مؤلفه کلیدی داشتن یک کسب و کار موفق این است که تیم خوبی داشته باشید. عجله در فرآیند استخدام ممکن است منجر به اشتباهات بزرگ شود. داشتن کارمندانی که به‌موقع سر کار حاضر نمی‌شوند، می‌تواند بر سطح بهره‌وری شما تأثیر منفی بگذارد.اگر با مدیریت حضور و غیاب کارمندان خود مشکل دارید، در این مقاله با ما همراه باشید. چراکه می‌خواهیم برخی از روش‌های موثری که می‌توانید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان استفاده کنید، را مورد بررسی قرار دهیم.
حضور و غیاب کامندان
اگر با مشکلات حضور و غیاب کارمندان سر و کار دارید، رسیدگی به آنها به صورت مستقیم ضروری است. در برخی موارد، این مشکلات حضور و غیاب ممکن است ناشی از زمان بندی نادرست باشد. حل این مسائل با سرمایه‌گذاری بر روی نرم افزار حضور و غیاب مناسب بسیار آسان‌تر خواهد بود. با به‌روز کردن سیستم حضور و غیاب کارمندان خود، می‌توانید تعداد خطاهای انسانی را کاهش دهید. در ادامه می‌خواهیم درباره برخی از روش‌های مؤثری که می‌توانید برای رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب کارکنان استفاده کنید، صحبت کنیم.
1. خط مشی حضور و غیاب خود را به صورت مکتوب بنویسید
داشتن یک راهنمای حضور و غیاب برای کارمندان که به وضوح انتظارات شما را بیان می‌کند عاقلانه است. با مطرح کردن موارد مجاز و غیر مجاز، می‌توانید از بهانه‌گیری کارمندان درباره عدم اطلاع‌شان، جلوگیری کنید. اکثر شرکت‌ها در مورد تاخیر و غیبت بیش از حد از سیاست “سه اخطار” پیروی می‌کنند. در حالی که اخراج کردن ممکن است خوشایند نباشد، مواردی وجود دارد که این بهترین گزینه است. اگر به نظر می‌رسد یک کارمند نمی‌تواد سر کار حاضر شود، حتی زمانی که چندین بار به او اخطار داده شده است، باید او را با شخصی جایگزین کنید که مایل به کار است.
2. برای جمع آوری شواهد وقت بگذارید
آیا در حال برنامه‌ریزی جلسه‌ای با یک کارمند برای صحبت در مورد حضور و غیاب او هستید؟ قبل از اینکه وارد این جلسه شوید، حتما زمانی را برای جمع آوری شواهد اختصاص دهید. داشتن تاریخ‌ها برای حمایت از ادعاهایی که می‌کنید به شما کمک می‌کند. گردآوری این شواهد همچنین به کارکنان نشان می‌دهد که چقدر در مورد حضور و غیاب آنها در محل کار جدی هستید. به جای اینکه با ذهنیت تدافعی وارد یکی از این جلسات شوید، به حرف‌های کارمند خود گوش دهید. اگر آنها دلایل قانونی برای غیبت خود دارند، ممکن است لازم باشد در نوشتن آنها برای این تخلف تجدید نظر کنید.
3. مطمئن شوید که کارکنان می‌دانند شما از آنچه در حال وقوع است آگاه هستید
یکی از بدترین اشتباهاتی که می‌توانید به عنوان صاحب کسب و کار مرتکب شوید، این است که خود را از فعالیت‌های روزانه کارمندان جدا کنید. به محض اینکه کارمندان نامنظم ببینند که شما مرتباً به دفتر کار نمی‌آیید، احتمالاً از شرایط سواستفاده خواهند کرد. اطلاع دادن به این کارمندان که متوجه مشکلات حضور و غیاب و تاخیر و غیبت آنها شده‌اید می‌تواند موثر باشد. در برخی شرایط، تنها کاری که لازم است این است که یکی از اعضای مدیریت ارشد با کارمند صحبت کند. اگر این روش جواب نداد، باید برای اعمال مجازات سخت آماده باشید.
4. نشان دادن نگرانی خود به کارکنان
اگر یک کارمند به طور ناگهانی حضور و غیاب نامنظمی داشت، به احتمال زیاد با برخی از مسائل شخصی سروکار دارد. در حالی که باید از کنجکاوی در زندگی شخصی آنها پرهیز کنید، به کارمند اطلاع دهید که در صورت نیاز به صحبت کردن، شما همیشه آماده هستید تا به او کمک کنید. اگر فرد مورد نظر یک کارمند ارزشمند است، باید کمی نرمش به خرج دهید. عجله کردن برای اخراج یکی از بهترین کارمندان می‌تواند منجر به مشکلات زیادی در کسب و کار شما شود.
5. خطوط ارتباطی را باز نگه دارید
این که به کارمندان خود این تصور را بدهید که غیرقابل دسترس هستید، می‌تواند در آینده به شما آسیب برساند. شما باید مطمئن شوید که تیم شما می‌داند که هر زمان که مشکلی داشته باشد، می‌تواند به شما مراجعه کند. اگر یک کارمند برای رسیدگی به مسائل شخصی نیاز به غیبت از کار دارد، باید اطمینان حاصل کنید که در صحبت کردن با شما احساس راحتی می کند. باز نگه داشتن خطوط ارتباطی می‌تواند غیبت‌ها را کاهش دهد و حضور و غیاب کارمندان را بدون مشکل کند. وقت گذاشتن برای ملاقات با هر یک از کارمندان فقط برای بررسی وضعیت آنها به آنها اجازه می‌دهد تا متوجه شوند که واقعاً به آنها و رفاه آنها اهمیت می‌دهید.
6. مایل به پذیرش کارکنان باشید
در مورد حضور غیاب نامنظم کارمندان، استفاده از رویکرد یکسان برای همه نادرست است. موقعیت هر کارمندی منحصر به فرد است و باید متناسب با آن رفتار شود. در برخی موارد، اگر کارمندان با مواردی مانند مرگ در خانواده یا بیماری مواجه هستند، باید به آنها امکاناتی را ارائه دهید. نشان دادن شفقت به کارکنان می‌تواند راهی موثر برای وفادار نگه داشتن آنها به شرکت شما برای مدت طولانی باشد.
ارتباط با کارمندان و حضور و غیاب
همانطور که بررسی کرده‌ایم در کنترل تردد کارمندان و تعهد آنان به حضور منظم دو نکته مهم وجود دارد. اول اینکه سیاست‌های سازمانی مشخص دراین باره داشته باشید و مشخصا آنها را با کارمندان خود درمیان بگذارید. و نکته مهمی بعدی داشتن ارتباط موثر با کارمندان است، اگر کارمندان شما بدانند که در تیم کسب و کار شما مورد توجه قرار می‌گیرند و حضورشان اهمیت دارد، میزان تعهد در آنها بالا می‌رود.
مقالات مرتبط: “در یک نرم”در یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید به دنبال چه چیزهایی باشیم؟”افزار حضور و غیاب باید به دنبال چه چیزهایی باشیم؟”
دینگ ارائه دهنده راهکار اتوماسیون حضور و غیاب
دینگ یکی از برترین ارائه دهنده‌های راهکار اتوماسیون حضور و غیاب با محصولات و خدمات مرتبط آماده ارائه خدمت به شماست، در صورت لزوم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.