نکاتی برای مدیریت و بهبود حضور و غیاب کارمندان
به اشتراک گذاشتن مقاله
حضور در محل کار می‌تواند تأثیرات گسترده‌ای داشته باشد. برای به حداقل رساندن غیبت و تشویق تعادل بین کار و زندگی، مهم است که یک خط مشی حضور و غیاب داشته باشید که به کارکنان نشان دهد که چه چیزی در مورد مرخصی قابل قبول است و چه چیزی قابل قبول نیست. اگر در حال تدوین خط مشی حضور و غیاب برای کسب و کار خود هستید، نکات موجود در این مقاله می‌تواند به شما کمک کند تا آن را مؤثرتر کنید.
حضور در محل کار چه تاثیری دارد؟
حضور در محل کار بسیار مهم است. وقتی کارمندان در محل حاضر هستند و به موقع سر کار می‌آیند، کمک می‌کنند همه چیز به خوبی کار کند. در اینجا برخی از اثرات بالقوه حضور ضعیف کارمنداان آورده شده است:
- تضعیف روحیه کارکنان
- ممکن است مجبور شوید برای یک کارمند جایگزین پول بپردازید، یا سایر کارمندان مجبور باشند اضافه کاری کنند.
- بهره‌وری پایین می‌تواند پیشرفت پروژه‌ها را با مشکل روبرو کند.
- فرآیندهای کاری و تعامل با مشتری زمانی که افراد مختلف آنها را مدیریت می‌کنند ناسازگار هستند. این می تواند اشتباهات را افزایش دهد و به تجربه مشتری آسیب برساند.
اطمینان حاصل کنید که خط مشی حضور و غیاب شما برای همه کارکنان منصفانه است و به وضوح تعاریف و روش‌های ردیابی و مستندسازی تردد را مشخص می‌کند.
پیگیری حضور و غیاب در محل کار
داشتن یک سیستم ردیابی حضور و غیاب قابل اعتماد به شما کمک می‌کند تا حضور و غیاب کارکنان را نظارت کنید. برخی از سیستم‌ها به دلیل اتوماسیون راحت‌تر از سایرین هستند. این گزینه های ردیابی را در نظر بگیرید:
ردیابی دستی
اگر شرکت کوچکی دارید، ممکن است حضور و غیاب را به صورت دستی انجام دهید. یک نفر حضور و غیاب را مدیریت می‌کند و زمانی که افراد حضور ندارند، آنها را به عنوان غایب علامت گذاری می‌کند. این ابتدایی ترین گزینه است، اما می‌تواند زمان بر باشد. همچنین برای کارمندان آسان است که دیر حاضر شوند یا اگر کسی آنها را زیر نظر نداشته باشد زودتر بروند.
جدول زمانی
یکی دیگر از گزینه‌های دستی حضور‌و‌غیاب این است که کارکنان برگه‌های زمانی را پر کنند، چه فیزیکی و چه آنلاین. کارمندان می‌توانند زمان را در پروژه‌های مختلف ردیابی کنند، اگر بخواهید نحوه استفاده از زمان خود را توضیح دهید. این گزینه برای کارمندان و بخش حقوق و دستمزد وقت گیر است و دروغ گفتن در مورد زمان کار برای کارمندان آسان است.
کارت‌های کلیدی
به جای کارت‌های پانچ سنتی، بسیاری از مشاغل از سیستم کارت کلید استفاده می‌کنند. کارمندان به سادگی کارت‌های خود را اسکن می‌کنند. برای کارمندان سریع و آسان است و سیستم به طور خودکار حضور و غیاب را برای شما ردیابی می‌کند. با این حال، برای یک کارمند آسان است که کارت کلید خود را به کارمند دیگری بدهد.
نرم افزار ردیابی زمان
نرم افزارهای حضور و غیاب می‌توانند کارمندان شما را ردیابی کنند و نحوه استفاده آنها از زمان خود را نظارت کنند. بسیاری از برنامه‌ها دارای ویژگی‌های مختلفی هستند که می‌توانید از آنها استفاده کنید، مانند سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ.
بیومتریک
این سیستم ردیابی تردد به اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن چشم یا داده‌های مشابه برای ورود و خروج نیاز دارد. این یک راه سریع برای کارمندان برای ورود و خروج است.
مسائل رایج حضور و غیاب در محل کار
وقتی به مشکلات حضور و غیاب کارمندان فکر می‌کنید، ممکن است فقط به روزهای از دست رفته نگاه کنید. با این حال، سایر مسائل مربوط به عملکرد نیز می‌تواند در محل کار مورد توجه قرار گیرد. در اینجا چند نمونه از مشکلات تردد در محل کار آورده شده است:
- دیر حاضر شدن
- زودتر رفتن
- غیبت‌های لحظه آخری
- وقفه‌های بیش از حد
- بیماری‌های مکرر
همه این مسائل بر گردش کار تأثیر می‌گذارد و بهره‌وری را کاهش می‌دهد که در نهایت برای شرکت شما هزینه به همراه دارد.
راه‌هایی برای بهبود حضور و غیاب کارکنان
بهبود تردد کارکنان می‌تواند بهره‌وری و روحیه را افزایش دهد. حتی اگر مشکلی در این زمینه ندارید، تلاش برای بهبود حضور و غیاب همیشه ایده خوبی است. در اینجا چند نکته وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند:
خط مشی حضور و غیاب ایجاد کنید
داشتن یک خط مشی مکتوب حضور و غیاب، انتظارات را مشخص می‌کند. هر گونه سردرگمی در مورد نوع مرخصی، عواقب عدم حضور خوب و نحوه درخواست مرخصی را از بین می‌برد. اگر خط مشی حضور و غیاب دارید، آن را مجددا بررسی کنید تا مطمئن شوید دقیق است.
انعطاف پذیری ارائه دهید
مسائل حضور و غیاب فقط به از دست دادن یک روز کاری کامل مربوط نمی‌شود. تأخیر یا صرف ناهار طولانی نیز می‌تواند تحت تأثیر مشکلات تردد قرار گیرد. اگر کارفرمایان در مورد ساعات کار کارکنان انعطاف پذیر باشند، این می‌تواند به بهبود حضور کارکنان کمک کند.
در مورد حضور و غیاب صحبت کنید
به کارمندان بگویید که چرا حضور خوب مهم است. اگر کارمندان ددلاین‌های زیادی را از دست می‌دهند یا اغلب دیر حاضر می‌شوند، با آنها یک جلسه خصوصی بگذارید تا بفهمید چه چیزی باعث این مشکلات شده است. برای اصلاح مشکلات تردد در محل کار، با کارکنان خصوصی صحبت کنید.
مشکل را از ریشه اصلاح کنید
حضور ضعیف در محل کار می تواند ناشی از مسائل اساسی باشد. فرهنگ شرکت یا روحیه کارکنان ممکن است پایین باشد و کارمندان شما ممکن است احساس بی‌انگیزگی کنند. اگر مشکل عمیق‌تری وجود داشته باشد، پاداش دادن یا تنبیه کارکنان برای حضور ممکن است کمک زیادی به آنها نکند. رفع مشکل اساسی ممکن است بتواند مشکلات تردد را اصلاح کند.
پاداش حضور خوب
پاداش دادن به کارمندانی که به طور مداوم حضور و غیاب منظمی دارند می‌تواند آنها را تشویق کند تا سوابق خود را حفظ کنند. همچنین ممکن است افراد دیگر را تشویق کند که حضور منظم‌تری داشته باشند.
یکی از اشکالات احتمالی این استراتژی برای تردد کارمندان این است که افراد ممکن است در زمان بیماری برای حفظ سوابق حضور خود در محل کار حاضر شوند. همچنین ممکن است کارکنان را از استفاده از زمان تعطیلات برنامه‌ریزی شده منصرف کند، که برای جلوگیری از فرسودگی شغلی برای آنها مهم است.
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.