از آنجایی سالها قبل هنوز استفاده از ماشین آلات وسیع نبود، حجم کار کارخانه ها بسیار زیاد بود و نیروی انسانی نقش پررنگی در صنایع ایفا می‌کرد؛ برای همین هم مدیران این کسب و کارها به این فکر افتادند تا سر از ساعات کاری کارکنان خود در بیاورند، تا از اهمال کاری احتمالی آنها جلوگیری کرده و در صورت نیاز ساعات کاریشان را بیشتر کنند و به طور کلی، بتوانند ساعات کار کارکنان خود را کنترل کنند.
اینجا بود که حضور و غیاب پرسنل و ثبت ساعات کاری کارکنان (به طور دستی) آغاز شد. اما چگونه این سیستم ثبت حضور و غیاب به صورت رسمی در بین ادارات دولتی و شرکتهای خصوصی آغاز شد؟
قبل از این لازم است بدانید که سامانه دینگ، برای امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان روشی نو، آسان و به‌صرفه ایجاد کرده و پیشنهاد می‌کنیم مزیت‌های سامانه حضور و غیاب دینگ را بخوانید.
ضرورت حضور و غیاب پرسنل
همانطور که گفته شد به دلیل وجود مشکلاتی از قبیل عدم مدیریت صحیح بر عملکرد و حضور پرسنل در محل کار، با توجه به شیفتهای کاری، ساعات اضافه کار، مأموریت، مرخصی، غیبت و … بود که باعث اختلالاتی در عملکرد شرکتها از نظر گزارشگیری در خصوص نحوه عملکرد پرسنل میشد. بنابراین باید راهی برای تحت کنترل درآوردن و نظم‌دهی به این مسائل در نظر میگرفتند؛ تا از طریق آن گزارش کاملی از نحوه و میزان عملکرد کارکنان تهیه شود.
بر این اساس، در دی‌ماه 1365 جلسه ای به پیشنهاد «سازمان امور اداری و استخدامی کشور» توسط هیأت وزیران تشکیل شد؛ در نتیجه این جلسه، آئین نامه مربوط به حضور و غیاب پرسنل و کارکنان که شامل چندین بند و تبصره بود به ثبت رسید. خلاصهای از محتوای این آیین نامه با عنوان قوانین حضور و غیاب در ذیل این مبحث بیان میشود.
قوانین حضور و غیاب پرسنل
بر اساس این آئین نامه، تمامی کارکنان دستگاه های اجرایی موظف هستند که ساعات تعیین شده برای ورود به محل کار و خروج از آن را رعایت نمایند؛ و ساعات ورود و خروجشان را در کارت یا دفتر حضور و غیاب ثبت نمایند.
در این صورت هر کارمندی که در ساعات کاری مشخص شده در جایی جز محل کارش باشد، باید با اجازه یا دستور مافوق و به صورت کتبی باشد.
همچنین ورود به محل کار بعد از ساعت مشخص شده تأخیر محسوب میشود و این تأخیرها شامل مقرراتی هستند. به عنوان مثال تا 2 ساعت تأخیر در ماه در ادارات مجاز شمرده شده و جزو مرخصیهای استحقاقی رد میشود. اما اگر تأخیر از دوساعت بیشتر شود، منجر به کسر از حقوق میگردد.
همچنین خروج از محل کار زودتر از ساعت مشخص شده دقیقا مانند تاخیر محاسبه میشود. یعنی تا سقف مشخصی جزو مرخصی های استحقاقی محاسبه شده و اضافه بر آن منجر به کسر از حقوق میگردد.
نکات تاخیر در ورود و تعجیل در خروج کارمندان
در مورد تاخیر در ورود به محل کار یا تعجیل در خروج از شرکت نکاتی وجود دارد. اگر تاخیرها به دلایلی مثل حوادث غیرمترقبه و اتفاقی باشد که برای کارمند، همسر و فرزندانش و یا سایر افراد خانوده او افتاده است؛ یا کارمند توسط مراجع قضایی و انتظامی (البته با ارائه گواهی مربوطه) احضار شده باشد، تاخیر او موجه تلقی شده و میزان تأخیر هر چقدر که باشد، جزو مرخصی استحقاقی محاسبه میشود.
لازم بذکر است که تشخیص موجه بودن یا نبودن این تأخیرها توسط مدیر مجموعه مشخص میشود.
در مورد تاخیر و خروجهای غیر موجه، تا سقف مشخصی در ماه (معمولا 4 ساعت) در ماه اول و دوم کتباً به کارمند اخطار داده میشود و در صورت تکرار برای ماه سوم 30 درصد، ماه چهارم 50 درصد و ماه پنجم صد در صد حقوق او (یک ماه) کسر میشود. اگر همچنان این تاخیر و تعجیلها از طرف کارمند ادامه داشته باشد، پرونده او برای رسیدگی توسط مراجع بالاتر به «هیأت رسیدگی تخلفات اداری» ارجاع داده میشود.
توجه
در هر اداره‌ای اعم از ادارات دولتی یا خصوصی بخش کارگزینی آن اداره مسئول اجرای این قوانین و رسیدگی به کارشکنی های مربوط به آن است.
انواع روش های حضور و غیاب کارمندان
روش قدیمی: دفتر حضور و غیاب پرسنل
در این روش، فردی (مانند منشی یا مسئول دفتر؛ به صورت دستی، ساعت ورود و خروج هر کارمند را در دفتری به نام “دفتر حضور غیاب پرسنل” ثبت می کرد. این روش، همانطور که انتظار می رود، بسیار مستعد خطای انسانی بوده و روابط بین کارمندان و شخص ثبت کننده ممکن است روی این ساعات کاری تاثیر بگذارد.
روش قدیمی ولی رایج: استفاده از اکسل برای ثبت ورود و خروج
نرم افزار اکسل هنوز هم در برخی شرکت ها و سازمان ها برای حضور و غیاب پرسنل استفاده می شود. این روش سریع تر از رش قبلی است، اما هنوز هم معایبی که برای روش دفتر حضور و غیاب پرسنل گفتیم را دارد. در مورد حضور و غیاب با اکسل در این مقاله بیشتر بخوانید: حضور و غیاب تحت اکسل چگونه است؟
روش جدید و موثر: استفاده از دستگاه های حضور و غیاب
بهترین و بهینه ترین روش حضور و غیاب پرسنل، استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. این دستگاه ها انواع مختلف دارند و با تشخیص اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم، کارت و … کار می کنند. با استفاده از سیستم های حضور و غیاب احتمال خطای انسانی بسیار کاهش پیدا کرده و همه چیز درباره ورود و خروج، مرخصی، غیبت و اضافه کاری کارمندان در سیستم ثبت می شود تا هنگام محاسبه ساعت کاری و حقوق، لحاظ گردند.
همچنین بخوانید:
دستگاه حضور و غیاب ارزان بدون نیاز به راه اندازی
فراموش نکنید که برای ساده‌سازی امور مرتبط با حضور و غیاب پرسنل می‌توانید به جای استفاده از سیستم‌های قدیمی که نصب و استفاده از آنها هم سخت است، از سامانه حضور و غیاب پرسنل دینگ بهره‌مند شوید.
سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ