نحوه مدیریت اسناد و مدارک در کسب و کار
به اشتراک گذاشتن مقاله
اگر در کسب و کار خود زمان و انرژی زیادی را صرف مدیریت اسناد می کنید، می توانید از نرم افزارهای مدیریت اسناد استفاده کنید. این نرم افزارها به شما این امکان را می دهند تا نیازهای اداری روزانه خود را به صورت خودکار کنید. در این مقاله همه چیزهایی که باید در مورد نرم افزار مدیریت اسناد قابل تنظیم بدانید آورده شده است.
مدیریت اسناد منبع باز چیست؟
نرم افزار مدیریت اسناد، سیستمی برای ذخیره اطلاعات ضروری در کسب و کار شما است. نسخه‌های چاپی قدیمی اسناد را می‌توان اسکن کرد و سپس مستقیماً در سیستم مدیریت اسناد بارگذاری کرد، جایی که به شکل دیجیتالی ایمن باقی می‌مانند. بسیاری از سیستم ها به شما اجازه می دهند متا دیتا و برچسب ها را برای سازماندهی فایل ها وارد کنید. ابزارهای دیگر ممکن است شامل قابلیت جستجو باشند تا اعضای تیم شما زمان کمتری را برای ردیابی اسناد خاص صرف کنند. یک سیستم مدیریت اسناد که دسترسی تلفن همراه را فراهم می کند، راحتی بیشتری را برای کسب و کار شما ایجاد می کند.
آیا مدیریت اسناد منبع باز مناسب کسب و کار شما است؟
نرم‌افزار مدیریت اسناد منبع باز کسب و کارها را قادر می‌سازد به فایل‌های ضروری دسترسی داشته باشند، نظارت کنند و به اشتراک بگذارند. هنگامی که از یک سیستم منبع باز استفاده می کنید، شرکت شما مسئول سفارشی کردن راه حل برای کاربران خود است. برخی از کسب‌وکارها می‌خواهند از نرم‌افزار منبع باز به‌عنوان یک راه‌حل برای آزمایش اینکه آیا آن نوع سیستم نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند، قبل از پرداخت هزینه برنامه مشابه استفاده کنند. برای سایر مشاغل، نرم افزار منبع باز خود ممکن است هدف نهایی باشد.
بسیاری از محصولات منبع باز دارای ویژگی های اضافی مانند فضای ذخیره سازی در سطح سازمانی یا راه حل های میزبانی شده هستند. سیستم های انحصاری ممکن است از نظر مالی برای کسب و کارهای کوچک کشش داشته باشد. برای بسیاری از کسب و کارها، بهتر است که ابتدا نرم‌افزار منبع باز را امتحان کنند، سپس در زمان مناسب آن را ارتقا دهند.
مدیریت اسناد منبع باز ممکن است انتخاب مناسبی برای یک کسب و کار باشد که می خواهد راه حل خود را بسازد. هنگامی که نرم افزار تحت یک مجوز منبع باز ایجاد می شود، معمولاً برای استفاده، تغییر و توزیع مجدد رایگان است. اگر به صورت فعال پشتیبانی شود، نرم‌افزار منبع باز از ورودی و اصلاحات منظم بهره می‌برد که محصول را در طول زمان بهبود می‌بخشد.
مزایای نرم افزار مدیریت اسناد منبع باز
این ها برخی از مزایای متعدد نرم افزار مدیریت اسناد منبع باز هستند:
انعطاف پذیری بیشتر
مزیت اصلی نرم افزار منبع باز انعطاف پذیری آن است. فرض اصلی نرم افزار منبع باز این است که می توان آن را برای نیازهای کاربران سفارشی کرد، بنابراین یک کسب و کار برای ایجاد راه حل های خو، ممکن است نرم افزار منبع باز را بهترین مسیر بداند.
اتوماسیون گردش کار
یکی دیگر از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در کسب و کار این است که می توانید بسیاری از فرآیندهای دستی را با قوانین اتوماسیون ساده جایگزین کنید. به عنوان مثال، سیستم های مدیریت اسناد می توانند اطلاعات را پردازش کنند، اسناد را سازماندهی کنند و درخواست های امضای الکترونیکی را بدون دخالت انسانی ارسال کنند.
نیاز کمتری به ذخیره سازی فیزیکی
ذخیره و سازماندهی اسناد کاغذی می تواند به فضا، زمان و انرژی زیادی نیاز داشته باشد. با نرم افزار مدیریت اسناد می توانید فضا و هزینه برای ذخیره فیزیکی اسناد در کسب و کار خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.
امنیت و بازیابی بهتر
ذخیره کپی های فیزیکی تمام اسناد حساس کسب و کار ممکن است به عنوان یک گزینه امن به نظر برسد، اما نرم افزار مدیریت اسناد در واقع می تواند حریم خصوصی داده های شما را افزایش دهد. با استفاده از این نرم افزار، می توانید کنترل کنید که چه کسی به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشد و سوابق افرادی که در یک زمان خاص به داده های خاص دسترسی داشته اند را نگه دارید. علاوه بر این، مدیریت اسناد دیجیتال به شما امکان می دهد در صورت بروز مشکل، تمام اسناد خود را فهرست، بایگانی و بازیابی کنید، که نمی توانید به راحتی با کپی های فیزیکی انجام دهید.
اشکالات احتمالی راه حل های منبع باز
به این دلایل، یک راه حل مدیریت اسناد منبع باز ممکن است انتخاب مناسبی برای هر کسب و کاری نباشد:
نرم افزار اختصاصی ممکن است راه حل سریع تر و ارزان تری باشد
برخی ویژگی‌ها ممکن است سریع‌تر باشند، اما هزینه ها و زمان انجام کار نرم افزار در داخل و نحوه ظاهر راه حل ذخیره سازی را در نظر بگیرید. نرم افزار مدیریت اسناد را می توان به عنوان یک سیستم داخلی یا مبتنی بر ابر ایجاد کرد. با گزینه در محل (خود میزبانی)، کسب و کار شما تحت کنترل است و برای دسترسی به یک ارائه دهنده ابر خارجی متکی نیست.
نرم افزار منبع باز همیشه خطرات امنیتی دارد
اشکال بالقوه اصلی استفاده از یک سیستم منبع باز در کسب و کار، خطر امنیتی است. امنیت بسیار مهم است و نرم افزار منبع باز ممکن است قوی ترین قابلیت ها را نداشته باشد. با توجه به اینکه امنیت یک نگرانی اصلی برای بسیاری از صنایع است، سازمان ها باید در نظر داشته باشند که اکثر سیستم های مدیریت اسناد منبع باز اسناد را رمزگذاری نمی کنند.
ممکن است دریافت برخی از گواهینامه ها دشوارتر باشد.
یک عامل کلیدی که باید در نظر گرفته شود، استفاده از اصول گواهینامه ISO است. سازمان بین المللی استاندارد (ISO) استانداردهایی را منتشر می کند که به عنوان یک معیار جهانی برای رویه های تجاری عمل می کند. اگرچه ممکن است صدور گواهینامه برای کسب و کار شما ضروری نباشد، با توجه به زمان و هزینه های لازم برای دستیابی به چنین تعیینی، مجموعه ای خاص از استانداردها و رویه ها برای ایجاد رابط کاربری، قابلیت های اشتراک گذاری و امنیت یک سیستم مدیریت اسناد ضروری است.
آیا مدیریت اسناد منبع باز برای شما مناسب است؟
یک سیستم مدیریت اسناد منبع باز می تواند به شرکت شما کمک کند تا اطلاعات مهم خود را برای همه اعضای تیم در دسترس و سازماندهی کند. این کار ضمن بهبود گردش کار، احتمال خطای انسانی را از بین می‌برد و به اعضای تیم منتخب اجازه می‌دهد در هر زمان از هر مکان به اسناد دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، مدیریت اسناد منبع باز از داده های حساس در برابر نقض احتمالی محافظت می کند. اگر به فکر کار با یک سیستم مدیریت اسناد منبع باز هستید، نیازهای خاص مدیریت اسناد کسب و کار خود را در نظر بگیرید و گزینه های مختلف را بسنجید.
همچنین درباره مدیریت کسب و کار می توانید مقاله “کاربرد درخت تصمیم گیری در کسب و کار“ را مطالعه کنید.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.