۰۲۱-۲۲۹۱۶۲۶۱
تلفن پشتیبانی وفروش
تحقیقات حوزه مدیریت نیروی کار نشان میدهد که ریشه اغلب بحرانهای منابع انسانی در سازمانهای شیفتی، نه در حقوق و مزایا، که در همان جدول ساده شیفتبندی است. در این مقاله ۱۰ اشتباه رایج را با تاکید بر پیامدهای مالی و انسانیشان بررسی میکنیم و برای هر کدام راهکار ارائه میدهیم.
پیش از فهرست اشتباهات، خوب است بدانیم این خطاها چه مشکلاتی بوجود میآورند:
از نظر مالی: اضافهکاریهای اجباری و پیشبینی نشده، جریمههای نقض قوانین کار، و کاهش فروش در ساعات کمبود نیرو، مستقیما حاشیه سود را کاهش میدهند. طبق برآوردها، هزینه پنهان یک برنامهریزی ضعیف تا ۵٪ از کل هزینه نیروی کار را هدر میدهد.
از نظر نیروی انسانی: بیانگیزگی حاصل از تبعیض در شیفتها، و ناتوانی در مدیریت زندگی شخصی، میزان غیبت را بالا میبرد و ممکن است موجب استعفای کارکنان شود. هزینه جایگزینی یک کارمند ماهر تا ۲ برابر حقوق سالانه اوست.
از نظر عملیاتی و اعتباری: اگر مشتری در شلوغی معطل بماند و خدمات ضعیف دریافت کند، ممکن است دیگر به شما مراجعه نکند و این تجربه منفی را با دیگران نیز به اشتراک بگذارد.
اگر برنامهریزی شیفت در لحظه آخر باشد، کارمندان نمیتوانند برای زندگی شخصی خود برنامهریزی کنند. در نتیجه میتواند باعث افزایش غیبتها، کم شدن تعهد سازمانی و در نهایت استعفا شود.
راهکار مناسب این است که برنامه را حداقل ۲ هفته جلوتر منتشر کنید. برای تغییرات اضطراری، از اعلان هوشمند در اپلیکیشن استفاده کنید تا مطمئن شوید همه پیام را میبینند.
اگر بدون هماهنگی برای کارمندان شیفت بگذارید و درخواستهای مرخصی را نادیده بگیرید، کارمند بین زندگی شخصی و شغل مجبور به انتخاب میشود. تحقیقات نشان میدهد نادیده گرفتن ترجیحات، دومین عامل اصلی استعفا در مشاغل شیفتی است.
بهتر است که یک پلتفرم داشته باشید که کارمندان تا تاریخی مشخص (مثلا ۲۰ام هر ماه) دسترسیها و محدودیتهایشان را ثبت کنند و برنامهریزی را بر اساس این دادهها انجام دهید.
اگر شیفت شب، آخر هفته و تعطیلات همیشه فقط به چند نفر برسد؛ موجب دو قطبی شدن تیم، حس تبعیض، افزایش درخواست جابهجایی و نهایتا استعفای بهترین نیروها میشود. هزینه جایگزینی این افراد میتواند بسیار بالا باشد.
بهترین راهکار طراحی الگوریتم چرخش عادلانه است. در نرمافزارهای مدرن، سیستم بهطور خودکار تعداد شیفتهای نامطلوب را بین همه تقسیم میکند.
اگر تعداد نیروی شیفتها در همه روزها و ساعتها یکسان باشد و هیچ تحلیلی از ترافیک کاری وجود نداشتهباشد، در ساعات خلوت، نیروی مازاد دارید. و در ساعات شلوغ، کمبود نیرو فشار را زیاد میکند، کیفیت افت میکند و مشتری از دست میرود.
راهکار این است که دادههای فروش یا حجم کار ۳ ماه اخیر را تحلیل کنید. نمودار پیک ساعتی و روزانه بکشید و تعداد نیروی هر شیفت را بر اساس تقاضای واقعی تنظیم کنید.
اگر به جای پیشبینی دقیق نیرو، هر وقت که نیاز باشد اضافهکاری بگذارید، موجب خستگی کارکنان، افزایش خطاهای کاری، کاهش بهرهوری و فرسودگی شغلی میشود. مطالعات نشان میدهند بهرهوری پس از ۵۰ ساعت کار در هفته به شدت افت میکند. همچنین هزینه اضافهکاری حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد هزینه اضافه دارد.
راهکار درست این است که سقف اضافهکاری را مشخص کنید. کمبود نیرو را با استخدام هدفمند یا بازطراحی شیفتها جبران کنید و میزان اضافهکاری هر فرد را ماهانه پایش کنید.
اگر در چیدمان شیفت فقط به تعداد نفرات توجه کنید و تخصص و تجربه را در نظر نگیرید، ممکن است یک شیفت پر از افراد تازهکار باشد، که خطاها را چند برابر میکند، کیفیت خدمات را کاهش میدهد و فشار روی تازهواردها را زیاد میکند.
بهتر است برای هر کارمند تگ مهارتی تعریف کنید. در هر شیفت ترکیبی متعادل از نیروی با تجربه و تازهکار بچینید و نیازهای آموزشی را شناسایی کنید.
اگر مثلا برای کارمندی که شیفت شب دارد بلافاصله شیفت صبح بگذارید، یا از سقف ساعات کاری عبور کنید، در این صورت هم سلامت نیروی کار به خطر میافتد، هم قانون کار را زیر پا گذاشتهاید.
بهترین راهکار این است که نرمافزار خود را طوری تنظیم کنید که در صورت تشخیص نقض قوانین از ثبت شیفت جلوگیری کند.
اگر همچنان برای یک تیم ۱۵ نفره با شیفتهای گردشی، از فایل اکسل استفاده کنید. از آنجائیکه این روش مقیاسپذیر نیست، در نتیجه خطای انسانی در محاسبات بالا میرود، کنترل سخت میشود و تغییرات لحظهای کار را پیچیده میکند. در نتیجه زمان و انرژی زیادی از مدیر تلف میشود که میتوانست صرف رشد کسبوکار شود.
بهتر است برای تیمهای بالای ۱۰ نفر یا شیفتهای پیچیده، از یک نرمافزار تخصصی استفاده کنید.
اگر تغییر شیفت در چند گروه مختلف را در یک گروه چت اعلام کنید و تصور کنید همه دیدهاند، ممکن است باعث تاخیر، غیبت و اختلال در عملیات روزانه شود چرا که ممکن است بعضی کارمندان تغییدات را نبیند.
بهتر است که تمام تغییرات را از طریق یک کانال متمرکز (ترجیحا اپلیکیشن) اعلام کنید که قابلیت پیگیری داشته باشد.
اگر برنامه شیفت خود را بررسی نمیکنید که ببینید موثر بوده یا نه، بدون تحلیل دادهها، نمیتوانید مشکلات را تشخیص دهید و بهبود ایجاد کنید. در این شرایط نرخ غیبت، هزینه اضافهکاری، بهرهوری تیمها و رضایت کارکنان تحت تاثیر قرار میگیرد.
راهکار این است که از شاخصهای کلیدی گزارشهای دورهای تهیه کنید (نرخ غیبت، اضافهکاری، امتیاز رضایت کارمندان و مشتریان) و برنامه را بر اساس دادههای واقعی بهینه کنید.
دینگ چطور میتواند به جلوگیری از اشتباهات شیفتبندی کمک کند؟
یکی از بهترین راهها برای جلوگیری از این اشتباهات شیفتبندی، استفاده از یک نرمافزار شیفتبندی و حضور و غیاب هوشمند است. راهکارهای دینگ با خودکارسازی فرآیند برنامهریزی شیفت، توزیع عادلانه شیفتهای کاری، کنترل سقف اضافهکاری، رعایت قوانین کار و ارسال اعلانهای لحظهای، بسیاری از خطاهای انسانی را قبل از وقوع شناسایی میکنند.
علاوه بر این، گزارشهای تحلیلی دینگ به مدیران کمک میکند تا نرخ غیبت، اضافهکاری و بهرهوری کارکنان را بهصورت مستمر بررسی کرده و تصمیمهای دقیقتری بگیرند. اگر میخواهید بیشتر با این راهکارها آشنا شوید،.
دینگ راهکار مناسب حضور و غیاب پرسنل
اگر به دنبال یک راهکار کامل برای مدیریت تردد پرسنل هستید، دینگ با ارائه سیستم یکپارچه شامل دستگاه حضور و غیاب، نرمافزار ابری و گزارشهای مدیریتی در کنار شماست. در دینگ میتوانید متناسب با نیاز سازمان خود از انواع دستگاه اثر انگشت، دستگاه بیومتریک، دستگاه تشخیص چهره و دستگاه کارتی استفاده کنید و تمامی اطلاعات را بهصورت آنلاین در پنل مدیریتی مشاهده نمایید.
اشتباهات شیفتبندی میتواند از سه طریق بر روی سازمان شما تاثیر بگذارد: هزینههای پنهان مالی، فرار سرمایه انسانی و کم شدن بهرهوری. مدیران موفق آنهایی نیستند که بیشتر کار میکنند، بلکه آنهایی هستند که یک سیستم هوشمند و کارآمد میسازند. سیستمی که قبل از اینکه شما خطا کنید، هشدار دهد و جلوی ضرر را بگیرد.
اگر میخواهید هر ۱۰ اشتباه را برای همیشه از کسبوکارتان حذف کنید، دینگ میتواند بهترین راهکار باشد. با هشدارهای هوشمند، چرخش عادلانه خودکار، تطبیق با قوانین کار و گزارشهای تحلیلی، نهتنها از خطاها جلوگیری میکند، بلکه شیفتبندی را به یک ابزار استراتژیک برای رشد کسب و کار شما تبدیل میکند.
استفاده نادرست از اضافهکاری. چرا که مستقیما هزینه نیروی کار را ۴۰ تا ۵۰ درصد افزایش میدهد و همزمان بهرهوری را کاهش میدهد.
در همان ماه اول، نارضایتی و غیبتها کاهش مییابد. ظرف ۲ تا ۳ ماه، کاهش هزینه اضافهکاری و افزایش رضایت مشتری را میتوانید در گزارشها ببینید.
بله. نرمافزارهای حرفهای با هشدارهای هوشمند، چرخش عادلانه خودکار و محدودیتهای قانونی از پیش تعریفشده، اجازه وقوع این خطاها را نمیدهند.
دینگ یکی از برترین ارائه دهندههای راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
ما را در شبکههای اجتماعی دنبال کنید
