تایم‌شیت یا برنامه زمان‌بندی در کسبوکار چیست؟
به اشتراک گذاشتن مقاله
اگر در کسبوکار خود کارمندان ساعتی استخدام می کنید، یا هر ساعت از مشتریان صورتحساب می گیرید، به تایم‌شیت نیاز دارید. تایم‌شیت عملیات را ساده می کند و هزینه ها را کاهش می دهد. در این مقاله می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که تایم‌شیت چیست و بهترین شیوه استفاده از آن کدام است.
تایم‌شیت چیست؟
تایم‌شیت یا برگه زمانی سندی است که نشان می دهد کارکنان شما چند ساعت کار کرده اند، چه در محل‌کار چه از راه دور. برگه های زمانی شما نقش کلیدی در مدیریت صحیح حضور و غیاب کارکنان در کسبوکار دارد. همچنین می‌توانید از آن‌ها برای محاسبه میزان پرداختی به کارکنان ساعتی خود برای یک دوره پرداخت خاص استفاده کنید.
یک برگه زمانی همچنین می‌تواند تعداد ساعاتی را که برخی یا همه کارمندان شما روی یک پروژه خاص صرف کرده‌اند را نشان دهد. اگر به جای کارمزد ثابت، هر ساعت مشتری خود را شارژ کنید، می توانید با دقت بیشتری تعیین کنید که چقدر باید صورتحساب به او بدهید و اسناد پشتیبان کافی داشته باشید. تایم‌شیت همچنین برای تعیین مدت زمان انجام فرآیندهای خاص در کسبوکار مفید است. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که یک کارمند مربوط به یک پروژه خاص زمان نامتناسبی را صرف کرده است، می‌توانید نحوه انجام سریع‌تر این کار را در آینده تعیین کنید.
تایم شیت چگونه کار می کند؟
تایم‌شیت‌ها نسبتاً ساده هستند. در اینجا اصول اولیه آن را بررسی کرده‌ایم:
1. انتخاب بین تایم‌شیت دیجیتال و کاغذی
بسته به زیرساخت کسبوکار شما و نحوه پرداخت حقوق کارکنان خود، برگه های زمانی دیجیتال یا کاغذی ممکن است با نیازهای شما مطابقت بیشتری داشته باشد. انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب، ادغام داده‌های حضور و غیاب شما را با نرم‌افزار پردازش حقوق و دستمزد آسان‌تر می‌کند. آن‌ها همچنین ذخیره سازی داده ها را بسیار آسان تر می کنند و احتمال از دست دادن داده ها یا خطای انسانی را کاهش می دهند. با این حال، تایم‌شیت کاغذی همچنان محبوب است، زیرا ساده و ارزان هستند. بنابراین، اگر به کم هزینه ترین راه حل ممکن نیاز دارید، نوع کاغذی را انتخاب کنید.
2. تصمیم بگیرید که کارمندان هر چند وقت یکبار باید تایم‌شیت خود را ثبت کنند
همانطور که چندین نوع حقوق و دستمزد وجود دارد، همچنین تعداد زیادی راه برای پر کردن و ارسال برگه های زمانی وجود دارد. این موارد شامل موارد زیر است:
- برگه های زمانی روزانه
- برگه های زمانی هفتگی
- برگه‌های زمانی دوهفته‌ای
- برگه های زمانی ماهانه
- برگه های زمانی دوماهانه
مهم نیست که کدام را انتخاب می کنید، کارمندان کسبوکار شما همچنان باید برای تمام شیفت های خود ساعت ورود و خروج داشته باشند. این کار دو فایده دارد:
وقتی زمان اجرای لیست حقوق و دستمزد فرا رسیده است، نمی توانید تعداد ساعات کار یک کارمند را تخمین بزنید.
ثبت ساعت ورود و خروج، مسئولیت پذیری کارکنان را تضمین می کند. اگر کارمندان مجبور باشند ساعات کاری را در هر روز کاری ثبت کنند، تقلب زمانی برای کارمندان بسیار دشوارتر است.
3. از کارمندان خود بخواهید حضور منظم داشته‌باشند
در هر شیفت کاری در کسبوکار، کارمندان شما باید ساعت کاری خود را پر کنند. کارمندان شما باید در شروع و پایان استراحت و غذا ساعت ورود و خروج داشته باشند و روزهای تعطیل خود را مشخص کنند. کارکنان تنها مسئولیت ورود و خروج را بر عهده دارند. به این ترتیب، آن‌ها مسئول گزارش دقیق ساعات کاری خود و پاسخ دادن به سوالات در این مورد هستند.
4. در صورت امکان، از کارکنان خود بخواهید زمان خود را بر اساس پروژه تنظیم کنند
اگرچه برگه های زمانی برای کارمندان ساعتی است، کارمندان تمام وقت نیز ممکن است نیاز به استفاده از آن‌ها داشته باشند. اگر به صورت ساعتی از مشتریان صورتحساب می‌گیرید، برگه‌های زمانی مخصوصاً برای افرادی که تمام وقت هستند، مهم هستند. در این مورد، کارکنان تمام وقت در کسبوکار شما باید مشخص کنند که چه زمانی کار کرده اند، روی چه پروژه هایی و برای چه مشتریانی کار کرده اند. با استفاده از این اطلاعات، می توانید به طور دقیق صورتحساب مشتریان خود را انجام دهید و به سوالات صورت حساب مشتریان پاسخ دهید.
5. تایم‌شیت‌های کارمندان خود را تأیید کنید
شما باید برگه های زمان کارمندان کسبوکار خود را پس از آخرین نوبت کاری در طول دوره جمع آوری کنید. سپس باید این برگه های زمانی را برای حقوق و دستمزد تأیید کنید. اگر در مورد برگه زمانی کارمند سوالی دارید، می توانید در مورد ساعات مورد نظر از کارمندان بپرسید.
مزایای تایم‌شیت
مزایای کلیدی آن شامل موارد زیر است:
- برگه‌های زمانی پردازش حقوق و دستمزد را آسان‌تر می‌کنند
- برگه‌های زمانی شفاف را تشویق می‌کنند
- برگه‌های زمانی صورتحساب مشتری را تسهیل می‌کنند
- برگه‌های زمانی کارایی محل کار را تقویت می‌کنند
- برگه‌های زمانی مدیریت بهتر پروژه را تشویق می‌کنند
الگوهای تایم‌شیت
هنگام پیاده‌سازی تایم‌شیت برای کسبوکار خود، اگر از یک الگو شروع کنید، احتمالاً بهترین نتایج را خواهید گرفت. الگوهای آماده تایم‌شیت در اینترنت موجود هستند و می‌توانید به‌راحتی دانلود کنید. در این تایم‌شیت‌ها، ساعت شروع کار کارمند، زمان پایان و استراحت ناهار را برای هر تاریخ کار مشخص شده‌است.
مدیریت و کنترل زمان به ساده ترین راه ممکن
به‌وسیله سیستم های حضور و غیاب، شما به طور خودکار داده های مورد نیاز برای تایم‌شیت کسبوکار را ضبط می کنید. علاوه بر این، شما همچنین آن‌ها را به صورت خودکار ایجاد می کنید. با این حال، حتی ردیابی و کار با تایم‌شیت کاغذی آسان است، اگرچه به اندازه نرم‌افزار کارآمد نیست. به ماهیت تایم‌شیت‌ها توجه کنید، آن‌ها از ساده‌ترین منابع تجاری هستند و اکنون دقیقاً می‌دانید که چگونه از آن‌ها استفاده کنید.
در زمینه مدیریت کسبوکار همچنین می‌توانید مقاله “نحوه مدیریت اسناد‌و‌مدارک در کسبوکار“ را مطالعه کنید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.