.
- برای شناسایی چرخه تمرکز خود یک دفترچه داشته باشید. این به شما کمک می‌کند اوج و فرود بهره‌وری خود را شناسایی کنید. شما شروع به شناسایی الگوهایی خواهید کرد که نشان می دهد چه زمانی بیشترین و کمترین بهره وری را دارید.
3. تعیین کنید چه چیزی وقت شما را تلف می‌کند
بعد، مشخص کنید چه چیزی شما را از انجام کارتان باز می‌دارد. افراد سازنده اغلب می‌گویند راز آنها مدیریت عالی زمان است، اما همه به طور طبیعی در آن خوب نیستند.
از خود بپرسید که آیا موانع مدیریت زمان زیر بر شما تأثیر می‌گذارد:
-آیا اولویت‌ها را تعیین می کنید؟ عدم تعیین اولویت‌ها می‌تواند بهره‌وری شما را کاهش دهد. بدون انجام کار حیاتی، از پروژه‌ای به پروژه دیگر می‌روید. صبح یا شب قبل از روز کاری خود را به اولویت‌بندی وظایف و پروژه‌های خود اختصاص دهید. زمانی که بیشترین بازدهی را دارید به مهمترین وظایف خود بپردازید.
-آیا شما توسط عوامل حواس پرت کن احاطه شده اید؟ حواس پرتی می‌تواند بهره‌وری در محل کار را از بین ببرد. آیا شما در یک دفتر پر سر و صدا کار می‌کنید؟ آیا تمایل به گشت و گذار در اینترنت دارید یا درگیر شایعات اداری می‌شوید؟ آیا جلسات تمرکز شما را از بین می‌برد؟ عواملی را که به بهره‌وری شما آسیب می‌زند فهرست کنید و برنامه‌ای برای به حداقل رساندن آنها ایجاد کنید.
-آیا تلاشی که برای یک کار انجام می‌دهد را دست کم می‌گیرید؟ درک نکردن محدوده یک کار می‌تواند منجر به آماده سازی ناکافی و مشکلات پروژه شود. برای ارزیابی دامنه پروژه، برنامه‌ریزی و منابع مناسب را به آن اختصاص دهید و نقاط عطف بهره‌وری را برای ادامه مسیر تعیین کنید.
-آیا تعلل می‌کنید؟ اولین قدم برای غلبه بر اهمال کاری، درک این است که چگونه بر شما تأثیر می‌گذارد. آیا پروژه‌ها و وظایف خود را به تعویق می‌اندازید و از موقعیت‌های خاص اجتناب می‌کنید؟ آیا کارها را در لحظه آخر انجام می‌دهید؟ سعی کنید از برنامه‌هایی برای بهره‌وری استفاده کنید که می‌توانند به شما کمک کنند متمرکز شوید.
-آیا چند کار را با هم انجام می‌دهید؟ چندوظیفه‌ای بودن اغلب برای حرفه‌ای‌های پرمشغله ضروری است، اما چندوظیفگی بیش از حد به معنای عدم توجه کافی به یک کار است. به پروژه‌های خود تمرکزی که شایسته آن است بدهید.
چگونه پربازده‌ترین زمان کار خود را به حداکثر برسانید
هنگامی که فهمیدید چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید و چه چیزی باعث کاهش بهره وری شما می‌شود، می‌توانید برنامه‌ریزی خود را برای به حداکثر رساندن اثربخشی خود شروع کنید.
برنامه‌ریزی مناسب روز کاری با تعیین اولویت‌ها همراه است. اگر روز کاری خود را بدون برنامه شروع کنید، در معرض خطر گذراندن بی‌هدف از کارها و پروژه‌ها بدون تأثیر واقعی قرار می‌گیرید.
این نکات برنامه ریزی برای روز کاری را امتحان کنید:
پربارترین زمان خود را با دقت برنامه‌ریزی کنید.
روز کاری خود را با پروژه‌های با اولویت خود که برای زمان با بهره‌وری حداکثری در نظر گرفته شده است، برنامه‌ریزی کنید.
برای کارهای ضروری اما وقت گیر برنامه ریزی کنید.
کارهایی مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها و شرکت در جلسات، بخش‌هایی زمان‌بر و در عین حال اجتناب‌ناپذیر روزهای کاری هستند. به حداقل رساندن اتلاف زمان در اوج ساعات بهره‌وری مرتبط با این وظایف بسیار مهم است. به عنوان مثال، یک زمان تعریف شده برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها تنظیم کنید و جدول‌های زمانی و برنامه‌های جلسات سخت‌گیرانه را ایجاد کنید و به آنها پایبند باشید.
وظایف را با توجه به سطح انرژی خود برنامه‌ریزی کنید
از اوج سطح بهره‌وری خود استفاده کنید و توجه داشته باشید که چه زمانی احتمالاً بی‌انگیزه هستید.
یک برنامه منعطف را در نظر بگیرید.
بسیاری از کارفرمایان آماده هستند تا برنامه‌های کاری از راه دور و انعطاف‌پذیر را برای کارمندان خود در نظر بگیرند. کار از راه دور می‌تواند بهره‌وری را برای بسیاری از افراد افزایش دهد و گزینه کار انعطاف‌پذیر می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا استعدادهای برتر را جذب و حفظ کنند. اگر احساس می‌کنید انعطاف‌پذیری بیشتر در برنامه می‌تواند بهره وری شما را افزایش دهد، گزینه‌های خود را با مدیریت در میان بگذارید.
برای استراحت و سلامتی خود برنامه‌ریزی کنید.
هنگام برنامه‌ریزی برنامه روزانه کاری خود، سلامت و تندرستی خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، برای اطمینان از اینکه در بهترین حالت خود هستید، ورزش، استراحت و وعده‌های غذایی سالم را برنامه‌ریزی کنید تا میزان بهره‌وری خود را حفظ کنید.
بازنگری در بهره‌وری
درک زمان اوج بهره وری شما می‌تواند به شما انرژی دهد، شغل شما را در مسیر درست نگه دارد و رضایت کلی شما را افزایش دهد. اگر یک مدیر هستید، کمک به اعضای تیم خود برای به حداکثر رساندن اثربخشی می‌تواند برای کل سازمان مفید باشد و روحیه کارمندان را افزایش دهد.
همچنین دراین‌باره می‌توانید مقاله ““10 عامل تاثیرگذار بر روی بهره‌وری در محیط کار”عامل تاثیرگذار بر بهره‌وری در محیط کار” را مطالعه کنید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.