۰۲۱-۲۲۹۱۶۲۶۱
تلفن پشتیبانی وفروش
برای اینکه تیمی منظم و قابل اعتماد داشته باشید، باید رفتوآمد تمام کارمندانتان را چه دورکار، چه تماموقت، نیمهوقت و ساعتی تحت نظر داشته باشید. شاید در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما با بهکارگیری چند اصل ساده و کاربردی، میتوانید زمان تردد کارکنانتان را بدون دردسر مدیریت کنید. در این مقاله، ابتدا اهمیت این موضوع را میسنجیم، سپس رایجترین چالشها را بررسی میکنیم و در نهایت، یک برنامه عملی گامبهگام برای منظم کردن حضور و غیاب معرفی میکنیم.
پیگیری تردد کارمندان به چند دلیل مهم است:
تاخیرهای مکرر و خروجهای زود هنگام، نشانهای از کاهش بهرهوری یا بیانگیزگی است. این مسئله بهویژه در میان کارمندان ساعتی شایعتر است. اما در نظر داشتهباشید اگر کارمندانتان پروژهمحور کار میکنند یا حقوق ثابت میگیرند و خروجی مورد انتظار را تحویل میدهند، انعطافپذیری در ساعات شروع و پایان میتواند یک استراتژی هوشمندانه باشد.
ردیابی پیوسته تردد کارکنان، الگوهای رفتاری را نشان میدهد؛ مثلاً کارمندی که شنبهها و پنجشنبهها “مریض” میشود یا درست قبل از تعطیلات رسمی غیبت میکند. این غیبتهای برنامهریزینشده؛ هزینه اضافهکاری دیگران، تاخیر در پروژهها و افت کیفیت خدمات را به دنبال دارند.
در محیطهای تولیدی، کارخانهها یا حتی تیمهای خدماتی کوچک، اگر یک نفر از خط مونتاژ یا واحد پشتیبانی غایب باشد، کل فرایند قفل میشود. در چنین شرایطی، حتی یک غیبت ساعتی میتواند زنجیره کار و سرویسدهی به مشتریان را مختل کند.
این موارد برخی از چالشهایی هستند که احتمالاً برای نظارت و بهبود تردد کارکنان با آنها مواجه خواهید شد:
تصور کنید فروشگاه شما رأس ساعت ۹ صبح باز میشود و کارمندی که قرار است به اولین مشتریان سرویس دهد، ۱۰ دقیقه تاخیر دارد. در این ۱۰ دقیقه، مشتری پشت در منتظر میماند یا وارد فروشگاهی میشود که کسی پاسخگویش نیست. نتیجه آن یک تجربه بد مشتری است که مستقیماً روی درآمد و اعتبار شما اثر میگذارد.
شروع هفته با تاخیرهای طولانی یا ترک محل کار در بعدازظهرهای آخر هفته، الگویی بسیار رایج در بسیاری از کسبوکارهاست. این رفتار اگر مدیریت نشود، ممکن است به کل تیم سرایت کند.
کنترل حضور و غیاب به این معنی نیست که کارمند باید یک شیفت کامل 8 ساعته را مداوم کار کند، اما کارمندی که استراحتهایش خیلی طولانی یا مکرر است، میتواند عملکرد کسب و کار شما را مختل کند.
کارمندان نیز زندگی شخصی دارند؛ مریض میشوند یا با یک شرایط اضطراری خانوادگی روبرو میشوند. البته که بهتر است برای این موارد مرخصی بدهید، اما نکته اینجاست که باید بتوانید به سرعت جای خالی آنها را پر کنید و بدانید این غیبت چه تاثیری بر کار آن روز بیزینس شما دارد.
گاهی با کارمندی طرف هستید که حتی پس از تذکر شفاهی یا کتبی، باز هم دیر میآید یا زود میرود. در چنین شرایطی ممکن است مشکلاتی از قبیل بیانگیزگی یا سوءاستفاده در میان باشد و نیاز به ابزاری برای برخورد قاطع و مستند دارید.
این ۶ روش چارچوبی منسجم برای غلبه بر چالشهای بالاست:
بدون اینکه اصولی را تعریف کنید نمیتوانید از کارکنان خود توقع داشته باشید منظم باشند. یک خطمشی کامل و مدون حضور و غیاب باید دقیقاً مشخص کند:
بر اساس نوع کسبوکارتان، یک سیستم قابل اعتماد برای ثبت ورود و خروج انتخاب کنید. گزینهها شامل دستگاههای بیومتریک (اثر انگشت، تشخیص چهره)، کارتهای هوشمند و اپلیکیشنهای موبایل مبتنی بر موقعیت مکانی (برای کارمندان دورکار و میدانی) است. (در ادامه این مقاله، به طور تخصصی انواع این ابزارها و کاربرد هر یک را بررسی خواهیم کرد.)
پیش از آنکه تخلف را ثبت کنید، دلیل غیبت را جویا شوید. شاید مشکلاتی هستند که شما از آن بیاطلاعاید. پرسیدن دلیل نه تنها جنبه انسانی دارد، بلکه از نظر قانونی و مدیریت ریسک نیز کاملاً ضروری است.
تمرکز صرف بر جریمه، ترس و مقاومت ایجاد میکند. بهتر است برای حضور منظم و بهموقع پاداش تعریف کنید. این پاداش میتواند ساده و کمهزینه باشد مانند: کارت هدیه، یک روز مرخصی تشویقی در پایان فصل، یا حتی تقدیر علنی در گروه سازمانی.
اگر سازمان شما چندین سرپرست یا مدیر دارد، آموزش آنها در این حوزه مهم است. آنها باید بدانند:
اگر ماهیت کسبوکارتان اجازه میدهد، ساعتهای شناور یا دورکاری را امتحان کنید. وقتی به کارمندتان بگویید: “مهم نیست از ۸ صبح شروع کنی یا ۱۰، فقط آن ۴۰ ساعت کار مفید هفتگی و تحویل پروژهها انجام شود”، بار روانی ساعت زدن را از دوش او برداشتهاید. این استراتژی وفاداری و بهرهوری کارکنان را همزمان بالا میبرد
پیش از انتخاب هر دستگاه یا نرمافزاری، باید قالب زمانی کاری خود را بررسی کنید. چهار مدل رایج شیفت کاری:
این مدل شیفت کاری شامل شرکتهای خدماتی، اداری و فروشگاههایی با ساعت کاری مشخص است. مثلا ساعت ۸:۰۰ تا ۱۷:۰۰، از شنبه تا پنجشنبه.
چالش اصلی در این مدل شیفت تاخیر کارمندان است، کارمندان ممکن است دیر برسند یا زود بروند.
راهکار مناسب میتواند نصب دستگاه حضور و غیاب در ورودی، با تعریف دقیق ساعتهای مجاز تاخیر و خروج زودهنگام باشد.
شیفت گردشی شامل کارخانهها، بیمارستانها، مراکز امدادی و تولیدی با فعالیت شبانهروزی میشود. مثلا شیفت اول ۶ صبح تا ۲ بعدازظهر، شیفت دوم از ۲ بعدازظهر تا ۱۰ شب و شیفت سوم از ۱۰ شب تا ۶ صبح.
چالش اصلی میتواند این باشد که تاخیر یک کارمند در یک شیفت، بهسادگیِ یک شیفت ثابت نیست.
راهکار مناسب سیستمی است که توانایی تعریف چندین شیفت گردشی در ماه و انتساب خودکار به افراد را داشته باشد.
این مدل شیفت شامل تیمهای خلاق، برنامهنویسی و دانشبنیان که خروجی مهمتر از حضور فیزیکی در ساعت مشخص است میشود. مثلا کارمند میتواند بین ۷ تا ۱۰ صبح ورود بزند و خروجش متناسب با ۸ ساعت کاری تنظیم شود.
چالش اصلی میتواند محاسبه کسری کار یا اضافهکاری باشد.
راهکار مناسب نرمافزاری است که بازههای انعطافپذیر را بهطور خودکار محاسبه کند. مانند ویژگی شیفت پیشرفته دینگ
این مدل شیفت شامل تیمهای فروش، بازاریابی میدانی، نصابها و کارمندانی که از خانه کار میکنند میشود. مثلا کارمند موظف است روزانه ۸ ساعت کار کند، اما مکان و زمان شروع آن آزاد است.
چالش اصلی میتواند نحوه مطمئن شدن از زمان شروع کار و پایان کار کارمند باشد.
راهکار مناسب میتواند استفاده از اپلیکیشن موبایل با ثبت موقعیت مکانی (GPS) و ثبت ساعت شروع و پایان پروژه باشد.
شیوههای مورد استفاده برای حضور و غیاب کارکنان:
این دستگاه با اسکن اثر انگشت، هویت فرد را تأیید و تردد او را ثبت میکند.
مزایا: حذف امکان ثبت تردد توسط فرد دیگر، هزینه مناسب و سرعت بالای آن است.
معایب: در محیطهای با گرد و غبار بالا یا اثر انگشت معیوب دقت آن کم میشود.
مناسب برای: شرکتهای اداری، فروشگاهها و کارگاههای کوچک.
در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره دوربین چهره فرد را اسکن و با الگوی ذخیرهشده تطبیق میدهد.
مزایا: کاملاً بهداشتی (بدون تماس)، دقت بالا و عدم امکان تخلف و حذف امکان ثبت تردد توسط فرد دیگر.
معایب: قیمت بالاتر، حساسیت به نور محیط.
مناسب برای: مراکز درمانی و غذایی، ادارات مدرن و محیطهایی که تماس فیزیکی ممنوع است.
در دستگاههای کارتی برای حضور و غیاب با قرار دادن کارت مقابل دستگاه صورت میگیرد.
مزایا: ارزان و ساده.
معایب: امکان گم شدن کارت و امکان ثبت تردد توسط فرد دیگر.
مناسب برای: شرکتهایی با بودجه محدود که در فضای بسته و کنترلشده فعالیت میکنند.
در روش ثبت تردد با اپلیکیشن موبایل، نرمافزار روی گوشی هوشمند نصب و به راحتی حضور و غیاب ثبت میشود.
مزایا: ارزان بودن به نسبت روشهای دیگر و بهترین گزینه برای کارمندان دورکار و میدانی.
معایب: نیاز به اینترنت و گوشی هوشمند.
مناسب برای: تیمهای فروش، بازرسی، خدمات در محل و دور کارها.
فرض کنید مدیر یک فروشگاه هستید که ساعت ۹ صبح فروشگاه خود را باز میکنید. با اپلیکیشن دینگ میتوانید:
شرکتی را با ۲۰ بازاریاب میدانی و ۱۰ کارمند دورکار در نظر بگیرید:
بدون شک، اپلیکیشن موبایل مجهز به GPS و تایید هویت (مانند سلفی اجباری) بهترین گزینه است. این روش به شما اطمینان میدهد که فرد در مکان و زمان درست مشغول به کار شده است.
بله، اتفاقاً در تیمهای کوچک، تأخیر یک نفر اختلال بیشتری در کل روز کاری ایجاد میکند. یک اپلیکیشن تردد ساده یا دستگاه اثر انگشت مقرونبهصرفه، نظم و دقتی را ایجاد میکند که به سود کسبوکار شما است.
اثر انگشت ارزانتر و سریعتر است، اما برای محیطهای پر گرد و خاک یا کارکنانی که دستشان در تماس با مواد خاصی است مناسب نیست. تشخیص چهره کاملاً بهداشتی، بدون تماس و با امنیت بالاتر است، اما قیمت بالاتری دارد. اگر بودجه اجازه میدهد و بهداشت برایتان اولویت دارد (مثل رستوران یا مطب)، تشخیص چهره انتخاب بهتری است.
مثلا در سیستم دینگ، مدیر بلافاصله اعلان “عدم ثبت خروج” را دریافت میکند. و همچنین سیستم بهطور خودکار آن روز را ناقص در نظر گرفته و تا زمانی که توسط سرپرست اصلاح نشود، در محاسبات آن را لحاظ میکند.
دینگ یکی از برترین ارائه دهندههای راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
ما را در شبکههای اجتماعی دنبال کنید
