حضور و غیاب پرسنل و هرآنچه لازم است درباره آن بدانید

به اشتراک گذاشتن مقاله

از آنجایی سالها قبل هنوز استفاده از ماشین آلات وسیع نبود، حجم کار کارخانه ها بسیار زیاد بود و نیروی انسانی نقش پررنگی در صنایع ایفا می‌کرد؛ برای همین هم مدیران این کسب و کارها به این فکر افتادند تا سر از ساعات کاری کارکنان خود در بیاورند، تا از اهمال­ کاری احتمالی آنها جلوگیری کرده و در صورت نیاز ساعات کاریشان را بیشتر کنند و به طور کلی، بتوانند ساعات کار کارکنان خود را کنترل کنند.

اینجا بود که حضور و غیاب پرسنل و ثبت ساعات کاری کارکنان (به طور دستی) آغاز شد. اما چگونه این سیستم ثبت حضور و غیاب به صورت رسمی در بین ادارات دولتی و شرکتهای خصوصی آغاز شد؟

قبل از این لازم است بدانید که سامانه دینگ، برای امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان روشی نو، آسان و به‌صرفه ایجاد کرده و پیشنهاد می‌کنیم مزیت‌های سامانه حضور و غیاب دینگ را بخوانید.

ضرورت حضور و غیاب پرسنل

همان‌طور که گفته شد به دلیل وجود مشکلاتی از قبیل عدم مدیریت صحیح بر عملکرد و حضور پرسنل در محل کار، با توجه به شیفتهای کاری، ساعات اضافه کار، مأموریت، مرخصی، غیبت و … بود که باعث اختلالاتی در عملکرد شرکت­ها از نظر گزارش­گیری در خصوص نحوه عملکرد پرسنل می­شد. بنابراین باید راهی برای تحت کنترل درآوردن و نظم‌­دهی به این مسائل در نظر می­گرفتند؛ تا از طریق آن گزارش کاملی از نحوه و میزان عملکرد کارکنان تهیه شود.

علت حضور و غیاب پرسنل

بر این اساس، در دی‌ماه 1365 جلسه ­ای به پیشنهاد «سازمان امور اداری و استخدامی کشور» توسط هیأت وزیران تشکیل شد؛ در نتیجه­ این جلسه، آئین­ نامه مربوط به حضور و غیاب پرسنل و کارکنان که شامل چندین بند و تبصره بود به ثبت رسید. خلاصه­ای از محتوای این آیین نامه با عنوان قوانین حضور و غیاب در ذیل این مبحث بیان می­شود.

قوانین حضور و غیاب پرسنل

بر اساس این آئین­ نامه، تمامی کارکنان دستگاه های اجرایی موظف هستند که ساعات تعیین شده برای ورود به محل کار و خروج از آن را رعایت نمایند؛ و ساعات ورود و خروجشان را در کارت یا دفتر حضور و غیاب ثبت نمایند.

در این صورت هر کارمندی که در ساعات کاری مشخص شده در جایی جز محل کارش باشد، باید با اجازه یا دستور مافوق و به صورت کتبی باشد.

همچنین ورود به محل کار بعد از ساعت مشخص شده تأخیر محسوب می­شود و این تأخیرها شامل مقرراتی هستند. به عنوان مثال تا 2 ساعت تأخیر در ماه در ادارات مجاز شمرده شده و جزو مرخصی­های استحقاقی رد می­شود. اما اگر تأخیر از دوساعت بیشتر شود، منجر به کسر از حقوق می­گردد.

همچنین خروج از محل کار زودتر از ساعت مشخص شده دقیقا مانند تاخیر محاسبه می­شود. یعنی تا سقف مشخصی جزو مرخصی ­های استحقاقی محاسبه شده و اضافه بر آن منجر به کسر از حقوق می­گردد.

نکات تاخیر در ورود و تعجیل در خروج

نکات تاخیر در ورود و تعجیل در خروج کارمندان

در مورد تاخیر در ورود به محل کار یا تعجیل در خروج از شرکت نکاتی وجود دارد. اگر تاخیرها به دلایلی مثل حوادث غیرمترقبه و اتفاقی باشد که برای کارمند، همسر و فرزندانش و یا سایر افراد خانوده او افتاده است؛ یا کارمند توسط مراجع قضایی و انتظامی (البته با ارائه گواهی مربوطه) احضار شده باشد، تاخیر او موجه تلقی شده و میزان تأخیر هر چقدر که باشد، جزو مرخصی استحقاقی محاسبه می­شود.

لازم بذکر است که تشخیص موجه بودن یا نبودن این تأخیرها توسط مدیر مجموعه مشخص می­شود.

در مورد تاخیر و خروجهای غیر موجه، تا سقف مشخصی در ماه (معمولا 4 ساعت) در ماه اول و دوم کتباً به کارمند اخطار داده می­شود و در صورت تکرار برای ماه سوم 30 درصد، ماه چهارم 50 درصد و ماه پنجم صد در صد حقوق او (یک ماه) کسر می­شود. اگر همچنان این تاخیر و تعجیل­ها از طرف کارمند ادامه داشته باشد، پرونده او برای رسیدگی توسط مراجع بالاتر به «هیأت رسیدگی تخلفات اداری» ارجاع داده می­شود.

توجه
در هر اداره­‌ای اعم از ادارات دولتی یا خصوصی بخش کارگزینی آن اداره مسئول اجرای این قوانین و رسیدگی به کارشکنی­ های مربوط به آن است.

انواع روش های حضور و غیاب کارمندان

روش قدیمی: دفتر حضور و غیاب پرسنل

در این روش، فردی (مانند منشی یا مسئول دفتر؛ به صورت دستی، ساعت ورود و خروج هر کارمند را در دفتری به نام “دفتر حضور غیاب پرسنل” ثبت می کرد. این روش، همانطور که انتظار می رود، بسیار مستعد خطای انسانی بوده و روابط بین کارمندان و شخص ثبت کننده ممکن است روی این ساعات کاری تاثیر بگذارد.

روش قدیمی ولی رایج: استفاده از اکسل برای ثبت ورود و خروج

نرم افزار اکسل هنوز هم در برخی شرکت ها و سازمان ها برای حضور و غیاب پرسنل استفاده می شود. این روش سریع تر از رش قبلی است، اما هنوز هم معایبی که برای روش دفتر حضور و غیاب پرسنل گفتیم را دارد. در مورد حضور و غیاب با اکسل در این مقاله بیشتر بخوانید: حضور و غیاب تحت اکسل چگونه است؟

روش جدید و موثر: استفاده از دستگاه های حضور و غیاب

بهترین و بهینه ترین روش حضور و غیاب پرسنل، استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. این دستگاه ها انواع مختلف دارند و با تشخیص اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم، کارت و … کار می کنند. با استفاده از سیستم های حضور و غیاب احتمال خطای انسانی بسیار کاهش پیدا کرده و همه چیز درباره ورود و خروج، مرخصی، غیبت و اضافه کاری کارمندان در سیستم ثبت می شود تا هنگام محاسبه ساعت کاری و حقوق، لحاظ گردند.

همچنین بخوانید:

دستگاه حضور و غیاب ارزان بدون نیاز به راه اندازی

فراموش نکنید که برای ساده‌سازی امور مرتبط با حضور و غیاب پرسنل می‌توانید به جای استفاده از سیستم‌های قدیمی که نصب و استفاده از آنها هم سخت است، از سامانه حضور و غیاب پرسنل دینگ بهره‌مند شوید.

سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

عید نوروز 1403

ساعت کاری شرکت دینگ در تمامی روزهای غیر تعطیل در بازه 27 اسفند الی 13 فروردین

از ساعت 9 الی 13:30 می باشد.

 از لینک زیر دستگاه خود را با 300،000 تومان تخفیف تهیه کنید. 

کد تخفیف: ding1403